Hankintahackathonin taikaa

Hankinnat ovat tylsiä, ja virkamiehet kaavoihinsa kangistuneita byrokraatteja. Juurikaan enempää ei voisi edellinen lause mennä vikaan, kun ajattelemme torstaina 14.12.2017 järjestettyä, ehkäpä maailman ensimmäistä hankintahackathonia. Hansel kokosi kolmisenkymmentä hankintojen huippuosaajaa ratkomaan asiantuntijapalveluiden hankintaan liittyviä haasteita. Osallistujat pääsivät itse valitsemaan valmiiksi annetuista haasteista itseään kiinnostavimman. Haasteisiin kuului mm. ratkoa, kuinka hankkia työntekijöiden terveyttä, ja kuinka laatuvertailla ICT-asiantuntijapalveluita. Ryhmät paketoivat ratkaisunsa kolmen minuutin pitchaukseen tuomaristolle ja muulle yleisölle.

Tiivistämme #hankintahackatonin tunnelman katsoen sitä kolmesta eri näkökulmasta: Tilaisuuden vetäjän, osallistujan ja tuomarin.

Kun perinteinen malli alkaa tökkiä, pitää keksiä jotain uutta: Tilaisuuden vetäjä Mirke Turunen

Julkisia hankintoja käsitteleviä tilaisuuksia on nykyään tarjolla aikamoinen kattaus. Useammin ne tuntuvat toistuvan samalla kaavalla; joku kaataa luokkahuoneen edessä informaatioähkyn paikalle kokoontuvien huippuosaajien niskaan, ja tieto otetaan lähes sellaisenaan vastaan. Tilaisuuden jälkeen osallistuja lähtee painiskelemaan normaaliin tapaan arkielämän haasteiden pariin. Sellaisia olen itsekin pitänyt, ja tulen varmasti pitämään jatkossakin. Niillekin on paikkansa. Suhteellisen suulaana tyyppinä tämä perinteinen malli alkoi kuitenkin tökkiä kuin Matikaisen suksi, joskus teki mieli huutaa havuja ja niin edelleen. Kaipasin muutosta, ja kävi ilmi, etten ollut kaipaukseni kanssa yksin.

Halusin tehdä Hankintahackista tilaisuuden, jossa huippuosaajilla on vapaus ideoida vaikka ja mitä. Mikään ei kuitenkaan valmistanut minua siihen, millaisia tuloksia hankintahack toi. Ottaen huomioon tilaisuuden lyhyen keston, seitsemän tiimiämme teki käsittämättömän paljon tulosta. Ja vaikka tilaisuuden alussa osallistujat varovaisesti tiedustelivat, että mikä se pitchaus oikein on, olivat pitchaukset lopulta kuin toinen toistaan kirkkaampien tähtien ilotulitusta. Sen lisäksi, että tulosta syntyi, oli ryhmillä, tuomareilla ja vetäjällä myös älyttömän hauskaa JULKISTEN HANKINTOJEN HAASTEIDEN PARISSA. Ajatella.

Epäilykset vaihtuivat innostukseen: Hankintahackin osallistuja Sarita Knuutila

Hackathon? Pitchaus? Whaaat?! Miten nämä asiat liittyvät hankintoihin?! Okei, sen verran jännä yhdistelmä, että pakko oli lähteä kokeilemaan saisiko sieltä uusia ideoita. Aluksi tehtävänannon yhteydessä pessimisti sisälläni heräsi ja mietinkin, ettö mitä uutta tämä voisi tuoda? Olen pyöritellyt samoja ongelmia jo vuosia tulematta sen viisaammaksi. Pessimismi hävisi kuitenkin ryhmäkeskustelun ensimmäisten kymmenen minuutin aikana loistavan ryhmäni ansiosta. Lyhyt työaikamme koostui erittäin intensiivisestä keskustelusta, lennokkaista ideoista ja ripauksesta huumoria, vaikka emme edes tunteneet toisiamme etuudestaan.

Luovuuden ja innostuksen jälkeen iski uupumus. Ideointi oli yllättävän raskasta. Tauon aikana olin vielä luottavainen siihen, että meillä on paljon aikaa. Mutta esityksen tekemisessä ja ratkaisun viimeistelyssä kului yllättävän paljon aikaa – pariin Powerpoint -kalvoon piti saada tiivistettyä parin tunnin ideointi. Loppu hyvin, kaikki hyvin; pysyimme aikataulussa.

Harvemmin julkisten hankintojen parissa toimiville heille tulee tilaisuus vaihtaa ajatuksiaan muiden samojen ongelmien kanssa painivien hankintayksiköiden kanssa. Lisää tällaista, kiitos!

Kun diplomi-insinöörin villit kuvitelmat toteutuvat: Tuomari Tuomo Vuorinen

On haastavaa asennoitua päättämään hackathonin voittaja pariminuuttisen esityksen perusteella, ilman mitään ennakkotietoja. Ehkä juuri se pitää sisällään hackathonien kauneuden ja hienouden. Tiedät vain arvostelukriteerit, ja aikaa on muutama minuutti. Jälkikäteen ajateltuna on erityisen tärkeää valita hyvin toimiva tiimi myös tuomareiksi, koska silloin päätös saadaan syntymään tarvittavassa ajassa. Tällä kertaa tiimi todellakin toimi, kiitos siitä Verohallinnon Maria Röykälle ja VNK:n Ira Alangolle! Vaikeakin päätös on helppo, kun asiaa jäsentää porukalla.

Kilpailun tuomarina oleminen oli todellakin kunnia. Pitchaukset olivat juuri sitä, mitä puolivilleissä mielikuvissa toivoimme. Ne olivat esittäjiensä näköisiä, analyyttisestä lähestymisestä hyvinkin viihdyttävään. Yhdessäkään esityksessä ei oltu unohdettu itse haastetta, ja jokaisella ryhmällä oli esittää ratkaisu. Kun vain annetaan mahdollisuuksia ja vapauksia, syntyy myös tulosta. Tällä kertaa vieläpä hymyillen.

-----

Tämän ensimmäisen kokemuksen perusteella suunta on selvä. Tätä lisää, mutta suurempana, kauniimpana ja kuten eräs osallistujakin toivoi, ”verisempänä” kilpailuna. Positiivisen palautteen johdosta seuraavan hackin ideointi on jo käynnistynyt. Sitä ennen tapahtumasivustollemme tulee vielä tiivistelmä päivän tapahtumista kuten myös haasteiden ratkaisuista. Siinä missä haasteet ovat yhteisiä, ovat myös niiden ratkaisut.

Sarita Knuutila, Mirke Turunen ja Tuomo Vuorinen,

Tätä Hanselin kolmikkoa yhdistää rakkaus julkisiin hankintoihin ja…no, julkiset hankinnat. Ehkä juuri siksi tiimi toimii hyvin niin blogissa, hackissa kuin niiden ulkopuolellakin. Kaikkien yhteisenä päämääränä on saada julkisista hankinnoista mahdollisimman tuloksellisia ja vaikuttavia.

Bloggari
Selaa blogikirjoituksia