När du har blivit godkänd som avtalsleverantör för vår gemensamma upphandling kan du berätta om ditt deltagande i alla dina egna kanaler, till exempel på webbplatsen, i nyhetsbrev och i sociala medier.  

Kom ihåg att i din marknadskommunikation förmedla en sanningsenlig bild av innehållet av den gemensamma upphandlingen, dess omfattning och verksamhetsmodell. Du beaktar väl att du endast kan marknadsföra de produkter och tjänster som ditt företag har blivit valt ut att leverera.  

I allmänhet vill offentliga (upphandlande) organisationer inte ta emot reklam, och det är därför vi rekommenderar att före inledningen av marknadskommunikation alltid först kontakta Hansels avtalskontaktperson för att ni tillsammans kan fundera och komma på bra marknadsföringsåtgärder och deras innehåll.   

Kommunikation inom den egna organisationen 

Du kommer väl ihåg att informera om deltagandet i Hansels avtal och dess verksamhetsmodeller också internt i din organisation. Vid behov får du hjälp av Hansels avtalskontaktperson.  

Marknadskommunikation gällande ramavtal 

Ett ramavtal är en färdigt konkurrensutsatt avtalshelhet som ingås mellan en eller flera leverantörer och den upphandlande enheten. I ramavtal som inbegriper flera leverantörer följer den upphandlande enheten den verksamhetsmodell som är fastställd i ramavtalet (till exempel minitävling eller rangordning).  

Ramavtal kan endast användas av kunder som i förväg har anslutit sig till dem. Du beaktar väl att du kan rikta marknadsföringskommunikation endast till de anslutna kunderna. Berätta de anslutna kunderna om de produkter och tjänster som du erbjuder inom ramavtalet så, att du ändå alltid beaktar verksamhetsmodellen för den gemensamma upphandlingen i fråga.  

Marknadsföringskommunikation inom DPS 

Dynamiskt inköpssystem (DPS) är ett digitalt upphandlingsförfarande som under sin giltighetstid är öppet för alla anbudsgivare som uppfyller de ställda lämplighetskraven. I DPS utför kunden en egen minitävling bland alla leverantörer som är deltagare i DPS.   

I synnerhet lönar det sig att marknadsföra dynamiska inköpssystem (DPS), eftersom nya kunder kan ansluta sig till DPS under hela dess giltighetstid. Det lönar sig för leverantören att göra sig känd och upphäva sina styrkor, eftersom kunderna i DPS kan friare bestämma föremålet för upphandlingen samt urvals- och jämförelsegrunder för det.  

Marknadskommunikation gällande tillfälliga gemensamma upphandlingar 

Man ska inte informera offentligheten om kundspecifika kontrakt som har ingåtts på basis av en tillfällig gemensam upphandling, eftersom varaktigheten av ett tillfälligt kontrakt inte är känd på grund av besvärsärendet i marknadsdomstolen.  

När man kontaktar kunderna eller riktar försäljningsåtgärder till dem ska man alltid berätta dem tillfälligheten av gemensamma upphandlingar, samt de begränsningar som tillfälligheten medför.  

Vi rekommenderar att du alltid diskuterar innehållet av kommunikationen gällande tillfälliga ramavtal med Hansels avtalskontaktperson.  

Exempel på marknadskommunikation 

• Meddelande om att du blivit vald till avtalsleverantör, samt presentation av kontaktpersoner 

• Presentation av produkternas och tjänsternas egenskaper 

• Instruktioner för hur man använder ett beställningssystem 

• Inbjudan att besöka leverantörens lokaler 

• Driftsutbildning och andra evenemang 

• Informering tillsammans med Hansel om överenskomna avtalsändringar, till exempel pris- och underleverantörsändringar osv.  

• Mässor och andra yrkesmässiga evenemang, utställningar i leverantörens lokaler 

• Kanaler, bland andra leverantörens egen webbplats, kanaler inom sociala medier, pressmeddelanden, nyhetsbrev, facktidskrifter 

Avtalsleverantörslogo 

Du kan använda Hansels avtalsleverantörslogo i din egen marknadsföring. Du kommer väl ihåg att alltid använda sen senaste versionen av logon. För tillfället används versioner som har uppdaterats år 2020. Läs mer om användningen av logon och ladda ned den här! 

Kundlistor 

Du hittar information om de kunder som har anslutit sig till den gemensamma upphandlingen på Kunder-fliken på upphandlingens egen webbsida. Kundlistan är avsedd för kundkommunikation som hänför sig till avtalet, inte för direktmarknadsföring.  

Du får uppgifterna om de anslutna kunderna till ditt förfogande genom att:  

• bläddra anslutningsuppgifterna en i taget i hierarkiträdet på din ramavtalssida 

• ladda ned alla anslutningsuppgifter i en Excel-fil på nederkanten av din ramavtalssida 

• beställa anslutningsuppgifterna via e-post på Mina uppgifter-sidan.  

Hansels kanaler för marknadsföringskommunikation 

Vi når våra kunder bland annat genom vår webbtjänst, våra kundrelationschefer eller genom nyhetsbrev och evenemang. Vi berättar aktivt om våra gemensamma upphandlingar, men vi säljer eller marknadsför inte produkter eller tjänster av våra enskilda avtalsleverantörer.  

Hansel.fi-webbtjänst 

• I vår webbtjänst finns separata sektioner för våra kunder och våra avtalsleverantörer, och de kräver inloggning  

• Det finns all information om de gemensamma upphandlingarna samlad i webbtjänsten, och där hittar du också bland annat anvisningar och dokumentmallar 

• I webbtjänsten ansluter sig våra kunder till gemensamma upphandlingar samt förvaltar anslutningarna 

• Där finns också nyheter om konkurrensutsättningar, upphandlingsbeslut och kontraktändringar 

Sociala medier 

• Du hittar oss i Twitter och i LinkedIn 

Hansels kundchefer 

• Guidar och konsulterar klientelet inom sitt eget förvaltningsområde i upphandling 

• Förmedlar kunderna information om såväl gemensamma upphandlingar som utveckling av upphandlingsverksamheten  

Nyhetsbrev och direktmeddelanden via e-post 

• Vi berättar om nya gemensamma upphandlingar via e-post för de kunder som var anslutna till den föregående gemensamma upphandlingen, samt för andra potentiella kunder 

• Det månatliga nyhetsbrevet Palvelu-uutiset (Tjänstenyheter) till våra kunder 

• Vi informerar bl.a. om konkurrensutsättningar som håller på att starta, samt nya gemensamma upphandlingar 

Evenemang 

Vi ordnar och deltar i olika evenemang och sammankomster, utsedda för offentliga aktörer (ValtioExpo, Kuntamarkkinat), där våra kunder, avtalsleverantörer och sakkunniga kan träffas, delta i nätverkssamarbete samt dela information sinsemellan ansikte mot ansikte.