Från köp av egenskaper till upphandling av effekter

När till och med en konventionell offentlig upphandling för vissa kan framstå som en upplevelse jämförbar med att åka spöktåg, kan man bara föreställa sig hur en diskussion om innovativ upphandling och upphandling av effektivitet låter i deras öron. Termerna används på olika sätt, och definitionerna blandas än så länge friskt.  

Tyngdpunkten i definitionerna verkar ändå förflyttas från den enskilda köphändelsen mot de mer omfattande effekterna av resultat och produkter. Vad avses då med upphandling av effektivitet? Jag vill ta fasta på en rätt enkel sak: mervärde. För mig betyder upphandling av effektivitet genom offentlig upphandling verksamhet där man försöker ge pengarna ett så stort samhälleligt värde som möjligt.

Ett framgångsrikt resultat uppnås emellertid inte ”bara” genom att skattemedlen används effektivt utan också på ett sätt som mäter det uppnådda resultatet. 

I själva verket är diskussionen om upphandling som syftar till effektivitet strategiskt sett samma diskussion som den hur den offentliga förvaltningen borde delta i marknadsaktiviteter. Är staten en aktiv aktör på marknaden, en möjliggörare, eller en passiv korrigerare av marknadsstörningar? En betydande del av de 35 miljarder euro som den offentliga förvaltningen lägger på upphandling går ändå till upphandling av vanliga saker. Därför närmar jag mig frågan från tre synvinklar som är viktiga när det gäller att ta sig an de stora utmaningarna i samhället men också med tanke på vanlig upphandling. 

1.    Diskutera och involvera andra i att tänka. Om man tänker ensam kan de största fördelarna gå förlorade.

Även om det sägs att en symfoniorkester inte skulle ha kunnat komponera Finlandia eller en arbetsgrupp måla Mona Lisa, är individualism inte den mest idealiska jordmånen vid upphandling som syftar till effektivitet. Det kräver ofta branschövergripande kompetens och frigörelse från invand praxis.  Nya perspektiv är ofta nödvändiga. Tänk på och planera din upphandling mer öppet, och ta även med potentiella leverantörer i diskussionen.  Att kopiera gamla och traditionella anbudsmaterial som utgångspunkt för en ny konkurrensutsättning är inget fruktbart utgångsläge vid planering av projekt som syftar till effektivitet.

2.    Tänk på vilken information som är viktig för att analysera och utveckla verksamheten.

En konkurrensutsättning bör ses som mycket mer än en teknisk prestation och en process som leder till val av leverantör. Kärnan i tänkesättet om att beakta effektiviteten handlar starkt om att det ska finnas något som kan mätas. För att kunna mäta är det bra att känna till vad som är relevant med tanke på målet. 

Ett klassiskt exempel från IKT-sektorn är att mäta funktionaliteten hos en applikation. En applikations användbarhet tycks fortfarande mätas utifrån en servers användbarhet. Mycket viktigare vore dock att veta om applikationen fungerat som avtalat.  Och ännu viktigare är det att veta om användningen av systemet har varit till nytta för användaren eller användarorganisationen. 

Att mäta fördelar är ofta svårt, men inte heller här bör man svälja elefanterna.  Om man inte försöker, lär man sig inget. En enskild upphandling bör inte heller bara ses som en fristående upphandling. Det kan vara en pilot för nästa upphandling eller på något annat sätt en försöksplattform till något som fortfarande väntar på sitt genombrott. Även om det av en enskild leverantör inte går att kräva påvisande av omfattande fördelar och avtalsmässiga sanktioner, är det ändå bra att sätta upp mål och försöka mäta hur målet uppnåtts.  

3. Från produkt- och tjänsteinriktning till behovs- och probleminriktning

Upphandling av effektivitet handlar om att söka det mest framgångsrika slutresultatet. Om man upphandlar färdigt specificerade produkter kan uppmärksamheten riktas för mycket på att specificera detaljer i stället för behov. 

I princip kan man närma sig även en enkel upphandling genom effektivitet eller åtminstone genom effekter där man fokuserar på vad upphandlingen är en lösning på och vilka effekter de olika alternativen skapar för den upphandlande enheten. Man kan närma sig t.ex. behovet av en ny videoprojektor på flera sätt.  Sättet att närma sig kan vara fel om det förväntade värdet är köp av en ny videoprojektor. Behovet är nämligen inte relaterat till projektorn utan förmodligen till en önskan om att kunna presentera information på ett lämpligt sätt.  Ett reflekterande hologram i mitten av ett rum vore en praktisk lösning, men i väntan på kommersiella versioner av sådana kan även en traditionell skärm fylla samma funktion som en projektor. Dessutom bör man i den nya upphandlingslagens anda beakta livscykelkostnaderna för hela utrustningen, även ur miljösynvinkel.  Över huvud taget kan man också fundera på om det är värt att köpa projektorn till sig själv eller om presentationstekniken bör köpas som en tjänst.

Den mest delikata situationen från upphandlingssynpunkt är när den upphandlande enheten är medveten om ett problem men inte vet hur det ska lösas.  Då kan lösningen vara att konkurrensutsätta och låta leverantörerna använda sitt huvud för att uppnå den bästa möjliga lösningen. 

Att beakta effektiviteten är inte särskilt svårt, i synnerhet om man inte strävar efter planetära effekter i likhet med tidvattenfenomenet. Vad som är viktigt är att utmana sig själv att fråga varför man gör det man gör, och till vilket problem eller behov det behövs lösningar. I samhälleligt betydelsefulla upphandlingar bör det vara ett värde i sig att beakta effektiviteten, men principen bör heller inte glömmas bort vid mindre upphandlingar. I grund och botten handlar det bara om rationell och produktiv användning av resurser. 

Vad bör man alltså tänka om en upphandling som konstateras sakna effektivitet och till och med effekt?

Om en upphandling inte leder till en mer effektiv, produktiv och relevant verksamhet, har skattemedlen då använts fel?
 

Tuomo Vuorinen, kundchef

Ämnen nära ingenjörens hjärta har att göra med IT och utnyttjande av datasystem i affärsliv. Tuomo ser de stora riktlinjerna, men kan inget åt sin personlighet och blandar sig därför också i mindre detaljer. Detta helt oavsett om det är frågan om en blogg, cykel eller en anbudsförfrågan.

Bloggare
Övriga blogginlägg