Miksi tietojärjestelmän kilpailutus epäonnistui?

HSL:n lipunmyynti on kaaoksessa ja sadan miljoonan euron jättiuudistus jo kolme vuotta myöhässä.

Näin raflaavasti Helsingin Sanomat otsikoi juttunsa 24.8.2017. Otsikon perään oli vielä lisätty väkevä lupaus: HS selvitti, mikä meni pieleen!

Mielenkiintoni heräsi totta kai. Nyt luvassa olisi tutkivaa journalismia aiheesta, joka kiinnostaisi niin ammatillisessa mielessä kuin helsinkiläisenä veronmaksajanakin. Juttu kertoi HSL:n lippu- ja informaatiojärjestelmän kilpailutuksesta sekä hankkeen toteuttamisessa kohdatuista ongelmista. Ahmin lehtiartikkelin lukien mm. tarjoajan kommentin siitä, kuinka 99,9 prosenttia projekteista menee täsmälleen aikataulussa ja budjetissa. Siis 999 projektia tuhannesta! 

Jutun luettuani olo oli kuitenkin hieman hämmentynyt – siis mikä hankkeessa lopulta meni pieleen? Päätöksistä vastaava HSL:n toimitusjohtajakaan kun ei halunnut jutussa ottaa kantaa siihen, mitkä ongelmista johtuvat järjestelmän tilaajana toimineesta HSL:stä ja mitkä järjestelmää toimittavasta Tiedosta.

Juttu herätti uusia kysymyksiä ja uteliaisuuteni kasvoi. Päätimmekin kollegani kanssa pyytää HSL:n kirjaamosta kyseisen kilpailutuksen tarjouspyynnön sekä hankintapäätöksen liitteineen. Hanselin asiantuntijat osallistuvat vuosittain kymmeniin asiakkaidensa tietojärjestelmäkilpailutuksiin, joten välillä on muutenkin paikallaan benchmarkata omia malleja muiden hankintayksiköiden toteuttamiin kilpailutuksiin.  

Julkisesta tarjouspyyntöaineistosta saimme lisätietoa mm. siitä, miten hinta- ja laatuvertailu oli kyseisessä kilpailutuksessa tehty. Hinnalla oli vertailuvaiheessa ollut varsin pieni painoarvo (36 %). Tämä jakaantui edelleen alapainoarvoihin: investoinnit (17 %), käyttökustannukset (17 %) ja kehitystyö (2 %).

Näistä alapainoarvoista johtuen HSL:n järjestelmästä maksama euro tuotti tarjoajalle hyvin eri määrän pisteitä riippuen siitä, hankittiinko tuolla eurolla investointeja, käyttöön liittyviä palveluita vai kehitystyötä. Halvin kun sai lopuksi aina jaossa olevat, alapainoarvon mukaiset maksimipisteet.

Vaihtoehtoinen, tai jos sallitte, suositellumpi tapa olisi laskea yhteen vaadittavat investointikustannukset, sopimuskauden aikaiset tuki- ja ylläpito ym. elinkaarikustannukset sekä kehitystyön päivähinta kerrottuna parhaalla arviolla vaadittujen henkilötyöpäivien määristä. Arvio on arvio, mutta ehkä sittenkin parempi kuin alapainoarvo (2 %), joka perustuu johonkin sellaiseen seikkaan, joka tarjouspyynnöstä ei oikein käynyt ilmi.    

Laatua oli kilpailutuksessa vertailtu hyvin monesta näkökulmasta: Toteuttamisen edellytykset (7 %), Toimituksen kuvaus (6 %), Järjestelmäratkaisut (14 %), Laiteratkaisut (8 %), Tietoturva (4 %), Käytettävyys (7 %), Siirtymävaiheen hallinta (3 %) sekä ylläpito ja tuki (15 %). Useilla laatukriteereillä ja korkeilla painoarvoilla varmistetaan, että kilpailutettavan hankkeen lopputulos olisi mahdollisimman laadukas. Vai näinkö se sittenkään menee?

Kilpailutuksessa kävi lopulta niin, että molemmat tarjouksen jättäneet tarjoajat saivat käytännössä täydet laatupisteet.

Kilpailutuksessa kävi lopulta niin, että molemmat tarjouksen jättäneet tarjoajat saivat käytännössä täydet laatupisteet. Tehtyyn tarjousvertailuun ja hankintapäätökseen perehtyessä käy hyvin ilmeiseksi, miksi näin kävi. Hinta siis ratkaisi, vaikka sen painoarvo oli tässä kilpailutuksessa poikkeuksellisen pieni.

Lienee kuitenkin paikallaan hieman nöyrtyä ja lopettaa tämä sivusta huutelu. Etenkin laajojen tietojärjestelmien kilpailutukset ovat hyvin vaativia hankkeita ja aikataulupaineet tuntuvat niin päättäjien kuin suoritusportaankin niskassa. Ei ole lähtökohtaisestikaan helppoa pisteyttää tänään laatua, jonka voimme todentaa ehkä vasta vuosien kuluttua. Esimerkiksi tarjouksessa luvattu ja pisteytetty käytettävyys punnitaan lopulta vasta loppukäyttäjien toimesta. Jos tarjousvertailuun on uskominen, niin se tulee olemaan täyttä timanttia.

Otsikosta riippumatta en edes yritä spekuloida sillä, mikä tämän hankkeen toteutusvaiheessa on lopulta mennyt pieleen. Aina voimme kuitenkin puhua yleisemmin siitä, miten hintaa ja laatua voi ja kannattaa pisteyttää. Miten minimoida sopimuskauden aikaisia riskejä jo kilpailutusvaiheessa – etenkin kun jaossa on sata miljoonaa euroa. Olisihan suurta tyhmyyttä, ellemme me julkisia hankintoja työksemme tekevät ihmiset kävisi keskustelua erilaisista käytännöistä – mikä toimii ja mikä ei. Vastauksia tämän kaltaisiin käytännön kysymyksiin kun on turhaa hakea esimerkiksi uudesta hankintalaista.

Samaa vuoropuhelua peräänkuulutan myös tarjoajien suuntaan. Antakaa meille kilpailutuksia työksemme tekeville perusteltua palautetta, mikäli jokin hinta- tai laatukriteeri vaatisi mielestänne hienosäätöä. Kilpailutuksia valmisteltaessa kuuntelemme asiakkaitamme ja loppukäyttäjiä, mutta ehdottomasti kuuntelemme myös teitä tarjoajia.

Lopuksi on hyvä korostaa, että julkishallinnon tietojärjestelmähankkeista – jos nyt ei ihan 99,9 % niin hyvin merkittävä osa kuitenkin onnistuu loistavasti. Näistä vaan harmillisen vähän lehdissä kirjoitellaan. Helsinkiläisenä saan mm. nauttia monista loistavista HSL:n palveluista. Loppukäyttäjän näkökulmasta hinta-laatusuhde on sittenkin ihan hyvin kohdallaan. 

Linkki Helsingin Sanomien juttuun

 

Ilkka Sihvola, yksikön päällikkö, kilpailuttaminen

Ilkka Sihvola on työskennellyt yli 10 vuotta julkisten hankintojen parissa. Hän uskoo, että kilpailuttamalla oikein hankintayksiköt voivat samaan aikaan säästää euroja ja saada parempaa laatua. Parempien julkishallinnon diilien lisäksi Ilkkaa inspiroivat myös suomalainen 1970- ja 80-luvun moderni taide, meri ja veneily sekä yrittäjyys.

Bloggari
Selaa blogikirjoituksia