Kuinka nopeasti julkinen hankinta uskaltaa muuttua?

Nähdäkseni kysymys on nopeudesta ja uskalluksesta, ei niinkään siitä, mihin muutos liittyy. Jätän tässä yhteydessä mainitsematta sähköisten hankintamenetelmien ja teknologioiden kehittymisen, kiertotalouden tai ylipäätään vastuullisuuteen liittyvien näkökulmien entistä vahvemman läsnäolon, vaikuttavuutta tavoittelevista hankinnoista puhumattakaan. Nämä ovat muutostekijöitä, mutta ne eivät suoraan kerro, miten ne julkisia hankintoja muuttavat. Väitänkin, että edellä mainitut tarkoittavat vähintäänkin kahta muutosta, jotka itse asiassa ovat saman asian kaksi eri puolta.

Hankinta-asiantuntijan rooli ja osaamisvaatimukset muuttuvat

Hankinta-asiantuntijan näkemyksellisyys, sosiaaliset taidot ja puhtaasti analyyttisten työkalujen hyödyntäminen korostuvat päivä päivältä enemmän. Kilpailuttaja tai hankkija, oli sitten humanisti tai lakimies, ei voi tulevaisuudessa olla vain tarjouspyynnön tai sopimuksen kirjoittaja. Kuten media paasaa, robotiikka ottaa omansa. Tämä ei kuitenkaan ole huono asia.

Hankintatoimi on tulevaisuudessa paljon tiiviimmässä yhteistyössä niiden organisaation osien kanssa, jotka ovat kyseisen organisaation olemassaolon syy. Julkisesta hankinnasta muotoutuu kaikkea muuta kuin juridinen tai hankintatekninen prosessi, jonka lopputuloksena saadaan sopimus.

Hankinnasta tulee osa yhteiskunnan ydinprosesseja, joilla mahdollistetaan organisaation ydintavoitteiden saavuttaminen avoimesti ja syrjimättömästi hyödyntäen laajoja yhteistyöverkostoja. 

Tänä päivänä hankinta-asiantuntijat keskittyvät lähinnä hankinta-asiakirjojen muodostamiseen ja kilpailutusprosessin läpiviemiseen mahdollisimman vähin virhein (lievä kärjistys sallittakoon). Tulevaisuudessa he toimivat moniosaajina, jotka ovat ratkaisemassa organisaation haasteita muiden asiantuntijoiden kanssa yhdistäen organisaation sisäistä osaamista ja markkinoilta löytyviä mahdollisuuksia. Silloin kun ratkaisuja ei löydy, ne voidaan luoda. Kilpailutusprosessi teknisenä suorituksena jää nykyiseen verrattuna olemattomaksi työvaiheeksi.

Hankinta-asiantuntijan lisäarvo ei muodostu enää siitä välttämättömästä pahasta, eli perinteisen kilpailutustemppuradan läpikäynnistä. Vielä kun hankintariskien välttely ja MAO-pelko muuttuu ennen pitkää normaaliksi riskienhallinnaksi, hankinta-asiantuntijan työ muuttuu väistämättä reaktiivisesta proaktiiviseksi.

Hankinta monimuotoistuu ja yksilöllistyy

Siinä missä nykypäivänä puhutaan ensisijaisesti avoimesta menettelystä, neuvottelumenettelystä tai suorahankinnasta, jatkossa puhutaan yhteistyökumppanin hankinnasta, ratkaisujen löytämisestä, ideakilpailuista tai pikahankinnasta. Viralliset hankintamenettelyt ovat siellä jossain taustalla, jos niille on edes tarvetta. Tässä muutoksessa lainsäädäntö ei pysy mukana, mutta en ole ihan varma onko tarvettakaan. Virallisten hankintamenettelyjen päälle muodostetaan tapoja ja mekanismeja, jotka tosiasiallisesti muodostavat hankinnan luonteen. Ideakilpailut ja hackathonit ovat tästä jo eräänlainen käytännön esimerkki.

Jatkossa osataan yksinkertaistaa ja soveltaa paremmin. Lähitulevaisuudessa tehdään esimerkiksi SaaS-hankintoja hyvinkin kevyillä ja nopeilla menettelyillä, koska kaikkiin tarpeisiin ei ole tarvetta muodostaa laajoja tarjouspyyntöaineistoja. Markkinoilta löytyy useita, standardoituja ja erittäin nopeasti käyttöönotettavia sovelluksia tai ratkaisuja, joita voidaan myös tarvittaessa vaihtaa nopeasti. Olisi jopa tyhmää lähteä temppuradalle, kun 50 metrin suoran juoksemalla saa saman lopputuloksen.

Ratkaisuja haetaan määrämuotoisemmin ja tavoitteellisemmin markkinoilta, toteutetaan T&K hankintoja ja tutkitaan hankintojenkin keinoin avoimesti ja uteliaana erilaisia vaihtoehtoja. Tämä suuntaus on vasta alkumetreillään ja tulee muodostumaan tulevaksi normiksi. Aikaa ei jatkossa juurikaan käytetä puhelimien, toimistokalusteiden tai edes yleisten asiantuntijapalvelujen kilpailuttamiseen, koska näille muodostuu entistä voimakkaammin omat keskitetyt kanavansa josta (vähän kärjistäen) jokainen vain ottaa tarvitsemansa. Kaikki tarvittava, kuten vastuullisuus, on jo huomioitu. Eikä tämä tapahdu monopolisoimalla markkinoita vaan päinvastoin.

Käytettävä aika painottuu entistä voimakkaammin parhaan ratkaisun löytämiseen, tarvittiin siihen sitten yksi toimittaja tai toimittajien, järjestöjen, viranomaisten sekä kansalaisten verkosto.

Jatkossa ei juurikaan keskustella, miten tarjouksia halutaan vertailla tai mikä tulisi olla laadun painoarvo, koska ne eivät ole olennaisia asioita hankinnassa. 

Ensimmäisen päättää hankinta-asiantuntija sen perusteella mikä on hankinnan tavoite, jälkimmäinen muodostuu triviaalisti analytiikan ja asiantuntijan yhteisvoimin. Yksilöllisten ratkaisujen lähde ei kuitenkaan ole vain kirjastollinen vakiolauseita vaan tietojärjestelmien ja osaamisen luova yhdistäminen.

Todennäköisesti suurin osa hankinta-asiantuntijoiden rooleista nykymuotoisena katoaa. Roolille ei ole käyttöä, koska niistä hankintatoimen tehtävistä joita he nyt operatiivisesti hoitavat, muodostuu monille päivittäinen, normaali tapa toimia. Toisaalta strategista ja ennakoivaa työtä tarvitaan jatkossa entistä enemmän, ja siksi nyt kuvattu organisaattori tulee löytymään muodossa tai toisessa. Onkin paradoksaalista, että samaan aikaan kun ”hankinnoista” muotoutuu julkisten organisaatioiden yksi toiminnan kulmakivistä, hankintatiimit katoavat organisaatioiden sisältä.

Ei siksi, ettei osaamista tarvittaisi, päinvastoin.     

Tuomo Vuorinen, asiakkuuspäällikkö, lvm, mmm, stm ja um hallinnonalat

Insinöörin sydäntä lähellä olevat aihepiirit löytyvät ICT-toimialalta ja etenkin tietojärjestelmien hyödyntämisestä liiketoiminnassa. Tuomon toimintaa ohjaavat kokonaiskuva ja etenkin edessä siintävä lopputulos, mutta ei voi luonteelleen mitään puuttuessaan yksityiskohtiin. Oli kyseessä sitten blogi, polkupyörä tai tarjouspyyntö.

Bloggari
Selaa blogikirjoituksia