Nej till änglabokmärken och gormande – Fem tips till anbudsgivare

1.    Det som ingen bett om lönar det sig inte att leverera

Upphandlingsenheterna lägger tid på att sammanställa anbudsbegäran. Minimikraven och -kriterierna är genomtänkta in i minsta detalj. All den information man behöver få om anbudsgivaren finns angivet i anbudsbegäran.

Anbudsgivaren kan vara frestad att skicka in fina företagspresentationer som bilagor till anbudsbegäran. Man får förstås göra det, men om man inte särskilt har bett om sådana är de inte till någon nytta i utvärderingen av anbudet.

I värsta fall kan extramaterialet innehålla villkor som går emot anbudsbegäran, vilket leder till att anbudet avslås.  Det konstigaste som jag har stött på i ett anbudskuvert är ett bokmärke med ängelmotiv. Bilagan och den önskade effekten av den lär för evigt förbli ett mysterium.

2.    Det som inte har levererats finns inte

En gång fick jag i en av mina upphandlingar ett anbud från ett känt storbolag som funnits i cirka hundra år. Anbudet innehöll enbart en prislista, på vilken priserna var angivna på ett annat sätt än man bad om i anbudsbegäran. Det blev avslag. Den gormande verkställande direktören jag hade på telefon hade svårt att ta in att ”vet ni inte vem jag är”, för i praktiken saknades all den begärda informationen. Det är säkerligen också en fördel för alla aktörer att inte anbudsgivarens yrkeskompetens, ekonomiska situation eller servicekvaliteten avgörs av hur känd anbudsgivaren är. Eller att man gormar i telefon.

3.    Ställ frågor och ta upp missförhållanden

Om det finns små fel eller oklarheter i anbudsbegäran bör anbudsgivaren ta upp det i form av tilläggsfrågor. Efter att sista datumet för inlämning av anbud har passerat kan man inte längre uppmärksamma missförhållanden.

Om anbudsgivaren inte lämnar in något anbud på grund av oklarheter hamnar den utanför upphandlingen i onödan. Det kan ha varit något som upphandlingsenheten hade kunnat förtydliga under processens gång. I värsta fall måste upphandlingen göras om från början, vilket får både upphandlingsenheten och anbudsgivarna att gråna i förtid.

4.    Känn din samarbetspartner

I upphandlingar inom den privata sektorn frågar man inte nödvändigtvis om exempelvis underleverantörernas ekonomiska ställning. I den offentliga sektorn är upphandlingsenheten skyldig att även kontrollera underleverantörers eller medlemmar i grupperingars uppgifter och bedöma anbudsgivarnas tillförlitlighet.

Jag har varit i en situation då anbudsgivarna i slutet av upphandlingen har fått otrevliga överraskningar om samarbetspartnernas bakgrund. I samarbetspartnernas bakgrund har det också funnits anmärkningar som har lett till att hela anbudet avslås.  Det kan du undvika genom att kontrollera allt med din samarbetspartner innan ni skickar in anbudet.

5.    Delta!

Många företag ignorerar de offentliga upphandlingarna helt. En del tycker förfarandet är för tungt och andra att det tar för mycket tid. Så är det säkert också, men å andra sidan får du en pålitlig beställare av de produkter eller tjänster du erbjuder. Offentliga upphandlingar utlyses på webbplatsen www.hankintailmoitukset.fi, så anbudsgivaren har inte lika mycket arbete med säljmöten eller att leta kunder som inom den privata sektorn.

En anbudsbegäran ska vara tydlig. I den anges all information som ska finnas med i anbudet. Förfarandena regleras enligt lag, och även om de skiljer sig från den privata sektorn är de okomplicerade. Om du går igenom processen en gång och samtidigt sätter dig in i upphandlingslagen är det betydligt smidigare nästa gång. Det finns även hjälp att få, och det bör man även utnyttja.

Även vid en försiktig uppskattning ligger värdet på de offentliga upphandlingarna på cirka 30 miljarder euro, det vill säga närmare 20 procent av Finlands bruttonationalprodukt.

Vi pratar alltså om en marknad man inte bör ignorera.

Mirke Turunen, konkurrensutsättningskonsult

Bloggare
Övriga blogginlägg