Sväva inte på målet – det förhandlade förfarandet under konkurrens hjälper dig att fokusera på det väsentliga

En upphandlande enhet står inför ett kvistigt problem: hur ordna så att medborgarna kan ta sig över en flod? Ett massivt brobygge är ett alternativ. Eller så kan man gräva en tunnel eller skaffa en färja som transporterar folk över vattnet. En modern upphandlande enhet väljer det förhandlade förfarandet under konkurrens som upphandlingsmetod. Då betraktas de olika alternativen som lösningsmodeller om vilka enheten kan förhandla med anbudsgivarna.

Exemplet är säkert bekant för många som arbetar med upphandlingar, men det förhandlade förfarandet under konkurrens är inte lika väl känt. Varje upphandlingsmetod har dock tagits fram för att bli använd. Den förnyade upphandlingslagen gör det förhandlade förfarandet under konkurrens till ett ännu intressantare alternativ för genomförandet av offentliga upphandlingar.

Förfarandet börjar med en kartläggning av den upphandlande enhetens minimibehov och -krav. Sedan förs förhandlingar om de metoder eller lösningsmodeller som kan uppfylla dessa behov och krav. Till slut lämnar anbudsgivarna – dvs. den upphandlande enhetens förhandlingspartner – sina anbud enligt den slutliga anbudsförfrågan som preciserats genom förhandlingarna.

Men hur ska den upphandlande enheten kunna utnyttja fördelarna med det förhandlade förfarandet under konkurrens fullt ut?

Var öppen för fräscha nya idéer

Nycklarna till en lyckad konkurrensutsättning är att enheten funderar omsorgsfullt på upphandlingens objekt och beskriver det i skrift på ett tydligt och begripligt sätt. Den som går in för det förhandlade förfarandet under konkurrens måste vara beredd på att frångå den etablerade attityden och tänka på ett annat sätt.

Om kraven på upphandlingsobjektet är alltför minutiöst specificerade, faller intressanta lösningsmodeller bort. Om kraven är för allmänt formulerade, kan resultatet vara att enheten blir tvungen att brottas med lösningar som är triviala eller som man vet att inte fungerar. Därför är det väsentligt fokusera på det problem som du vill lösa genom konkurrensutsättningen i stället för att bolla fram och tillbaka med upphandlingens objekt. Med andra ord: det förhandlade förfarandet under konkurrens är ett utmärkt tillfälle att lyssna på marknaden.

Den upphandlande enheten eller anbudsgivaren ska inte gräva ned sig i sina ställningar och bara lyssna på den andra parten eller bara framföra begäran eller önskemål till den andra. Genom tillräckliga frågor och även kritik kan det förhandlade förfarandet under konkurrens bli en berikande växelverkan där båda parter dialogiskt utvecklar sina uppfattningar om marknaden och utbudet. Även om anbudsgivaren inte tar hem just den affär som förhandlingarna gäller, kan anbudsgivaren vara ett steg närmare sin nästa kommersiella framgång.

Behov som definieras problemorienterat och på en klok abstraktionsnivå styr anbudsgivarna att föreslå genuint fungerande lösningsmodeller som bygger på den senaste kunskapen som finns på marknaden. Den upphandlande enheten ska därför vara beredd på att genuint tänka på de lösningsmodeller som föreslås. En särskilt fördomsfri attityd krävs då anbudsgivare föreslår outside-the-box-lösningar som man nödvändigtvis inte ens har kommit att tänka på förut. Om tanken på främmande eller speciella lösningsmodeller känns skrämmande, är det bra att överväga en gång till om det vore bättre att ändå genomföra konkurrensutsättningen med det öppna eller det förhandlade förfarandet.

Ta förhandlingarna från det övre planet till detaljerna

I stället för att fila på kraven eller tampas om avtalet lönar det sig att inleda förhandlingarna på en allmän nivå. Investera gott om tid och resurser på samtalen så att du garanterat förstår vad anbudsgivarens förslag handlar om. Bilder säger mer än tusen ord och en lyckad produktdemonstration berättar mer än tusen bilder. Öppna frågor ger anbudsgivaren möjlighet att motivera varför just deras föreslagna lösningsmodell lämpar sig bäst för den upphandlande enhetens behov. Förhandlingsomgångarnas innehåll preciseras på ett naturligt sätt när det förhandlade förfarandet under konkurrens framskrider.

Klok resursallokering i projektets olika skeden

Konkurrensutsättningar är rätt ofta brådskande: upphandlingsannonsen borde publiceras helst i morgon och avtalen undertecknas senast om en månad. Eftersom ingen hinner jobba på den preliminära anbudsförfrågan före midsommar eller jul, känns det förhandlade förfarandet under konkurrens som ett lockande alternativ för en upphandlande enhet som är benägen att uppskjuta saker. Man förhandlar först och gör anbudsförfrågan färdig i all hast när förhandlingarna har slutförts.

Det förhandlade förfarandet under konkurrens spar tid i upphandlingsprojektets början: resursbehovet koncentreras ofta till förhandlingarnas mellan- och slutskede. Förhandlingarna ger den upphandlande enheten nya kunskaper och det är viktigt att systematiskt utnyttja dessa kunskaper i de slutliga handlingarna för anbudsförfrågan. Ett processbaserat sätt att skriva – att skriva och vidareutveckla utkast – resulterar i en strålande anbudsförfrågan.

Reservera tillräckligt med tid

På grund av den särskilda karaktären av det förhandlade förfarandet under konkurrens är det bra att planera förhandlingarna med tillräckligt långa intervaller. Reservera mer tid än i det normala förhandlade förfarandet:

  1. mellan enskilda förhandlingssessioner, så att du också har tid att sätta dig in i eventuella överraskande synpunkter som anbudsgivarna framför;
  2. mellan förhandlingsomgångarna så att du har tid att skapa en lägesbild över anbudsgivarnas lösningsmodeller och fatta nödvändiga beslut och formulera riktlinjerna för de följande omgångarna;
  3. efter förhandlingsomgångarna så att den kunskap som inhämtats under förhandlingsomgångarna säkert kan utnyttjas som en del av anbudsförfrågan.

I idealfallet levererar en avtalsleverantör en produkt eller tjänst som är en del av leverantörens kärnkompetens och tillgodoser den upphandlande enhetens behov väl. Då hörs marknadens stämma i lösningen på den upphandlande enhetens problem – oavsett om det slutliga valet är en färja, tunnel eller bro.
 

Pekka Alahuhta, konkurrensutsättningskonsult

Pekka Alahuhta är doktor i produktionsekonomi och bosatt i södra Helsingfors. Han är särskilt intresserad av konkurrensutsättning av ICT- och experttjänster. Nyckelfaktorer bakom lyckad offentlig upphandling är samarbete och slutresultatets kvalitet.

Bloggare
Övriga blogginlägg