Yksinkertaista, älä yksinkertaista

Yksinkertainen on kaunista ja vaikka mitä muuta, kuten trendikästä. Hankintojen yksinkertaisuudesta, esimerkiksi tarjouspyyntöjen ja sopimusten yksinkertaistamisesta, puhutaan liian vähän ja tehdään sitäkin vähemmän. Tämä on ironista, sillä julkisten hankintojen monimutkaisuudesta puhutaan paljon.

Itse miellän yksinkertaisuuden tässä yhteydessä samaksi asiaksi kuin turhuuden tai tuottamattoman toiminnan poistamisen erilaisissa viitekehyksissä. Ihan mistä tahansa ei kannata yksinkertaistaa. Jos yritän yksinkertaistaa yksinkertaistamisen ajatukseni, lähtisin liikkeelle ongelmanratkaisusta, jollaiseksi myös tarjouspyynnön tekemisen voi lukea. Väitän, että yksinkertaistaminen on yleensä huono asia, jos yksinkertaistetaan ongelmaa, mutta hyvä, jos yksinkertaistetaan ratkaisua.

Tästä hankinnoissa pohjimmiltaan on kuitenkin kyse: miten tarpeen saa täytettyä kaikkein järkevimmin.

Jos hankinnan valmistelussa yksinkertaistetaan alkuperäistä tarvetta, ja ollaan välittämättä siihen liittyvistä haasteista, muodostuu merkittävä riski, ettei hankinnan kohde tai kilpailutuksen tulos muodostu tarvetta vastaavaksi. Vaikka se toisinaan kovin itsestään selvältä vaikuttaakin, tulisi tarve selkeästi kirjata, ja kuljettaa tätä mukanaan henkisenä muistilappuna koko hankintaprosessin ajan. Itse asiassa koko sopimuskauden. Hankinta-asiantuntijan skitsofreeninen ystävä Kiire kun aiheuttaa kilpailutuksessa vauhtisokeutta ja houkutuksen hieman oikaista. Yleensä yksinkertaistamalla ongelmaa.

Vaikka tarvetta kohdeltaisiinkin arvonsa mukaisesti ilman oikopolkujen käyttämistä, on taustatietojen oltava kunnossa. Ongelmanratkaisussa oletukset ovat vaarallisia ja entistä vaarallisempia niistä tulee, jos oletuksia luullaan tiedoksi. Tee siis taustatyö kunnolla, oli se sitten markkinatoimijoihin tutustumista, tai ylipäätään toimialan toimintaperiaatteiden tiedostamista.

Ratkaisun yksinkertaistaminen voi olla parhaimmillaan ällistyttävän yksinkertaista, mutta silti moniulotteista. Ehkä parhaita esimerkkejä, hyviä tai huonoja, voi löytää tarjouspyyntöjen vertailuperusteista. Olen nähnyt ainoastaan kerran monimutkaisen laatuvertailuperusteen, joka toimi hyvin. Kyseisen vertailuperusteen laatimiseen käytettiin merkittävästi aikaa, ja silti siinä oli monimutkaisuuden vuoksi pieniä teknisiä haasteita. Itse vertailumekanismi kuitenkin toimi.

Sen sijaan yksinkertaisuutta julistavia tapoja tehdä asioita on useita. Vertailuperusteissa yksinkertaisuus toimii, kun rönsyt ja sivujuonet on karsittu, ja vertailuperuste kiinnittää erityistä huomiota tarpeen kannalta merkityksellisimpiin tekijöihin.

Yksinkertaistamista ovat myös ketterän kehittämisen opit julkisille hankinnoille, etenkin palveluiden hankinnalle.

Kun edelleenkin tulevaisuuden ennustaminen on vähän hankalaa, älä edes yritä, ja esimerkiksi määrittele hankinnan kohdetta tämän päivän mukaan. Se kun jo huomenna saattaa olla vanhaa tietoa. Määrittele sen sijaan tavoitteesi ja se, miten asioiden tulisi muuttua, kun ne kuitenkin muuttuvat. Yksinkertaisuutta voi olla myös esimerkiksi tuotteen hankinta palveluna. Tällöin ensisijaisesti yksinkertaistat omia huoliasi ja murheitasi sopimuskaudella.

Sopimuksien yksinkertaistaminen on itsessään laajemman pohdinnan aiheensa. Ajatuksesta on kieltämättä vaikea saada otetta, mutta kun kerran yksinkertaistamisen aloitin: Jos sopimus on sinulle ongelma, sitä ei ehkä kannata yksinkertaistaa. Mutta entä jos sopimus olisikin ratkaisu?

Tuomo Vuorinen, asiakkuuspäällikkö, lvm, mmm, stm ja um hallinnonalat

Insinöörin sydäntä lähellä olevat aihepiirit löytyvät ICT-toimialalta ja etenkin tietojärjestelmien hyödyntämisestä liiketoiminnassa. Tuomon toimintaa ohjaavat kokonaiskuva ja etenkin edessä siintävä lopputulos, mutta ei voi luonteelleen mitään puuttuessaan yksityiskohtiin. Oli kyseessä sitten blogi, polkupyörä tai tarjouspyyntö.

Bloggari
Selaa blogikirjoituksia