Elämä on hauskempaa kun ei turhia suunnittele

Muistatko miten mukavalta tuntui, kun teit jotakin hetken mielijohteesta sen kummemmin suunnittelematta? Voin vaikka lyödä vetoa, että et juuri äsken muistellut spontaanisti toteuttamaasi tietojärjestelmähankintaa.

Hankintojen suunnittelua voidaan pitää työläänä ja turhana, jos suunnittelun tavoitteita ei pidä kirkkaana mielessään. Ideanahan on suunnitella nyt, jotta vältytään myöhemmin turhalta työltä, ajan ja rahan haaskaamiselta, ja jotta voidaan varautua mahdollisiin yllätyksiin. Joskus kritisoidaan, että suunnitelma tappaa luovuuden tai joustavuuden.

Mutta eihän suunnitelmallisuuden vastakohta ole ketteryys vaan kaaos.

Ketteräkin toiminta tarvitsee jonkinlaiset raamit. Jännitystä elämään toki saa toimimalla niin, ettei suunnittele mitään ja lähtee vaikka laatimaan tarjouspyyntöä tietojärjestelmästä kylmiltään. Suunnitellakin voi ketterästi rullaten: kirjataan ylös se mitä tiedetään, määritetään toimenpiteet tiedon kasvattamiseksi ja sen jälkeen tarkennetaan suunnitelmia.

Miksi suunnittelu sitten voi tuntua raskaalta? Voisiko se johtua siitä, että aiemmat kokemukset suunnittelusta ovat olleet hidasta ja yksinäistä puurtamista, eikä lopputulokselle ole asetettu vaatimuksia, eikä suunnittelun lopputuloksia olla hyödynnetty lopulta missään. Suunnittelu voi haiskahtaa muutenkin liikaa työlle. Voisiko suunnitteluun kuitenkin suhtautua erilailla? Hankinnoista unelmointi ei yllättäen kuullostakaan niin työläältä. Suunnittelun voisi aloittaa kevyesti kynän ja paperin kanssa; tänä vuonna tarvitsen tietojärjestelmän, toimitilat, toimistotarvikkeita, kokoustarjoiluja ja hankintatoimen kehityspalveluita. Jos itse ei sattuisikaan tarvitsemaan mitään, niin toiveita voi aina kysyä lähipiiristä. Hetken päästä valmiina on lista tarpeita, joita voi järjestellä kriittisyyden perusteella ja esittää niiden toteuttamista varten rahoitusta.

On tietenkin eri asia suunnitella yhden jättimäisen hankinnan toteuttaminen kuin vaikka koko vuoden aikana syötävien kahvipullien hankinta. Kummankin suunnitteluun voisi kuitenkin yrittää suhtautua ilman stressiä.

Tärkeintä on miettiä muutama perusasia: mitä suurin piirtein ollaan hankkimassa, mitä se tulee maksamaan, miten hankinta toteutetaan, ja millä aikataululla.

Kaikki muu tieto joita näiden lisäksi voidaan määrittää, on ekstraa. Pieni vaivannäkö kuitenkin palkitaan, sillä omien töiden suunnittelun kannalta on huojentavaa tietää, montako kilpailutusta on edessä, ja mitkä kaikki hankinnat voidaan toteuttaa voimassaolevien sopimusten avulla, tai mikä hankinta on kiireellisempi kuin toinen.  Jos jättää hankintansa täysin suunnittelematta, saako silloin aikaiseksikaan mitään? Voiko ylipäänsä sopia mistään järkevästi, jos ei yhtään tiedä mitä on hankkimassa, mitä se maksaa tai mistä sitä voisi saada.

Itse käyn kaupassa ostoslistan kanssa. Olen huomannut, että näin pääsen kaupasta nopeammin ulos, ja tulen ostaneeksi vähemmän sellaista, mitä en oikeasti tarvitse. Uskoisin, että sama pätee myös suuremmassa mittakaavassa. Mukaan tarttuu joskus myös listan ulkopuolisia asioita, mutta sellaista elämä on, kun tilanteet ja olosuhteet muuttuvat. Suunnittelin niin hyvin kuin osasin, sillä kaikkea ei voi ennustaa.

Kalle Pinni, yksikön päällikkö

Kalle vetää Hanselin kehittämisyksikköä jossa nostetaan valtion hankintatoimen tasoa askel kerrallaan. Hankintatoimen organisoinnista ja johtamisesta hänellä on jo yli kymmenen vuoden kokemus. Onnistunut projekti ja tyytyväinen asiakas saa hymyn Kallen huulille. Kehittämisen ohella hän kiertää maapalloa, kokkaa ja joogaa ahkerasti.

Bloggari
Selaa blogikirjoituksia