Usein kysyttyä puitejärjestelyistä

Liittyminen

Haluamme hyödyntää puitejärjestelyä vain osan aikaa sopimuskaudesta, koska meillä on vielä voimassa oma sopimus. Voimmeko liittyä puitejärjestelyyn vain tietylle aikavälille?

Puitejärjestelyyn voi liittyä vain koko puitejärjestelyn keston ajaksi, mutta liittyminen ei velvoita teitä käyttämään puitejärjestelyä koko keston ajalta. Tilanteessa jossa tarkoituksena on hyödyntää puitejärjestelyä vain osan ajasta (esim. jo voimassa olevan oman sopimuksen vuoksi), tulisi teidän arvioida hankinnan ennakoitu arvo siltä ajalta kuin puitejärjestelyä käytätte.

Liittymisen jälkeen toimitamme asiakkaillemme puitejärjestelykohtaisesti kyselyn tarkemmista volyymeista, jonka yhteydessä toivomme teidän kertovan, mikäli aikomuksenanne on käyttää puitejärjestelyä vain osan aikaa, esimerkiksi neljän vuoden sopimuskaudesta vain kaksi viimeistä vuotta.

Voiko liittymistä perua? Millä perusteilla?

Liittymisen voi tietyissä tapauksissa perua. Tällaisia voivat olla esimerkiksi olennaiset muutokset asiakkaan toiminnassa (esim. määrärahojen olennainen leikkaus), tai mikäli puitesopimuksen mukaisia tavaroita tai palveluita ei ole saatavilla sopimuksen mukaisella laatutasolla. Mikäli hankintailmoitusta ei ole vielä julkaistu, voi liittymisen perua ilman erityisiä perusteita.  Liittyminen tulee perua kirjallisesti.

Voiko kuka tahansa organisaatiosta tehdä liittymisen?

Jokainen organisaatio ratkaisee itse, kuka tai ketkä liittymisen tekevät, eikä Hansel aseta sille tarkkoja kriteereitä. Suosittelemme kuitenkin, että asia selvitetään organisaatiossa hyvissä ajoin ennen liittymisen määräpäivää. Liittyminen on sitova, joten hankintaorganisaation johdolla on syytä olla kattavat tiedot tehdyistä liittymisistä ja niiden ehdoista.

Emme voi olla varmoja siitä, tarvitsemmeko tiettyä puitejärjestelyä. Kannattaako liittyminen silti tehdä? Voimmeko liittyä ns. varmuuden vuoksi?

Liittyminen kannattaa tehdä, vaikka hankintatarpeesta ei olisikaan täyttä varmuutta. Kaikissa puitejärjestelyissä on joustovaraa hankinnan laajuuden ilmoittamisen osalta. Voimme yhdessä suunnitella etukäteen, mikä voisi olla realistinen arvio hankintanne laajuudesta, ja arvio voi perustua edellisten vuosien hankintojen määriin. Liittymättä jättäminen tarkoittaa sitä, ettei puitejärjestelyä voi hyödyntää sopimuskaudella . 

Mitä tapahtuu, jos myöhästymme liittymisestä? Voimmeko liittyä puitejärjestelyyn jälkikäteen?

Valitettavasti hankintailmoituksen julkaisun jälkeen puitejärjestelyyn ei enää voi tulla mukaan. Kannattaa siis pitää huolta, että käytte ajoissa verkkopalvelussamme tekemässä liittymisilmoituksen.

Volyymin arviointi

Miten hankintojen kokonaisarvo käytännössä ilmoitetaan?

Kun olet liittynyt haluamaasi yhteishankintaan se omalta sivulta, lähetämme sinulle kyselyn tulevan hankintasi kokonaisarvosta. 

Miten hankinnan euromäärän voi arvioida? Kuinka tarkasti se pitää tietää, ja mistä saisimme tähän apuja? Kannattaako tuleva tarve laskea mieluummin ylä- kuin alakanttiin?

Arvio voi perustua esimerkiksi edellisen sopimuskauden hankintamääriinne. Arvioinnissa avuksi kannattaa käyttää Valtion hankintadatapalvelua tai Tutkihankintoja.fi-palvelua.

Laske arvio koko tulevan sopimuskauden ajalle. Sopimuskauteen tulee laskea mukaan myös puitejärjestelyn mahdollinen optiokausi.  

Esimerkki:

Puitejärjestely: Reittilennot 2019-2020 (2021)

• Asiakkaan ennakoitu hankintojen arvo on 100 000€ vuodessa
• Arvo on sopimuskaudella 200 000€ + mahdollinen optio (tässä yksi vuosi) 100 000 = 300 000€.

Mikäli arvion tekeminen osoittautuu hankalaksi tai kyseessä on teille uusi puitejärjestely, asiakkuuspäällikkömme auttavat arvion tekemisessä.

Mitä tapahtuu, jos hankintavolyymimme alittavat tai ylittävät ilmoittamamme euromäärän?

Lähtökohtaisesti ei tapahdu mitään, sillä puitejärjestelyissä sallitaan tietty epävarmuus toteutuneiden hankintojen ja niitä koskevien arvioiden välillä. Merkittävät eroavaisuudet puitejärjestelyn ilmoitetun kokonaisarvon ja toteutuneen arvon välillä voisivat johtaa siihen, että markkinaoikeus toteaisi puitejärjestelyn laajuuden ilmoitetun virheellisesti. Tämän seurauksena puitejärjestely ei välttämättä olisi asiakkaidemme käytettävissä.

Mitä hyötyä volyymin arvioinnista on?

Hankintojen arvon tarkempi ilmoittaminen on suureksi avuksi kilpailutuksiin osallistuville tarjoajille. Yksityiskohtaisemmat tiedot tulevista volyymeistä johtavat parempiin tarjouksiin ja laadukkaampaan kaupankäyntiin, koska tarjoajilla on tiedossaan paras mahdollinen arvio tulevien vuosien hankinnoista.

Asiakkaitamme muutos auttaa kannustamalla entistä tarkempaan hankintojen suunnitteluun. Budjetointi helpottuu, ja hankintatarpeiden miettiminen ajoissa auttaa esimerkiksi omien kilpailutusten suunnittelussa.

Lue lisää hankintalaista osoitteessa finlex.fi. Hankinnan ennakoidun arvon laskemisesta kerrotaan erityisesti luvussa 4, kohdassa 27 §.