Julkisten hankintojen kilpailuttaminen on taitolaji

VATT:n ja Aalto-yliopiston tutkimus julkisten hankintojen kilpailutusten alhaisista tarjousmääristä nosti eilen esiin tärkeän keskustelunaiheen. Tavoite veroeurojen säästöstä ei toteudu, ellei julkisissa hankinnoissa synny aitoa kilpailua. Kysymys on pitkälti hankintaosaamisesta ja riman nostamisesta julkisten hankintojen tekemisessä. Meillä lähes satapäinen asiantuntijajoukko ratkoo kilpailutuksiin liittyviä kysymyksiä päivittäin.

Keskeisimmät lähtökohdat missä tahansa hankinnoissa ovat tietenkin asiakkaan tarpeet sekä niihin vastaavat laadukkaat tuotteet ja palvelut. Yksi ratkaiseva tekijä matkalla kohti onnistuneita julkisia hankintoja on suunnitelmallisuus.

Kokoamme vuosittain valtionhallinnon kilpailutuskalenterin ja asiakkaamme voivat suunnittelutyössä hyödyntää omaa hankintadataansa, joka tarjoaa katsauksen menneeseen ja osviittaa tulevasta. Hankintoja voi ja pitää johtaa strategisesti ja tavoitelähtöisesti; sekä hankintayksikön kokonaispaletin että yksittäisen hankinnan osalta. Tässä meidän asiakkaillamme on apuna hankintatoimen kehittämisyksikkömme, jonka kaksi vuotta sitten alkaneesta työstä on saatu erinomaisia kokemuksia.

Jokaiseen kilpailutukseen kannattaa valmistautua huolella. Onnistumisen edellytykset ovat huomattavasti paremmat, kun ensin on tehty kattava markkinakartoitus ja käyty tiivistä markkinavuoropuhelua alan yritysten kanssa. Kun kilpailuttaja keskustelee suunnittelemistaan hankinnoista toimittajien kanssa riittävän ajoissa, hän mahdollistaa näille varautumisen tulevaan kysyntään ja jopa tuote- ja palvelukehittämisen asiakkaan tarpeista lähtien.

Yhteishankinnoissa laaja toimittajakattaus

Mitä sitten itse kilpailutuksessa voi tehdä lisätäkseen saatujen tarjousten määrää? Erilaisten toimittajien mahdollisuuksia päästä sopimustoimittajaksi voidaan tukea asettamalla tarjoajien soveltuvuusvaatimus kilpailutuksessa oikealle tasolle. Soveltuvuusvaatimuksia asettamalla hankintayksikkö pyrkii varmistumaan tarjoajan kyvystä toteuttaa hankinta. Toinen meillä käytössä oleva keino taata erikokoisille yrityksille mahdollisuus osallistua yhteishankintoihin on jakaa hankinta osiin. Tämä voidaan tehdä kilpailuttamalla esimerkiksi alueellisesti, tuote- tai palveluryhmäkohtaisesti tai osaamisalueittain.

Myös dynaaminen hankintajärjestelmä voi toimia tehokkaana keinona toteuttaa hankintoja siten, että myös pienet ja keskisuuret yritykset voivat osallistua yhteishankintaan. Dynaamiset hankintajärjestelmät lisäsimme repertuaariimme viime vuonna, ja niihin pääsevät mukaan kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat, joista asiakas valitsee itselleen sopivimman DPS:n sisäisellä kilpailutuksella.

Jatkotutkimukseen on tarjolla runsaasti näkökulmia. Muun muassa sitä olisi kiinnostava selvittää, minkä toimialan tarjouspyyntöihin vastauksia tulee riittävästi ja mihin taas ei. Myös hankintayksikön osaamista osoittavan maturiteettiasteen vertaaminen saatujen tarjousten määrään voisi olla hedelmällistä. Tähän meillä on parhaillaan kehitteillä uusia välineitä. Valtion hankintojen osalta vuosi 2019 tarjoaa aikaisempaa paremman tietopohjan analyytikkojen ja tutkijoiden käyttöön, kun sähköinen kilpailutusjärjestelmä, Hanki-palvelu, on jo kattavasti hankintayksiköiden käytössä.

Tutustu VATT:n ja Aalto-yliopiston tutkimukseen 

 

Susanna Närvänen, kategoriajohtaja

Susanna Närvänen tuntee yhteishankinnat ja hankintatoimen kehittämisen kuin omat taskunsa. Kategoriajohtajamme innostuu niin hankintadatan analysoinnista kuin hankintojen digitalisoinnistakin. Vapaa-ajalla hänet löytää lenkkipolulta karvaisen perheenjäsenen kanssa.

Bloggari
Selaa blogikirjoituksia