Hankintojen strategiset mitat

Strategisesta hankintatoimesta puhutaan julkisten hankintojen yhteydessä ihan liian vähän. Yksi syy keskustelun vähyyteen voi olla siinä, ettei hankintoja ole totuttu johtamaan strategisesti tai hankintastrategioiden laatimisesta ei ole kokemusta. Strategisia julkisia hankintoja on tutkittu hyvin vähän, eikä termeistäkään tunnu olevan yksimielisyyttä. Käynnissä oleva Hankinta-Suomi -toimenpideohjelma on tuomassa keskusteluun kuitenkin kauan kaivattua nostetta. Ohjelma tähtää julkisen sektorin yhteisen hankintastrategian luomiseen sekä kannustaa hankintayksiköitä luomaan omat hankintoja ohjaavat strategiansa.

Yksityisellä sektorilla hankintojen suora vaikutus yrityksen tuloksen syntymisessä on jo tunnistettu. Vaikka julkisella sektorilla ei voittoa tavoitellakaan, on julkisilla hankinnoilla samanlainen vaikutus perustehtävien toteuttamiseen. Hankintojen avulla vaikutetaan esimerkiksi siihen, miten kansalaisille suunnatut palvelut järjestetään tehokkaimmin tai siihen, miten yhteiskunnallista tehtävää toteutetaan kaikkein tuloksellisimmin.

Kaikkia hankintoja johdettava

Strategisiksi hankinnoiksi nimitetään usein massiivisemmat hankintaprojektit, joissa liikkuu isot eurot ja joista toteutetaan monen vuoden sopimusjärjestelyt. Näin varmasti onkin, mutta hankintojen strategisen johtamisen tulisi olla enemmän kuin muutaman ison projektin läpivienti. Hankintojen strategiseen johtamiseen kuuluu tavoitteiden asettaminen, nykytilanteen hahmottaminen, kokonaisuuksien hallinta sekä luova ongelmanratkaisukyky.

Hankintojen strategisen johtamisen tulisi olla enemmän kuin muutaman ison projektin läpivienti.

Jos strategiaprosessista ei ole kokemusta, voi sen puutteeseen vaikuttaa vain yhdellä tavalla: harjoittelemalla. Apua ja kokemuksia voi kysyä kaverilta tai vaikka Hanselin hankintatoimen kehittämispalveluista. Olisi hyvä päästä yli ajatuslukosta, että strategian tekemiselle on ”oikea tapa”. Ei nimittäin ole. Lopputulokseen ei välttämättä päästä noudattamalla etukäteen suunniteltua polkua, vaan strategiassa tulisi pystyä hyödyntämään ihmisille ominaista luovuutta. Oikea suunta oivalletaan usein vasta matkan aikana. Kun strategioita keksitään, on ammattitaidosta, tiedonjanosta ja tarmokkuudesta suurta apua.

Laske rimaa!

Harhaluulo on myös ajatus, että strategiasta pitäisi tulla niin täydellinen, että sen lukijat kokisivat sarjan ahaa-elämyksiä ja voisivat yksimielisesti ja innostuneina sitoutua sen päämääriin ja toimenpiteisiin. Täydellistä strategiaa ei olekaan. Strategiaa laadittaessa ei voida vielä mitenkään tietää tuleeko se olemaan onnistunut, vaan se voidaan havaita vasta strategiakauden päätteeksi.

Oleellista on, että toiminnalle on asetettu päämäärä, eli on selkeästi kerrottu, mitä pitää saada aikaiseksi. On sanottava ääneen se, tavoitellaanko hankinnoilla esimerkiksi säästöjä, elinvoimaisuutta, hiilineutraaliutta vai jotakin muuta. Yhtä oleellista on kertoa, miten valittuun tavoitteeseen päästään.  Turhaa on sen sijaan kertoa, että hankinnoissa noudatetaan lakia, sillä lain noudattamatta jättäminen ei ole tahdon asia. Jos tavoitteeksi on siis asetettu esimerkiksi ekologisen kestävyyden edistäminen, on kerrottava millä valinnoilla ja käytännön toimenpiteillä tavoitteeseen päästään. 

Kaikkein tärkeintä on, että strategiaa käytetään toiminnan ohjenuorana. Vaikka strategian laatimiseen olisi käytetty tuhansia tunteja asiantuntijoiden työtä, sen laatimiseen olisi osallistettu kaikki oleelliset sidosryhmät ja se olisi ammattitaitoisesti taitettu ja juhlallisuuksien saattelemana julistettu voimaan, on se täysin hyödytön, jos se jää pölyttymään pöytälaatikkoon.