Päätöstä ei ole ilman perusteluja

Olen todella huono sietämään päätöksiä ilman perusteluja. Mielellään vielä objektiivisia perusteluja. Olen aina ajatellut päätöksien ja perusteluiden olevan nykypäivänä käytännössä yksi ja sama asia. Toisesta kun ei ole hyötyä ilman toista.

Kymmeniä vuosia sitten työ oli monilla luonteeltaan täsmällistä, ja kuri objektiivisestikin ajateltuna monesti perusteltua. Jos liukuhihna käynnistyi klo 8, ei töissä voinut olla vartin yli. Liukuhihnan äärellä oli mahdollista visioida, miten työn voisi tehdä paremmin ja olla siten osana organisaation kehittämistä, mutta usein se ei tainnut olla kovin suotavaa. Oli siis henkilöitä, jotka tekivät, ja henkilöitä jotka määrittelivät sen mitä ja miten tehdään. Tämä hierarkkinen lähestymistapa elää edelleen myös tietotyöläisen elämässä. Vaikka virtuaalinen hankinnan liukuhihna liikkuukin vain silloin, kun hankinta-asiantuntija on töissä, hän saattaa elää hierarkkisen päättelyketjun pohjalla toteuttamassa päätöksiä. Joskus myös niitä päätöksiä joille ei ole perusteluja, ja niitä jotka eivät ole organisaation tai julkisen hallinnon etujen mukaisia.

Virkamiehenä toimiminen on pahimmillaan suo siellä, vetelä täällä -elämää.

Jos sinua määrätään toimimaan tietyin reunaehdoin ja tiedät ettei se ole järkevää, toimiako vastoin määräystä vai vastoin yhteiskunnan etua?

Jos puolustan hieman tätä esimerkkini määräilijää, voi tilanne hyvinkin olla, ettei hänellä vain ole kokemusta tai ymmärrystä asioiden syy- ja seuraussuhteista. Tai sitten: esitetty linjaus tai päätös jäi epähuomiossa perustelematta riittävän selkeästi ja syntyi väärinymmärrys. Kysymys voi toki olla myös kokonaiskuvasta, eli pienempi paha nyt on parempi kuin suurempi myöhemmin. Tuota ei tavallinen työntekijä voi kuitenkaan tietää, ellei asioita perustella.

Hankinnoissa pieniltäkin kuulostavat asiat saattavat nousta arvoon arvaamattomaan. Liian tiukka aikataulu voi johtaa kiireeseen ja täysin riittämättömään tai yksipuoliseen markkinakartoitukseen. Yksi pieni haluttu ominaisuus saattaa johtaa yhden tarjoajan loukkuun. Tämän vuoksi hankintojen johtamisen kehittämistä ja erityisesti tietoisuutta julkisista hankinnoista ei pidä pyöritellä vain niiden kesken, jotka hankintoja tekevät.   

Aikaisemmin lanseerattu #äläsyytähankintalakia on hyvä keskustelun herättäjä myös sille, miten ongelmat hankinnoissa itse asiassa muodostuvat.

Vastaus on aina tapauskohtainen, mutta ongelmien ratkaisemisen keskiössä ovat myös osaavat hankinta-asiantuntijat. Heidän tulisi osata vaatia perusteluja reunaehdoille, jotka ovat murentamassa tulevaa hankintaa tai ovat johtamassa mahdottomiin tilanteisiin. Valtion virkamieslaissa mainitaan 14§, että virkamiehen on suoritettava tehtävänsä asianmukaisesti ja viivytyksettä. Seuraavassa lauseessa lukee, että virkamiehen on myös noudatettava työnjohto- ja valvontamääräyksiä.  Entä jos työnjohdosta tuleva määräys ei mahdollista tehtävän suorittamista asianmukaisesti? 

Syyttelyn näkökulmasta on täysin samantekevää, missä ongelma on, mutta ongelmanratkaisun näkökulmasta on ensiarvoisen tärkeää löytää juurisyyt sille, miksi tilanteeseen ollaan päädytty. Asiat pitäisi pitää asioina, eikä ottaa niitä henkilökohtaisesti. Tai mikä pahinta, tehdä niistä henkilökohtaisia. Kysymys ei ole siitä, ketä pitäisi syyttää, jos kerran ei syytetä hankintalakia. Kysymys on siitä, miten päästään tilanteeseen jossa ratkaistaan ongelmia syyttelyn sijaan.

Jotta itse ongelmaan päästään pureutumaan, pelkkä osaamisen kehittäminen ei riitä. Pitää olla myös halua ja edellytyksiä vaatia. Hankinta-asiantuntijat ovat tyypillisesti hyviä vaatimaan ja edellyttämään asioita kilpailutusvaiheessa. Jotta julkiset hankinnat kuitenkin täyttäisivät tarkoituksensa, heidän tulisi myös vaatia ja edellyttää omalta organisaatioltaan perusteltuja päätöksiä ennen hankintaa, ja vastaavasti edellyttää toimittajan tulosten seurantaa sopimuskaudella. Pelkkä kilpailuttaminen itsessään kun ei tuota olennaisia vaikutuksia, saati vaikuttavuutta. Kilpailutuksen tuloksista näitä ominaisuuksia taas soisi löytävän enemmän ja enemmän.

Tuomo Vuorinen, asiakkuuspäällikkö, lvm, mmm, stm ja um hallinnonalat

Insinöörin sydäntä lähellä olevat aihepiirit löytyvät ICT-toimialalta ja etenkin tietojärjestelmien hyödyntämisestä liiketoiminnassa. Tuomon toimintaa ohjaavat kokonaiskuva ja etenkin edessä siintävä lopputulos, mutta ei voi luonteelleen mitään puuttuessaan yksityiskohtiin. Oli kyseessä sitten blogi, polkupyörä tai tarjouspyyntö.

Bloggari
Selaa blogikirjoituksia