Våra kunder berättar

Brottspåföljdsmyndigheten konkurrensutsatte inspektionstjänsterna

Synnerligen enkel upphandling

Vid konkurrensutsättning av granskningstjänster begränsades Brottspåföljdsmyndighetens uppgifter till att definiera objektet och ingå avtal med den leverantör som blivit utsedd.

Hansel och Brottspåföljdsmyndigheten har samarbetat en längre tid. Konkurrensutsättning har förekommit på alla områden, den senaste om lagstadgade inspektionstjänster. Ett omsorgsfullt förberedande arbete underlättade konkurrensutsättningen; projektet som påbörjades på våren 2013 slutfördes i december då avtalet trädde i kraft.

Förberedelsearbetet lägger en solid grund

Brottspåföljdsmyndigheten har goda erfarenheter av att konsultera Hansel om konkurrensutsättning. Hemligheten med en framgångsrik konkurrensutsättning av inspektionstjänster är en noggrant genomförd definiering av kraven. Säkerhetsingenjör Ari Pakarinen påbörjade konkurrensutsättningen och ansvarade såväl för den interna informationen som för samordningen av projektet.

– Vi har kontor från Helsingfors till Övertorneå och behovet av lagstadgade inspektioner och erforderliga utredningar är stort: branddetektorer, hissar, portar och mycket mer, säger Pakarinen då han beskriver omfattningen av projektet.

– Under förberedelsefasen fick vi en hel del värdefull information från fältet. Fastighetscheferna uppgav för sin del vad som behövs och vilka saker i leverantörens verksamhet som är av betydelse, börjande med fastighetssäkerheten.

Målsättningen är koncentrerad service

Brottspåföljdsmyndigheten såg det som betydelsefullt att få fram en koncentrerad servicelösning.

– Det är bra att få analyserna från en och samma plats då en helhetsbild ska gestaltas. Att samordna en utspridd verksamhet skulle ge betydligt mer arbete. Dessutom är det alltid lättare att samarbeta med en enda leverantör, motiverar Pakarinen.

Efter definitionsfasen skötte Hansel konkurrensutsättningen och diskussionerna med anbudsgivarna.

– Det grundläggande arbetet blev så väl utfört att vi inte själva behövde befatta oss med leverantörerna, påpekar Pakarinen.

Avtalet om inspektionstjänster är 2 + 4 -årigt. Efter de två första åren hör vi oss för om fältets erfarenheter och beroende på responsen förlängs avtalet med ett år åt gången.

Landets högsta upphandlingskompetens

Nyttan av konsultering för konkurrensutsättning är obestridlig. Brottspåföljdsmyndigheten kan koncentrera sig på sitt eget arbete, då resurser inte behöver bindas vid konkurrensutsättningsprojekt.

– I Finland har ingen en sådan kompetens i fråga om offentlig konkurrensutsättning som Hansel. Dessutom åstadkommer vi besparingar i helhetskostnaderna, resonerar Pakarinen om de fördelar konsulteringen medför.

– Vi har varit synnerligen nöjda med Hansels arbete, berömmer Pakarinen. Han hoppas att konkurrensutsättningen fortsätter att utvecklas åt det hållet att Hansel tar hand om mötena med leverantörerna och att upphandlingsenheten inte behöver delta i överläggningarna.

– Vi är en stor institution med en personal som uppgår till nästan 3 000, vilket gör att det knappast finns några leverantörer som skulle behaga allihop. Likväl kan vi alltid lära oss och beakta saker som bör förbättras i kommande anbudstävlingar, resonerar Pakarinen och understryker kundens roll då det gäller att definiera objektet för upphandlingen.

– Jag hoppas att Hansel ytterligare förmår utvidga sina resurser. Under årens lopp har tillgången till tjänster ökat, men till exempel skulle det vara bra att satsa mer på övervakning av kontraktsleverantörer än de nuvarande stickproven, säger Pakarinen och passar bollen åt Hansels håll.