Tyhjän paperin syndrooma?

”Pitäisi uusia neuvotteluhuoneiden kalusteet. Onneksi selvitään ilman avointa kilpailutusta, kun Hanselilla on Toimistokalusteiden puitejärjestely. Meidän uusien kalusteiden ei tarvitse olla mitään erityistä designia, kunhan sopivat näihin olemassa oleviin muihin kalusteisiin. Täytyy siis tehdä tarjouspyyntö, onkin aikaa kun tein edellisen.. Mitä siihen sitten kirjoitetaan, ei varmaan riitä että ’Ostetaan isoja pöytiä ja tuoleja neukkareihin.’ Tietokoneen ruutu ammottaa tyhjyyttään, on vaikea tietää mistä aloittaa..”

Näin voisin kuvitella asiakkaidemme joskus miettivän.

Hankinnan kohde on määriteltävä tarjouspyyntöön riittävän täsmällisesti, ei pelkästään tarjouskilpailun onnistumisen takia vaan jotta todella saat mitä tarvitset tai haluat. Mutta mitä tarkoittaa riittävän täsmällisesti, mitä hankintalaki ja oikeuskäytäntö edellyttävät tarjouspyynnöltä ja siihen liittyen hankinnan kohteen määrittelyltä? Entä miten tarjoukset vertaillaan, riittääkö pisteytys numeerisesti vai pitääkö pisteet perustella jotenkin sanallisesti? Yksityiskohtia ja huomioonotettavia asioita tuntuu olevan ”enemmän kuin laki sallii”.

Osaankohan kirjoittaa hankinnan kohteen kuvauksen ja vielä hankintalain muotoseikat täyttäen, en ole aiemmin joutunut sellaista tekemään enkä juuri tunne koko hankintalakia. Lehdistä (ja blogeista..) saa lukea ja ”käytävillä kuulee” kaikenlaisia kauhutarinoita siitä miten monella tavoin kilpailutus on voinut epäonnistua.

Hanselin asiakkaan ei puitejärjestelyjämme hyödyntäessään kuitenkaan tarvitse tehdä tarjouskilpailuaan yksin, vaan käytettävissä on Hanselin ammattilaisista koostuva tiimi. Oikeasti paljon enempää tietoa kuin tuo ”isoja pöytiä x kpl ja niihin x kpl tuoleja” ei alkuun tarvita jotta Hanselin Hankintojen tukiyksikön (ent. Minikisatiimi) asiantuntijat pystyvät auttamaan asiakasta työstämään tarvittavat dokumentit tarjouspyyntöä ja asiakaskohtaista sopimusta varten.

Moni meistä tietää tunteen, miten vaikeaa on aloittaa tekstin tuottaminen, kun edessä on vain tyhjä paperi tai tietokoneruutu. Paljon helpompaa on, kun on jotain mistä pääsee jatkamaan. Tässä tulevat avuksi mallipohjat, joita Hanselillakin on Verkkosivuillaan tarjolla jokaiseen minikisan vaiheeseen ja asiakaskohtaiseen sopimukseen liittyen. Mallipohjilla välttyy turhalta tuskailulta, kun voi vain täyttää tarvittavat tiedot ohjeiden mukaan.

Kaiken kaikkiaan julkisten hankintojen tekeminen, hankinnan suunnitteleminen ja sen toteuttaminen, on paljon muutakin kuin vain siihen väistämättä kuuluva kilpailutusprosessi. Meille Hanselin asiantuntijoille on kunnia-asia auttaa asiakkaitamme tuon kilpailutusprosessin ”taklaamisessa”.

Minna Eskola, lakimies

Minna on lakimies joka on viimeiset neljä vuotta toiminut tiiviisti myös asiakasrajapinnassa, vetäen hankintojen tukiyksikköä. Hän kokee palavaa innostusta mm. kehittäessään asiakasmateriaalejamme asiakasystävällisimmiksi ja ylipäätään asiakkaita auttaessaan. Blogissaan hän haluaa kertoa, mitä kaikkea hyvää tukiyksikkö voi tuoda sinun julkisiin hankintoihisi.

Bloggari
Selaa blogikirjoituksia