Asiakkaamme kertovat

Tilha vauhdittaa Tullin hankintaprosesseja

Haastattelimme Tullin hankintapäällikköä Tuula Risikkoa joulukuussa 2011, siitä mitä valtionhallinnon sähköisen hankintajärjestelmä Tilhan käyttöönotto on
tuonut mukanaan.    

Hankintapäällikkö Tuula Risikko vetää Tullin materiaalihallintayksikön hankintaryhmää vastaten kilpailutuksista, toimittajayhteistyöstä sekä tilaushallintajärjestelmä Tilhan kehittämisestä. ”Teemme paljon tietoista kehitystyötä ja tosiasia on, että mitä enemmän osaamista meille tulee, sitä enemmän prosessitkin kehittyvät.”

Yhtenäistetään tilausprosesseja

Kun Tuula Risikko aloitti pestissään, Tullin hankinta oli pirstaloitunutta: tilaukset hoidettiin eri tullipiireissä ja tullilaboratoriossa sekalaisesti puhelimella, sähköpostilla ja paperisilla tilauslomakkeilla. Viime vuosina hankintoja on keskitetty ja samalla on luotu tehokkaampia toimintatapoja.

Syksyllä 2010 Tulli otti käyttöön valtiokonttorin kirjanpitoyksiköille hankintojen hallintaan tarjoaman tilaushallinnan kokonaispalvelun Tilhan, jonka avulla sähköistetään ja yhtenäistetään valtionhallinnon tilausprosesseja. ”Kun Tilha tuli, kaikki sekalaiset paperille tulostettavat hankinta- ja tilauslomakkeet poistettiin palvelimilta”, Risikko kertoo.

Nopeutetaan työkäytänteitä

Risikko näkee Tilhan käyttöönotossa hankintojen kannalta pelkkiä hyötyjä: ”Sähköinen järjestelmä tuo selkeitä säästöjä ja luonnollisesti prosessisäästöt ovat merkittäviä, kun kaikki eivät tee hintatiedusteluja pitkin kenttää.

Työkäytänteet ovat myös nopeutuneet, koska Tilhassa on kaikki ostamiseen tarvittava tieto, kuten katalogit, toimintaohjeet ja hinnastot. Aikaa säästyy myös kilpailutuksia hoitavilta henkilöiltä, kun kaikki hankinta-asiakirjat löytyvät yhdestä paikasta.”

Ammattiostajan työkalu

Risikko on tyytyväinen Tilhan käyttöönottoon, vaikka työssä on ollut haasteitakin: ”Tottakai kaikkeen uuteen liittyy muutosvastarintaa. Tavarahankinnoista jo yli 50 %menee Tilhan kautta, mutta palveluhankintojen yhdenmukaistaminen ja saaminen Tilhan piiriin on ollut haastavampaa.

Tilhasta saatava raportointi helpottaa budjetointia ja hankintojen suunnittelua. Olemme päässeet kehittämään prosessia niin, että olemme voineet tehdä laitostason investointiohjelmia ja rakentaa niiden pohjalle hankintakalenteria”, Risikko listaa onnistumisia.

”Tulevaisuudessa meidän on tarkoitus hyödyntää Tilhaa entistä enemmän ammattiostajan työkaluna. Kartoitamme ostajien vahvuudet ja pyrimme siihen, että he hoitavat omat erikoisosaamisalueensa hankinnat ja lisäksi alueelliset tarpeet niissä hankinnoissa, mitä ei ole järkevää keskittää. Samalla ostajien työhön tulee enemmän ammattimaisuutta.”

Kehitystyötä pienillä resursseilla

Tullissa on ollut viimevuosina suuria leikkauksia, mutta Risikko ei näe sen merkittävästi estäneen hankintaprosessien kehittämistä. ”Etenemme näilläkin resursseilla, mutta edistys vain tapahtuu hitaammin.”

Risikko uskoo käytännön työhön: ”Kannattaa kartoittaa oma hankintatoimi. Monella valtakunnallisella organisaatiolla voi olla käytännössä kentällä viraston verran ihmisiä, jotka ostavat pieniä juttuja oman päätoimensa ohella. Silloin pitää lähteä miettimään, mitä voidaan hankkia keskitetysti ja kehittää samalla hankintaosaamista.” Eikä kaikkea tarvitse tehdä yksin. Tuula Risikko kannustaa keskittämän ostot paitsi oman organisaation sisällä, niin myös virastojen keskinäisillä yhteishankinnoilla.