Hankinta-asiantuntija tukee yhteishankinnan käyttäjää
Tradenomiksi valmistumisensa aikoihin vuonna 2017 Virpi Sievänen tutkaili laajasti työmarkkinoilla avoinna olleita mahdollisuuksia. Hansel haki kategoria-assistenttia, jonka tehtäväkuvauksessa Virpi tunnisti useita vahvuuksiaan. Siitä alkoi hänen uransa julkisten hankintojen parissa.
Kategoria-assistenttina Virpi avusti yhteishankintojen parissa työskenteleviä kollegoitaan, ja alkoi itsekin kiinnostua yhä enemmän suoraan kilpailuttamiseen liittyvistä tehtävistä. Keväällä 2020 hänelle tarjoutui tilaisuus siirtyä hankinta-asiantuntijaksi Hankintojen tuki -yksikköön, joka auttaa asiakkaita yhteishankintojen käytössä.
”Työ on ollut juuri niin antoisaa kuin odotinkin! On mielenkiintoista olla mukana monipuolisissa projekteissa ja työskennellä erilaisten asiakkaiden kanssa”, Virpi kertoo tyytyväisenä.
Virpi sanoo, että hankinta-asiantuntijan työ sopii tiedonjanoiselle henkilölle, jolla on halua oppia koko ajan lisää työtä tehdessään. Oma-aloitteinen ja reippaasti hommiin tarttuva Virpi kertoo saaneensa opastusta työhön kokeneemmilta kollegoiltaan, ja lakiteknisempiä kysymyksiä ratkotaan yhdessä tiimin juristien kanssa.
Vaihtelevaa työtä asiakkaiden parissa
Jokaisella hankinta-asiantuntijalla on omia vastuualueita, joihin he erityisesti perehtyvät. Esimerkiksi Virpillä on muutama oma vastuualue muuttokuljetuspalveluista jätehuoltopalveluiden kautta aina raskaisiin ajoneuvoihin. Mutta projekteja jaetaan asiantuntijoille joustavasti resurssitilanteen mukaan, joten vaihtelua riittää. Välillä kohdalle osuu myös päivystysvuoro, jolloin Virpi vastaa päivän aikana tiimille tuleviin asiakkaiden kysymyksiin.
Pääosa työajasta menee siihen, että Virpi tekee asiakkaiden omia, yhteishankintoihin perustuvia kilpailutuksia yhteistyössä asiakkaan kanssa niin sanottuna MinikisaPlus-palveluna. Tämä tarkoittaa sitä, että Virpi toimii minikilpailutuksen projektipäällikkönä ja muun muassa valmistelee tarjouspyyntöasiakirjoja asiakkaan tekemän hankinnan kohteen kuvauksen perusteella.
”On todella mukavaa tehdä projekteja tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa ja päästä mukaan niin vaihteleviin kilpailutuksiin”, Virpi iloitsee.
Toinen osa työtä on asiakkaiden itse tekemien tarjouspyyntöasiakirjojen kommentointi ja asiakkaiden yksittäisiin kysymyksiin vastaaminen. Asiakkaiden kysymykset saattavat liittyä vaikkapa siihen, kuinka yksityiskohtaisesti muutossa on hankinnan kohde kuvattava tai miten hintalomake muokataan omaan hankintaan sopivaksi. Näitä katsotaan sitten yhdessä eteenpäin, ja tarvittaessa kommentointiin osallistuu myös Hankintojen tuki -tiimin juristi.
Mukana myös valmisteluvaiheessa
Virpin työhön liittyy vielä kolmas ulottuvuus, jossa rakennetaan pohjaa yhteishankinnan hyvälle käytettävyydelle. Kun yhteishankintaa Hanselissa valmistellaan, tiivis yhteistyö projektiryhmän kanssa alkaa jo ennen tarjouspyynnön julkaisua. Projektiryhmä vastaa yhteishankinnan valmistelun kokonaisuudesta. Hankinta-asiantuntija tuo mukaan näkemyksensä siitä, millaiset mallipohjat toimisivat parhaiten sopimuskauden aikana, ja välittää asiakkailta saatua palautetta.
”Yhdessä projektiryhmän kanssa pyrimme tekemään asiakkaiden käyttöön niin hyvät mallipohjat, että he pystyisivät tekemään kilpailutuksensa itsenäisesti. Asiakkaat tekevät niin sanottuja minikilpailutuksia silloin, kun yhteishankinnan toimintamalli on puitejärjestelyssä kevennetty kilpailutus tai DPS:ssä sisäinen kilpailutus”, Virpi sanoo.
Miksi suosittelet Hanselia työpaikkana?
"Hanselissa syvennytään hyvin rajattuun toimialaan: julkisiin hankintoihin. Niissä riittää jatkuvasti uutta opittavaa ja omasta työstään saa ottaa vastuuta itsenäisesti. Työpaikkana reilun sadan hengen yhteisömme on juuri mukavankokoinen. Enkä voi liikaa kehua kivaa toimistoamme aivan Helsingin ytimessä!", Virpi kertoo.