Tips om anbudsbegäran

1.    Bra planering är halva jobbet

Det här kommer fortfarande som en överraskning för många, men det tar tid att göra en anbudsbegäran. Du ska alltså inte tro att du skriver en upphandlingsannons och skapar en anbudsbegäran på ett par timmar, om du har hållit på med beskrivningen av föremålet för upphandling de senaste fem åren. Om man tänker på konkurrensutsättningen redan under planeringen gör det bland annat det lättare att fastställa och klassificera kraven. En omsorgsfullt förberedd anbudsbegäran genererar högklassiga anbud som också går snabbt att behandla. Det är också bra att involvera leverantörernas representanter i beredningen. Ha en aktiv dialog med marknaden så att du vet vart den är på väg.

2.    Föremålet för upphandlingen ska beskrivas

Det kan vara självklart för dig vad du vill införskaffa. Du måste ändå kunna skriva ner dina behov, helst så att andra förstår vad det handlar om. Ju tydligare beskrivningen av upphandlingen eller ditt behov är, desto större är sannolikheten att du får det du behöver. Utöver de tekniska specifikationerna, kom ihåg att tala om hur produkterna eller tjänsterna kommer att beställas och allt annat som har med det praktiska att göra, åtminstone i avtalsutkastet som är bilaga till anbudsbegäran. Och ja, ett avtalsutkast ska bifogas till anbudsbegäran.

3.    Identifiera och skilj mellan de lämplighetskrav som ställs på anbudsgivaren och kraven föremålet för upphandlingen ställer samt jämförelsegrunderna

Anbudsgivarnas lämplighetskrav blandas väldigt ofta ihop med anbudets jämförelsegrunder. Håll isär de här två sakerna. Med anbudsgivarens lämplighetskrav avses krav som ställs på företaget som ger ett anbud (t.ex. genomförda leveranser, omsättning), och som samtidigt fungerar som uteslutningsgrund. Om anbudsgivaren inte uppfyller kraven, får anbudsgivaren alltså inte vara med i jämförelsen överhuvudtaget. Om anbudsgivarens anbud inte uppfyller kraven föremålet för upphandlingen ställer står anbudet i strid med anbudsbegäran och ska förkastas före jämförelsen. Jämförelsegrunderna är saker som har att göra med föremålet för upphandlingen och ska bedömas, och det är saker som anbudsgivaren inte måste ha.

4.    Börja aldrig med viktningarna

Undertecknad blir alltid irriterad varje gång jag under det inledande mötet får höra om de viktningar som den anskaffande enheten har beslutat sig för att använda vid jämförelsen. Det här är alltså innan de tidigare skedena ens har inletts. I samma andetag jämrar man sig över hur svårt det är med kvalitetsjämförelse. Det är det säkert, när man inte ens har fastställt vad man ska införskaffa. En tumregel är att helt glömma jämförelsen och viktningarna i början. Fokusera på det som är väsentligt, det vill säga det du egentligen ska införskaffa. I välgjorda beskrivningar av föremålet för upphandlingen hittar man i allmänhet de saker som ska jämföras automatiskt.

5.    Värdesätt kvalitet du vill betala för

”Det här kan inte införskaffas utan kvalitetsjämförelse!” Jag håller ofta inte med. Mycket kan införskaffas riktigt effektivt utan kvalitetsjämförelse. Många saker införskaffas ändå genom att betala för extra så kallad nonsenskvalitet. Det här kan få det att hetta till, för många tror att man inte får använda enbart prisjämförelse i offentliga upphandlingar. Jag uppmanar ändå till att försöka. Problemen med en kvalitativ jämförelse ligger ofta i att man inte har funderat på eller helt enkelt inte vet vad man ska införskaffa. Man skriver allmänna jämförelsegrunder som inte har något att göra med den faktiska kvaliteten på produkten eller tjänsten. Beklagansvärt ofta är det anbudsgivarnas skrivförmåga som mäts. Om det är svårt att hitta mätbara och objektiva kriterier som är lätta att påvisa och som du är beredd att betala för att få uppfyllda, ta inte med kvalitetsfrågor i kvalitetsjämförelsen. Flytta dem till de obligatoriska minimikraven för föremålet för upphandlingen och dimensionera anbudsgivarnas lämplighetskrav på rätt sätt. Så får du kvalitet i tävlingen.

6.    Simulera, simulera, simulera

Simulera din jämförelsemodell innan du publicerar anbudsbegäran om du använder kvalitetsjämförelse. Se med hjälp av skalning till att någon av anbudsgivarna får poäng som motsvarar viktningen. Uppskatta hur sannolikt det är att kriterierna i en kvalitativ jämförelse skapar spridning mellan anbudsgivarna. Du ger väl inte poäng för sådant som hör till minimikraven? Fundera i samband med simuleringen på hur du behandlar anbuden och gör samtidigt tabeller och annat bakgrundsmaterial du behöver för behandlingen. Simuleringen kan visa eventuella fel i din poängsättningsmodell eller visa dig ett mer effektivt sätt att be anbudsgivaren om uppgifter som snabbar upp behandlingen.

7.    Be bara om det du behöver

Det är en arbetsam process för anbudsgivare att lämna ett anbud. Be inte i onödan anbudsgivarna lämna in uppgifter i sitt anbud som du inte utnyttjar när du behandlar anbuden. Alla ”bra-att-veta"-saker kan du gå igenom med den vinnande leverantören, till exempel vid ert första möte.

8.    Konkurrensutsätt!!

Gör inte affärer med din granne Kauko eller din golfpartner Ester, speciellt inte om det inte finns några uppenbara grunder för en direktupphandling. Det finns det sällan. Det går sannolikt åt lika mycket tid till att hitta på och fundera på grunder som att konkurrensutsätta. Om du tycker att du inte har tid eller att du inte har tillräcklig kunskap, ska du be utomstående experter om hjälp i god tid. Även vid små upphandlingar har du rätt att be om anbud på det sätt du vill. Jag skulle rekommendera det, för Kaukos och Esters priser innehåller inte alltid kompisrabatt. 


 

Mirke Turunen, konkurrensutsättningskonsult

Bloggare
Övriga blogginlägg