Älä huurustele – kilpailullinen neuvottelumenettely auttaa keskittymään oleelliseen

Hankintayksikkö on kohdannut visaisen pulman: miten järjestää kansalaisten kulku joen yli? Vaihtoehtoja massiiviselle sillanrakennustyömaalle ovat ainakin tunnelin kaivaminen tai lossi, joka kuljettaisi väkeä rannalta toiselle. Moderni hankintayksikkö valitsee hankintamenettelyksi kilpailullisen neuvottelumenettelyn. Vaihtoehdot näyttäytyvät ratkaisumalleina, joista neuvotella tarjoajien kanssa.

Monelle hankintaihmiselle esimerkki lienee tuttu – kilpailullinen neuvottelumenettely vieraampi. Jokainen hankintamenettely on kuitenkin tehty käytettäväksi. Uudistuneen hankintalain myötä kilpailullinen neuvottelumenettely on entistäkin kiinnostavampi vaihtoehto julkisten hankintojen toteuttamiseen.

Kilpailullinen neuvottelumenettely käynnistyy hankintayksikön vähimmäistarpeiden ja -vaatimusten kartoittamisella. Neuvotteluja käydään keinoista tai ratkaisumalleista, joilla tarpeet ja vaatimukset voidaan täyttää. Lopuksi tarjoajat – so. neuvottelukumppanit – jättävät tarjouksensa neuvottelujen myötä tarkentuneeseen lopulliseen tarjouspyyntöön.

Vaan miten saada mahdollisimman suuri hyöty irti kilpailullisesta neuvottelumenettelystä?

Valmistaudu kuulemaan tuoreita ja uusia ideoita

Hankinnan kohteen huolellinen miettiminen ja ymmärrettävään kirjalliseen muotoon saattaminen ovat avaimia onnistuneeseen kilpailutukseen. Kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn tarttuva joutuu haastamaan tutun ajatuksen.

Liian pitkälle pureskellut hankinnan kohteen vaatimukset karsivat kiinnostavia ratkaisumalleja; liian väljät vaatimukset voivat johtaa turhauttavaan vääntöön triviaaleiksi tai toimimattomaksi tiedettyjen ratkaisujen ympärillä. Olennaista onkin fokusoitua hankinnan kohteen huurustelun sijaan ongelmaan, johon etsit kilpailutuksella ratkaisua. Toisin sanoen: kilpailullinen neuvottelumenettely on erinomainen tilaisuus kuunnella markkinoita.

Hankintayksikön tai tarjoajan ei tule asettautua siilipuolustukseen kuuntelemaan, pyytämään tai toivomaan toiselta. Riittävän haastamisen ja kritiikinkin myötä kilpailullinen neuvottelumenettely voi muodostua rikastavaksi vuorovaikutustilanteeksi, jossa molemmat osapuolet jalostavat dialogin myötä näkemystään markkinoista ja tarjoomasta. Vaikka neuvottelujen kohteena oleva kauppa ei tulisikaan kotiin, voi tarjoaja olla askeleen lähempänä seuraavaa kaupallista menestystä.

Ongelmalähtöisesti määritellyt, järkevällä abstraktiotasolla esitetyt tarpeet ohjaavat tarjoajat esittämään aidosti toimivia, markkinoiden ajantasaisimman tietämyksen mukaisia ratkaisumalleja. Hankintayksikön onkin oltava valmis tarttumaan tarjottuihin ratkaisumalleihin. Erityisen ennakkoluulotonta suhtautumista kysyvät outside-the-box -ratkaisut, jotka eivät välttämättä ole edes käyneet mielessä. Mikäli ajatus oudoista tai erikoisista ratkaisumalleista tuntuu pelottavalta, harkitse vielä uudestaan kilpailutuksen toteuttamista avoimella- tai neuvottelumenettelyllä.

Kuljeta neuvottelut ylätasolta detaljeihin

Vaatimusten viilauksen tai herkullisen sopimusväännön sijaan neuvottelut on hyvä aloittaa yleiseltä tasolta. Investoi surutta aikaa ja voimavaroja ratkaisusta keskusteluun, jotta varmasti ymmärrät, mistä on kyse. Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, ja onnistunut tuotedemo enemmän kuin tuhat kuvaa. Avoimet kysymykset antavat tarjoajalle tilaisuuden perustella, miksi juuri heidän ehdottamansa ratkaisumalli sopii parhaiten hankintayksikön tarpeisiin. Neuvottelukierrosten sisältö tarkentuu luontevasti kilpailullisen neuvottelumenettelyn edetessä.

Resursoi projektin vaiheet viisaasti

Varsin usein kilpailutuksella on kiire: hankintailmoitus pitäisi saada julki huomenna ja nimet sopimuspapereihin viimeistään ensi kuussa. Kun kukaan ei ehdi työstämään alustavaa tarjouspyyntöä ennen ensi juhannusta tai joulua, viekoittelee kilpailullinen neuvottelumenettely prokrastinaatioon taipuvaista hankintayksikköä. Neuvotellaan ensin ja puserretaan tarjouspyyntö kasaan vasta sitten neuvottelujen päätteeksi.

Kilpailullinen neuvottelumenettely säästää aikaa hankintaprojektin alussa: resurssitarve kasautuu usein neuvottelujen keski- ja loppuvaiheeseen. Neuvottelujen myötä kumuloituva tietämys on tärkeää jalostaa systemaattisesti osaksi lopullisia tarjouspyyntöasiakirjoja. Prosessimainen kirjoitustapa – luonnosten laatiminen ja jatkokehittäminen – johtavat timanttiseen tarjouspyyntöön

Varaa riittävästi aikaa

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn luonteen johdosta neuvottelut on hyvä sijoittaa väljästi. Varaa tavanomaista neuvottelumenettelyä enemmän aikaa:

  1. yksittäisten neuvotteluistuntojen väliin, jotta ehdit sisäistää tarjoajien yllättävätkin näkökannat;
  2. neuvottelukierrosten väliin, jotta ehdit muodostaa tilannekuvan tarjoajien ratkaisumalleista ja tehdä tarvittavat päätökset ja linjaukset seuraaville kierroksille;
  3. neuvottelukierrosten jälkeen, jotta neuvottelukierroksilla kumuloitunut viisaus varmasti jalostuu osaksi tarjouspyyntöä.

Ihannetilanteessa sopimustoimittaja toteuttaa ydinosaamisensa mukaisen tuotteen tai palvelun, joka kohtaa hyvin hankintayksikön tarpeet. Ratkaisussa hankintayksikön ongelmaan kuuluu markkinoiden ääni - kohdistuipa lopullinen valinta sitten lossiin, tunneliin tai siltaan.

Pekka Alahuhta, kilpailuttamiskonsultti

Pekka Alahuhta on etelähelsinkiläinen tuotantotalouden tohtori, jonka sydän sykkii erityisesti ICT- ja asiantuntijapalveluiden kilpailutuksille. Onnistuneen julkisen hankinnan avaintekijöitä ovat Alahuhdan mielestä yhteistyö ja lopputuloksen vaikuttavuus.

Bloggari
Selaa blogikirjoituksia