Våra kunder berättar

Hur så besvärlig upphandling?

Metsäntutkimuslaitoksen hankinta-asiantuntija Anki Geddala.

Skogsforskningsinstitutets upphandlingsansvariga Anki Geddala.

Upphandlingar kräver kunnande. Skogsforskningsinstitutets upphandlingsansvariga Anki Geddala framhäver också vikten av att dela information och centralisera upphandlingarna.

– Upphandlingslagen är ypperlig, men ofta saknas kunskapen för att tillämpa den. En dåligt skött konkurrensutsättning kan leda till långa domstolsförhandlingar. Till all tur behöver alla inte behärska lagparagraferna, utan vi som är upphandlingsexperter finns till för det, sammanfattar Geddala sitt arbete.

Geddala sköter upphandlingsärenden vid Skogsforskningsinstitutet; till uppgifterna hör bland annat att handleda i och informera om upphandlingsärenden, att granska konkurrensutsättningsdokument och anslutning till samt uppföljning av Hansels ramavtal.

– Arbetsfältet är brett eftersom jag är den enda upphandlingsexperten i vår organisation. Det finns verksamhetsställen runt om i hela Finland, så det blir mycket resdagar, berättar Geddala som är bosatt i Joensuu.

Centralisering lönar sig

Geddala framhäver att man kan göra upphandlingarna smidigare då kunniga personer informerar om principerna och praxisen samt utför upphandlingarna. Hon är starkt för centralisering - både inom ämbetsverket i upphandlingsarbetet och för leverantörernas del.

– När ett företag som uppfyller behörighetskraven har valts till leverantör genom en väl genomförd konkurrensutsättning och upphandlingens innehåll är tydligt för båda parter fungerar det vanligen.

Att centralisera genomförandet av upphandlingar inom ämbetsverket till kunniga personer för med sig besparingar bland annat gällande användningen av arbetstid, då personerna vet var och hur de ska sköta upphandlingarna.

– Överlappningarna måste gallras bort! Upphandling är något man måste lära sig, eftersom det billigaste alternativet inte alltid är det bästa, konstaterar Geddala.

Ett medryckande arbete

Geddala har varit anställd vid Metla över 30 år, i början som laborant och över 20 år som laboratoriemästare. Hon började som upphandlingsexpert när denna tjänst inrättades vid Metla 2008. Arbetet är mångsidigt, intressant och utmanande.

– Jag har nytta av att jag tidigare har utfört upphandlingar i laboratoriet. Jag är målmedveten och noggrann. Båda två är egenskaper som passar bra när man jobbar med upphandlingar, berättar Geddala.

En av de största utmaningarna i arbetet som upphandlingsansvarig har varit frågan om hur man ska lyckas ändra på gammal praxis samt hur man ska främja information om upphandlingar inom ämbetsverket. För tillfället pågår arbetet med att hitta den bästa praxisen för upphandlingsverksamheten inom Naturresursinstitutet som inleder sin verksamhet 1.1.2015.

– Under de första åren stötte jag ofta på frågan: ”Inte behöver man väl konkurrensutsätta det här?” Informeringen har ändå burit frukt och nu börjar diskussionen ofta med frågan om hur och enligt vilken tidtabell konkurrensutsättningen ska genomföras. Även de "vilda" upphandlingarna har man fått ganska bra under kontroll och upphandlingarna genomförs i första hand genom Hansels ramavtal eller genom att konkurrensutsätta dem själv.

Sök och dela information, nätverka och diskutera

Det lönar sig för dem som utför upphandlingar att använda sig av upphandlingsexperternas hjälp till exempel för att göra upp en offertförfrågan och att om möjligt själv delta i upphandlingsutbildningar.

– Det är svårt att ge direkta tips gällande konkurrensutsättningar eftersom alla konkurrensutsättningar är olika. Allmänt kan jag konstatera att en väl och omsorgsfullt gjord offertförfrågan är grunden för en lyckad upphandling, säger Geddala.

Utmanande konkurrensutsättningar stöter man på flera gånger varje år.

– Oberoende av hur upphandlingsbeslutet utfaller är det alltid möjligt att det överklagas till marknadsdomstolen. Jag strävar efter att minimera riskerna genom att söka så mycket information som möjligt om motsvarande fall i upphandlingslitteraturen, bland domstolens beslut samt genom att diskutera med upphandlingsexperter vid andra ämbetsverk eller samarbetspartners.

Geddala berättar att hon regelbundet följer med bland annat marknadsdomstolens webbsidor.

– I besluten kan man hitta svar på de frågor man själv grubblar över gällande de egna konkurrensutsättningarna, och för vilka man inte alltid hittar information i upphandlingslagen, tipsar hon.

Bra kanaler, diskussioner, nätverkande och delande av information är viktigt. Evenemang utgör också bra möjligheter för att träffa kollegor och diskutera upphandlingsärenden, avslutar Geddala.