”Lägg fram siffror”

sade tjänstemannen på finansministeriet. En mer officiell formulering var programmet för digitalisering av upphandlingar och dess delprojekt för bättre utnyttjande av faktaunderlaget vid upphandlingar, som Hansel fick ansvaret för. Ivriga som småbarn började vi bygga upp integrationer och skapa ett koncept som togs i bruk i oktober och fick namnet statens upphandlingsdatatjänst. Tjänsten är avgiftsfri och är avsedd särskilt för ämbetsverkens upphandlingsansvariga och ledning. Man loggar in i tjänsten via Hansels webbplats. Försvarsministeriets förvaltningsområde är åtminstone inte ännu med i upphandlingsdatatjänsten.

Var det här nu något nytt? Jodå. I tjänsten får man dagligen aktuell information om inköpsfakturor per leverantör, information om samordnade upphandlingar inom Hansels ramavtal och de senaste uppgifterna från Statskontorets centralbokföringssystem Netra. Dessutom finns ämbetsverkens årsverken där. Informationen om inköpsfakturorna sammanställs strax innan fakturorna överförs till arkivet.

I den första versionen har upphandlingarna kategoriserats enligt kontoplanen för bokföringen – inte perfekt, men en bra början.

I framtiden är målet att gå ner ända till så kallad produktnivå, för uppgifterna tas från nätfakturornas xml-data som innehåller också radspecifik information om produkter och antal. Det förutsätter emellertid att staten går inför en gemensam produkthierarki och klassificerar alla upphandlingar enligt den. Vår uppfattning är att det går att uppnå, men då måste man ta till robotik och artificiell intelligens, för det finns oändligt många rader på statens inköpsfakturor. Utredningsarbetet för det här fortsatta projektet pågår som bäst på Hansel.

Men sen då, när lösningen fungerar perfekt på det tekniska planet? Tjänsten är inte till någon nytta, om den inte har någon inverkan. Programmet för digitalisering av upphandlingen är ett massivt projekt med målet att effektivisera upphandlingen, göra beställandet enkelt och digitalt och därmed uppnå besparingar. Statens upphandlingsdatatjänst var det första delprojektet som blev färdigt rent tekniskt, men det är först nu det börjar på riktigt. Det måste finnas kapacitet och vilja att dra slutsatser utifrån de data man får fram. Var finns den bästa och effektivaste leverantören? Hur ska vi sprida information om god praxis? Hur ska ämbetsverken mätas? Hur ska vi utveckla statens upphandlingskultur? I enlighet med Hansels strategi erbjuder vi nu våra kunder även utvecklingstjänster för upphandlingsenheten – det kan vara trevligt att inleda samarbetet till exempel med dataanalys.

Siffrorna avslöjar allt, bara man kan analysera dem. Ibland kan avslöjandena kännas generande och det kanske är bra, för ibland behövs det yttre tryck för att få till stånd en förändring. Å andra sidan är det bra att känna till ämbetsverkens bakgrund, så att man inte kommer ur askan i elden. På grundkursen i redovisning lär man sig att man får det man mäter.

Bästa statliga tjänstemän, det första buffébordet med upphandlingsdata är dukat.

Välkomna till bords!

 

Kirsi Koivusaari, ekonomidirektör

Kirsi iakttar världens gång ansvarsfullt via siffror. Hon vill automatisera dagliga rutiner och fokusera på det väsentliga. Det fina med Hansel är mångsidigheten; offentlig upphandling berör samhället på bred front.

Bloggare
Övriga blogginlägg