Det tomma papprets syndrom?

”Möblerna i konferensrummen behöver bytas ut. Som tur är kan vi köpa nya utan öppet anbudsförfarande, då Hansel har ett ramavtal för kontorsmöbler. De nya möblerna behöver inte ha någon särskild design, bara de passar in med de befintliga möblerna. Jag måste alltså gå ut med en anbudsförfrågan, det var länge sedan jag gjorde en sist... Vad ska jag då skriva, det räcker säkert inte att skriva att ”Vi vill köpa stora bord och stolar till konferensrummen”. Datorskärmen lyser tom. Det är svårt att veta var man ska börja..."

Så kan jag tänka mig att våra kunder tänker ibland.

Man måste precisera föremålet för upphandlingen så noggrant som möjligt, inte bara för att anbudsförfarandet ska bli framgångsrikt utan för att verkligen få det man behöver eller vill ha. Men vad betyder tillräckligt precist, det som upphandlingslagen och rättspraxisen kräver vid anbudsförfrågningar och i definitionen av föremålet för upphandlingen? Och hur jämför man erbjudandena, räcker det med poängsättning med siffror eller måste man motivera poängen skriftligen på något sätt? Detaljer och saker att tänka på känns som ”mer än lagen tillåter”.

Kan jag skriva en beskrivning över föremålet för upphandlingen och samtidigt uppfylla formkraven i upphandlingslagen, jag som inte tidigare har behövt göra sådant och inte känner till upphandlingslagen över huvud taget. I tidningar (och på bloggar...) kan man läsa och ”i korridorerna hör man” alla möjliga skräckhistorier om alla sätt som en upphandling kan misslyckas på.

Om man är kund hos Hansel och utnyttjar våra ramavtal behöver man dock inte göra upphandlingen själv, utan kan ta hjälp av Hansels team av experter. Man behöver egentligen inte mer detaljerad information än det där ”stora bord x st. och till dem x st. stolar” till en början för att experterna på Hansels enhet för upphandlingsstöd (tidigare Miniupphandlingsteamet) ska kunna hjälpa kunden att sammanställa de nödvändiga dokumenten för anbudsförfrågan och kundspecifika avtal.

Många av oss känner igen känslan av hur svårt det är att börja producera en text när man bara har ett tomt papper eller en tom datorskärm framför sig. Det är mycket enklare om man har någonting att jobba vidare på. Här har man hjälp av mallarna, som Hansel tillhandahåller på sin webbplats. Det finns mallar för varje fas i miniupphandlingen och i anslutning till kundspecifika avtal. Mallarna besparar en onödiga våndor, då det bara är att fylla i de nödvändiga uppgifterna enligt instruktionerna.

På det stora hela handlar offentliga upphandlingar, planering av upphandlingen och genomförandet av den om så mycket mer än bara den oundvikliga konkurrensutsättningsprocessen. För oss på Hansel är det ett hedersuppdrag att hjälpa våra kunder att ”tackla” denna konkurrensutsättningsprocess.

Minna Eskola, gruppchef, förenklade upphandlingar

Minna är en jurist som har jobbat de senaste åren mycket tillsammans med våra kunder, i synnerhet som gruppchef för stödgruppen för förenklade upphandlingar. Hennes stora målsättning är att underlätta kundernas upphandlingar och i sina blogginlägg vill hon föra fram hur stödgruppen kan hjälpa dig i dina upphandlingar.

Bloggare
Övriga blogginlägg