Miten niin hankalaa hankintaa?

Hansel Asiakkaamme kertovat Miten niin hankalaa hankintaa?

Metsäntutkimuslaitoksen hankinta-asiantuntija Anki Geddala.

Metsäntutkimuslaitoksen hankinta-asiantuntija Anki Geddala.

Hankintojen tekeminen edellyttää osaamista. Metsäntutkimuslaitoksen hankinta-asiantuntija Anki Geddala korostaa myös tiedon jakamista ja hankintojen keskittämistä.

– Hankintalaki on oivallinen, mutta usein sitä ei osata soveltaa. Huonosti hoidettu kilpailutus voi johtaa pitkiin oikeuskäsittelyihin. Onneksi kaikkien ei tarvitse hallita lain kiemuroita, vaan sitä varten olemme me hankinta-asiantuntijat, Geddala tiivistää työnsä ytimen.

Geddala hoitaa Metsäntutkimuslaitoksen hankinta-asioita; tehtäviin kuuluvat muun muassa hankinta-asioissa opastaminen ja niistä tiedottaminen, kilpailutusasiakirjojen tarkistaminen sekä Hanselin puitejärjestelyihin liittyminen ja niiden seuranta.

– Työkenttä on laaja, sillä olen organisaatiomme ainoa hankinta-asiantuntija. Toimipisteitä on kymmenen ympäri Suomen, joten matkapäiviä kertyy paljon, Joensuussa työskentelevä Geddala kertoo.

Keskittäminen kannattaa

Geddala korostaa, että hankinnoista saadaan sujuvampia, kun osaavat henkilöt tiedottavat periaatteista ja käytännöistä sekä suorittavat hankinnat. Hän on vahvasti keskittämisen kannalla – sekä viraston sisällä hankintatoimessa että toimittajien osalta.

– Kun toimittajaksi on hyvin suoritetun kilpailutuksen kautta päässyt kelpoisuusehdot täyttävä yritys ja hankinnan sisältö on selkeä molemmille osapuolille, niin homma yleensä toimii.

Viraston sisällä hankintojen suorittamisen keskittäminen osaajille tuo säästöjä muun muassa työajan käytössä, kun henkilöt tietävät mistä ja miten hankkia.

– Päällekkäisyydet pitää karsia pois! Kilpailutus on asia, joka täytyy opetella, sillä halvin ei ole aina paras vaihtoehto, Geddala toteaa.

Työ vie mukanaan

Geddala on ollut Metlan palveluksessa yli 30 vuotta, aluksi laboranttina ja yli 20 vuotta laboratoriomestarina. Hankinta-asiantuntijana hän aloitti, kun kyseinen toimi perustettiin Metlaan 2008. Työ on monipuolista, kiinnostavaa ja haastavaa.

– Minulle on hyötyä siitä, että olen aiemmin suorittanut hankintoja laboratoriossa. Olen määrätietoinen ja tarkka. Molemmat ovat ominaisuuksia, jotka sopivat hyvin hankintojen parissa työskentelevälle, Geddala kertoo.

Yksi suurimmista haasteista hankinta-asiantuntijan työssä on ollut, miten vanhoja käytäntöjä saadaan muutettua sekä miten tietoa hankinnoista saadaan edistettyä viraston sisällä. Tällä hetkellä työn alla on löytää parhaat käytännöt 1.1.2015 aloittavan Luonnonvarakeskuksen hankintatoimelle.

– Alkuvuosina törmäsin usein kysymykseen: ”Ei kai tätä tarvitse kilpailuttaa?” Tiedottaminen on kuitenkin tuottanut tulosta ja nyt keskustelu aloitetaan yleensä siitä, miten ja missä aikataulussa kilpailutus tullaan suorittamaan. Myös ”villit” hankinnat on saatu melko hyvin kuriin ja hankinnat suoritetaan ensisijaisesti Hanselin puitejärjestelyjen kautta tai kilpailuttamalla ne itse.

Etsi ja jaa tietoa, verkostoidu ja keskustele

Hankintoja tekevien kannattaa hyödyntää hankintaosaajien apua esimerkiksi tarjouspyyntöä tehdessä ja osallistua mahdollisuuksien mukaan itsekin hankintakoulutuksiin.

– Kilpailutuksiin on vaikea antaa suoranaisia vinkkejä, koska jokainen kilpailutus on erilainen. Yleisenä asiana totean, että hyvin ja huolella tehty tarjouspyyntö on onnistuneen hankinnan perusta, Geddala sanoo.

Haastavia kilpailutuksia tulee vuosittain vastaan useita.

– Tehtiinpä hankintapäätös suuntaan tai toiseen, niin valitus markkinaoikeuteen on mahdollinen. Pyrin riskien minimoimiseen hakemalla mahdollisimman paljon tietoa vastaavista tapauksista hankintakirjallisuudesta, oikeuden päätöksistä sekä keskustelemalla muiden virastojen tai yhteistyökumppanien hankintaosaajien kanssa.

Geddala kertoo seuraavansa säännöllisesti muun muassa markkinaoikeuden verkkosivuja.

– Päätöksistä voi saada vastauksia omissa kilpailutuksissa askarruttaneisiin kysymyksiin, joihin hankintalaista ei aina löydy tietoa, hän vinkkaa.

Hyvät kanavat, keskustelu, verkostoituminen ja tietojen jako on tärkeää. Tapahtumat ovat myös hyvä mahdollisuus nähdä kollegoja ja keskustella hankinta-asioista, Geddala päättää.