Sähköinen kilpailuttaminen

Hansel Yhteishankinnat Sähköinen kilpailuttaminen

Sähköinen kilpailuttaminen
- mitä, miksi, kenelle, miten?

Julkisia hankintoja ohjaava hankintalaki edellyttää julkisten hankintojen kilpailuttamista sähköisesti:

  • Tarjouspyynnöt tulee olla kaikkien saatavilla sähköisesti
  • Tarjoukset on voitava jättää sähköisesti siirtymäajan jälkeen. Velvollisuus tulee koskemaan yhteishankintayksikköjä viimeistään 18.4.2017 ja muita hankintayksikköjä 18.10.2018.

Käytännössä tarjousten jättäminen sähköisesti edellyttää tietoturvallista tietojärjestelmää.

Kohti sähköistä kilpailuttamista

Euroopan Unionin komission sähköisiä hankintoja koskevassa strategiassa on tavoitteena siirtyminen kokonaan sähköisiin hankintamenettelyihin vuoden 2016 puoliväliin mennessä.

Tavoitteena on automatisoitu hankintamenettely, jonka vaiheet ilmoittamisesta maksamiseen toteutetaan sähköisesti. Näin voidaan maksimoida julkiselle sektorille sähköisistä hankinnoista koituvat tehokkuusedut.

Samalla eurooppalaiset yritykset ja erityisesti pk-yritykset saavat mahdollisuuden hyödyntää digitaalisten sisämarkkinoiden tarjoamia etuja.

Suomessa julkisella sektorilla on jo pääsääntöisesti käytössä sähköinen laskutus ja maksaminen. Myös hankintailmoitukset ja tarjouspyynnöt voidaan jo nyt julkaista sähköisesti työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä hankintojen ilmoituskanavassa Hilmassa. Tarjoukset pyydetään usein vielä paperisina.

Mitä sähköinen kilpailuttaminen tarkoittaa?

Sähköinen kilpailuttaminen tarkoittaa suppeimmassa muodossaan sitä, että hankintailmoitus ja tarjouspyyntömateriaali julkaistaan Hilmassa tai hankintayksikön internet-sivuilla. Tarjousten jättäminen sähköisesti tulee vaatimaan tietojärjestelmää. Suppeimmillaan tämä tarkoittaa esimerkiksi pdf-muotoisten tiedostojen lataamista tietojärjestelmään.

Todellista hyötyä saavutetaan vasta, kun tarjouspyynnöt ja tarjoukset voidaan tehdä sähköisesti rakenteisessa muodossa. Näin kerran syötettyä tietoa voidaan käyttää uudelleen. Muun muassa tarjousten avaaminen, tarjousten arviointi ja hankintapäätösten tekeminen nopeutuvat merkittävästi.

Tarjoajien on myös helpompaa ja nopeampaa valmistella tarjouksensa hankintayksikön laatimaan valmiiseen rakenteiseen tarjouspyyntöpohjaan.

Miten Hansel vastaa haasteeseen?

Olemme kilpailuttaneet Sähköinen kilpailutusratkaisu –puitejärjestelyn, eli Hanki-palvelun. Sen avulla asiakkaamme voivat  toteuttaa organisaationsa kilpailutukset sähköisesti.

Hanki-palvelussa hankintayksiköt voivat tehdä tarjouspyynnöt sähköisesti. Vastaavasti tarjoajien on helppoa ja nopeaa jättää tarjouksensa sähköisesti.

Tarjousten avaaminen, tarjousten arviointi sekä hankintapäätösten tekeminen ja lähettäminen tehdään niin ikään Hanki-palvelussa.

Asiakkaamme saavat lisää tietoa sähköisestä kilpailutusratkaisusta sen puitejärjestelysivulta.

Mitä tämä tarkoittaa tarjouskilpailutuksiin osallistuville toimittajille?

Hankintayksiköt tulevat siirtymään vähitellen sähköiseen kilpailuttamiseen ja tulevat laatimaan tarjouspyynnöt Hanki-palvelussa.

Löydät hankintailmoitukset edelleen tuttuun tapaan Hilmasta, mutta kilpailutukseen osallistuminen ja tarjouspyyntöön vastaaminen tapahtuvat Hanki-palvelussa.

Rekisteröidyttyäsi Hanki-palveluun näet hankintailmoituksen lisäksi tarjouspyynnön ilman, että sitä tarvitsee erikseen pyytää. Tarjoukset jätettään sähköisesti palvelussa. Näet palvelussa myös hankintoja, joita niiden pienen arvon vuoksi hankintayksiköiden ei ole välttämätöntä ilmoittaa Hilmassa.

Kilpailutuksiin osallistuminen on toimittajille maksutonta.

Mitä sähköinen kilpailutusratkaisu ei ole?

Sähköinen kilpailutusratkaisu ei korvaa tilaustenhallintajärjestelmä Tilhaa, eikä valtiolla käytössä olevaa sähköistä laskujen käsittely- ja arkistointijärjestelmää tai sähköistä maksamista.

Sähköinen kilpailutusratkaisu ei itsessään ole arkistointijärjestelmä. Ratkaisulla on kuitenkin mahdollista siirtää asiakirjat arkistoitavassa muodossa hankintayksikön omaan sähköiseen arkistoon tai tarvittaessa rakentaa rajapintaintegraatio sähköiseen arkistoon.