Viestintäkumppani tositarkoituksella

Haluamme viestintämme olevan vaikuttavaa ja ihmisläheistä, Tukesin viestintäjohtaja Mirva Kipinoinen (vasemmalla) kertoo. Oikealla ylitarkastaja Johanna Inkinen. 

Asiantuntijatyön onnistunut kilpailutus rakentuu samoille periaatteille kuin mikä tahansa muukin hankinta: Kun osaat sanoittaa haluamasi, saat sen. Tukesin viestintätoimiston minikilpailutusta siivittivät selkeät toiveet ja huolellinen taustatyö, joka maksoi itsensä takaisin jo kilpailutuksen aikana.

Turvallisuus- ja kemikaaliviraston viestintäjohtaja Mirva Kipinoinen kertoo Tukesin tekevän suurimman osan viestinnästään omin voimin.

”Aina ei kuitenkaan ole järkevää tehdä itse tai resurssimme eivät riitä, jolloin tarvitsemme apuja esimerkiksi konseptointiin, palvelumuotoiluun tai graafiseen suunnitteluun. Haluamme myös hyödyntää tuoreet silmät, ja työstää viestintäämme ulkopuolisen tarjoaman näkökulman kautta.”

Tukesilla oli tarve pitkäaikaiselle viestintäkumppanille, sillä useampien vuosien sopimuskumppanuus yhden viestintätoimiston kanssa antaa eväät yhteistyön jatkuvaan kehittämiseen.

”Toki se, ettei jokaista työtä tarvitse kilpailuttaa erikseen, säästää myös hallinnollista työtä”, ylitarkastaja Johanna Inkinen sanoo. 

Tukes eli Turvallisuus- ja kemikaalivirasto edistää tuotteiden, palveluiden ja teollisen toiminnan turvallisuutta. 

”Opastamme ja ohjeistamme, viestintämme on suurelta osin valmentavaa. Meidän on tavoitettava viestittävästä asiasta riippuen vastaanottajia tavallisesta suomalaisesta kansainvälisiin suuryrityksiin”, Kipinoinen toteaa.  

Ajatustyö on tärkein, myös hankinnoissa

Viestintätoimiston minikilpailutus tehtiin kesällä 2017. Kilpailutusprosessi kaikkineen kesti puolisen vuotta, mutta suurin osa siitä käytettiin suunnitteluun ja tarjousten läpikäyntiin. Hanselin viestintä- ja markkinointipalveluiden puitejärjestelyn toimittajan voi kilpailuttaa hinnan lisäksi laadulla, jota myös Tukes hyödynsi omassa kilpailutuksessaan. 

”Toivoimme uudelta viestintätoimistoltaan luovaa ajattelua boksin ulkopuolelta, ja kilpailutuksen arviointiperusteet laadittiin tukemaan tätä tavoitetta”, Kipinoinen kertoo.

Työnäytteenä Tukes pyysi esimerkkiä aiemmin toteutetusta viestintäkampanjasta, jotka pisteytettiin mm. innovatiivisuuden, kohderyhmän huomioimisen ja tuloksellisuuden perusteella.

”Speksasimme laatuvaatimusten pisteytyksen huolellisesti. Tätä suosittelemme muillekin, sillä heikosti rakennettu pisteytys kostautuu tarjouksia vertaillessa. Kun pisteytys on rakennettu hyvin, ovat vertailu ja pisteytysperusteluiden kirjoittaminen helpompaa. Itseasiassa perusteiden testaaminen etukäteen voisi olla hyvä ajatus.”

Tukesin neuvo hankintaa tekeville onkin, että kilpailutusdokumentteja tehdessä kannattaa koko ajan ajatella paria askelta pidemmälle, sillä tarjoukset ovat käsissä ennemmin kuin huomaakaan. Tukes hoiti kilpailutuksen itse, mutta käytti kilpailutusasiakirjat Hanselin hankintojen tuessa kommenteilla. Lisäksi Tukes sai Hanselista apua yksittäisiin kysymyksiin kilpailutuksen aikana.

Kilpailutuksen voitti viestintä- ja markkinointitoimisto Kitchen, ja yhteistyötä heidän kanssaan on nyt takana puolitoista vuotta. Yhteisiin aikaansaannoksiin kuuluu mm. ilotuliteviestintäkampanjan materiaaleja, viestinnän konseptointia ja uudet dokumenttipohjat. Parhaillaan työn alla on graafisen ohjeistuksen päivittäminen.

Solmittu neljän vuoden sopimus ei sido Tukesin kaikkia viestinnän ja markkinoinnin ulkoistettavia töitä yhdelle toimijalle.

”Halusimme säilyttää sopimuksessa joustavuuden, sillä puitesopimus on laaja ja joskus eteen voi tulla tilanteita, joissa tarvitsemme toisenlaista kumppania. Viestinnän ja markkinoinnin kenttä on laaja, että joustava sopimus kannattaa, toki hankintalain rajoissa”, Kipinoinen toteaa.

Turvallisuus- ja kemikaalivirasto (Tukes) on lupa- ja valvontaviranomainen. Edistämme tuotteiden, palveluiden ja teollisen toiminnan turvallisuutta ja luotettavuutta. Lue lisää Tukesin toiminnasta.