Värdesätt dina prioriteringar, chansa inte

Kvaliteten ska viktas till minst 70 %

Jag vet inte hur viktningarna utformades vid den här konkurrensutsättningen, men vi har använt dem också tidigare

Niko Myllynen tog för någon tid sedan ställning till jämförelsegrunderna vid konkurrensutsättningar. Till samma diskussion hör ofta åsikter om viktning. I praktiken har man konstaterat att viktningarna vid konkurrensutsättning och jämförelsefaktorerna för kvalitet inte alltid grundas på innehållet i anbudsbegäran. Ibland kommer de färdigt givna eller dragna som en kanin ur en hatt. Ibland förundras trollkarlen själv över vad som kom ur hatten. Egentligen finns det inte ens något rätt sätt, men fel sätt finns.

Min bästa regel för utformningen av kvalitetskriterier och viktning är att till en början glömma dem helt. Båda borde utformas medan syftet med upphandlingen och kraven i anbudsbegäran utvecklas och så att de är lämpliga för marknaden, inte i början av processen, och i synnerhet inte för att man har gjort så förut. Erfarenhet och lärdomar är något annat än kopiering.

Förutom vid utformningen av anbudsbegäran är det också alltför lätt att lämna besluten om viktningen bara till organisationens ledning. Då kan ledningen tro sig dra upp riktlinjer för viktningarna i anbudsbegäran fast de inte alls skulle förstå vad förändringar av olika viktningar kan betyda för konkurrensutsättningen. Då man anser att viktningarna i anbudsbegäran är det som entydigt avgör prisets och kvalitetens betydelse vid konkurrensutsättning. Man kan dock inte alltid klandra ledningen för situationen, eftersom de ofta tar beslut utgående från den information som tas fram för dem. I det här avseendet finns det skäl att se sig i spegeln, också för min del.

För att få en förnuftig diskussion om viktning, behöver man förstå kvalitetskriteriets två viktiga egenskaper: särskiljningsförmåga och relevans. Ett jämförelsekriterium för kvalitet som ger samma poäng till alla är sällan till nytta eller om kriteriet inte mäter något väsentligt kan man fråga sig varför man över huvud taget mäter det. Särskiljningsförmågan kan man på goda grunder pruta lite på, men aldrig på relevansen.

Efter ändamålsenliga jämförelsekriterier för kvalitet och en modell för prisjämförelse kan man bedöma eventuella viktningar. Preliminära viktningar skulle kunna utformas genom matematiska uträkningar av decimaler, men själv föredrar jag ofta ett förhållningssätt som bygger på magkänsla. Under beredningen av material för konkurrensutsättning har man flera gånger funderat på upphandlingen och dess goda och dåliga sidor. Med utnyttjande av dem bildar man sig en uppfattning om prisets och kvalitetens förhållande till varandra och framför allt en förståelse för vad kvalitet över huvud taget betyder vid konkurrensutsättning. Ur den här förståelsen flödar magkänslan.

Tyvärr räcker inte enbart magkänslan alltid till, eftersom man också måste fästa uppmärksamhet vid poängsättningens dynamik. Åtminstone det här får ingenjörens mungipor uppåt, eftersom man kan använda Excel, vad annars, som hjälp. Dynamiken kan åskådliggöras med följande enkla exempel:

Exemplet är en situation med två jämförelsekriterier för kvalitet och den skisserade situationen sådan att man tänker att kvalitetspoängen till slut utformas. Om bakgrundsarbetet är väl utfört blir det inte alltför svårt att få till stånd ett resultat och i vilket fall som helst lönar det sig att tänka ut flera scenarier. Utan den enskilda konkurrensutsättningens synvinkel kan man inte säga vilket alternativ som är bättre eller sämre. Däremot kan man säga att de är olika som alternativ, särskilt när det gäller poängens spridning. Därför är det skäl att offra en eller annan tanke på den lämpligaste poängsättningsmodellen. Särskiljningsförmåga kan man alltså medvetet bygga in i anbudsbegäran, men det behöver vara genomtänkt och basera sig på relevansen hos det som jämförs.

Utgående från det föregående kan man skapa scenarier för effekterna av prisspridningen mellan hypotetiska anbud. Utgående från de här scenarierna kan man reglera viktningen och poängsättningsmodellen i önskad riktning beroende på prioriteringar. Men viktigast är att: nu diskuteras viktningar på ett sätt som har en innehållslig betydelse, i stället för en diskussion bara om procent.

De faktiska viktningarna i anbudsbegäran och det faktiska förhållandet mellan pris och kvalitet kan bara sällan utläsas direkt ur viktningsprocent. Man lär få stirra på procenten också i fortsättningen. Jag förstår bara inte varför, eftersom de viktigaste mekanismerna finns bakom procenten.

Tuomo Vuorinen, kundchef

Ämnen nära ingenjörens hjärta har att göra med IT och utnyttjande av datasystem i affärsliv. Tuomo ser de stora riktlinjerna, men kan inget åt sin personlighet och blandar sig därför också i mindre detaljer. Detta helt oavsett om det är frågan om en blogg, cykel eller en anbudsförfrågan.

Bloggare
Övriga blogginlägg