Acceptera inte undermålig kvalitet utan reklamera

I en perfekt värld skulle denna text vara onödig. Men i praktiken råkar kunden ibland ut för situationer där en vara eller tjänst inte är avtalsenlig. Samarbetet med leverantören haltar trots skriftliga avtal, men i bästa fall har parterna uppfattat överenskommelserna på samma sätt. 

Kunder har ibland en alltför hög tröskel för att reklamera. Man lyssnar för länge på leverantörens varierande ursäkter och löften om en bättre framtid för att säkerställa samarbetet. I en sådan situation skulle en skriftlig reklamation ”lyfta katten på bordet”, och situationen åtgärdas snabbare. En reklamation är en anmälan om att produkten eller verksamheten är felaktig, inte en personlig kränkning eller ett allmänt missnöjesyttrande mot leverantören.

Jag anser att det rentav är en skyldighet att reklamera när det inte handlar om egna pengar utan om att effektivt använda gemensamma skattemedel.

Och det är schyst att reklamera missförhållanden i tid, när man ännu eventuellt kan rätta till det hela. Att snabbt ingripa i olägenheter förebygger en tillspetsning av situationen och ännu värre skador. Det gamla talesättet att saker blir allt mer komplicerade ju längre man dröjer håller streck även i detta fall. Att avstå från att reklamera innebär att kunden accepterar den rådande situationen.

Till en början kan det vara bra att försöka reda ut saken genom diskussion och förhandlingar, men i Hansels ramavtal finns alltid sanktioner för avtalsstridig verksamhet för att skydda kunden. Det är dock svårt att kräva nedsatt pris eller andra avtalsenliga ersättningar om man låtit bli att reklamera. För att inte tala om extrema åtgärder såsom att häva avtalet eller utesluta en anbudsgivare ur konkurrensutsättningar på grund av dåliga erfarenheter, vilket alltid förutsätter skriftlig, tydligt dokumenterad reklamation.

Även leverantören har nytta av reklamationer: i allmänhet främjar de leverantörens vilja att utveckla sina produkter eller effektivisera sina processer. Om tillverkaren inte är medveten om ett fel är det omöjligt att rätta till det.

I bästa fall kan reklamationer leda till nya innovativa produkter eller processer.

Vid behov hjälper Hansel kunden med reklamationen och förhandlingarna med avtalsleverantören. Vi följer upp reklamationer i anslutning till avtalshanteringen, och därför är det viktigt att reklamationer även skickas till Hansels kundtjänst för kännedom.
 

Sari Ylipalo, kategorichef

Som kategorichef Sari övervakar bland annat uppfyllandet av avtalsvillkor för ramavtalet om kontorstjänster. Hon anser att nyckeln till ett bra samarbete är kommunikation, vars betydelse ökar i de allt snabbare förändringarna.

Bloggare
Övriga blogginlägg