Asiakkaamme kertovat

Innovaatiokumppanuus on hankintojen oppimismatka

001 Sisäministeriä.jpg

Sisäministeriön tiimissä olivat mukana Ari Evwaraye, Leena Seitovirta, Harri Martikainen ja Ulla Kumpulainen sekä kuvasta puuttuvat Hanna-Miina Sihvonen ja Eeva Koivunen. Kuva: Akifoto

 

Sisäministeriössä ollaan erittäin kiinnostuneita ihmisten kokemasta turvallisuuden tunteesta. Sitä halutaan mitata ja ymmärtää syvällisesti, jotta turvallisuuden tunteen taso saadaan pidettyä korkealla. Tätä tavoitetta tukemaan asiantuntijat ovat keränneet kyselyillä dataa ja analysoineet sitä.

Tiedonsaanti ei kuitenkaan ole ollut riittävän kattavaa tai systematisoitua ja tietojen päivittymisen nopeudessakin on ollut toivomisen varaa. Apua päätettiin hakea moderneista teknisistä ratkaisuista ja tekoälystä.

Ennakkoluulottomasti uutta kohti

Parasta tapaa vastata esiin nousseeseen ongelmaan alettiin pohtia sisäministeriön hallinto- ja kehittämisosaston strategisen ohjauksen ja kehittämisen yksikössä. Tiimi totesi jo varhaisessa vaiheessa, että jonkinlainen järjestelmähankinta olisi edessä, mutta täyttä varmuutta siitä, mitä tarvitaan, ei ollut. Erityisasiantuntija Hanna-Miina Sihvonen oli kuullut EU-kollegoiltaan hyviä kokemuksia innovaatiokumppanuuden käytöstä vastaavissa julkisissa hankinnoissa.

”Päätin ehdottaa tätä uutta hankintamenettelyä myös meillä sisäministeriössä. Menettelyä ei oltu ennen kokeiltu ja kyseessä oli myös iso kulttuurinmuutos, kun ei lähdettykään hankkimaan valmista ratkaisua ennalta määritellyin, tarkoin vaatimuksin ja kriteerein”, Hanna-Miina muistelee nyt pari vuotta myöhemmin. Ennen lopullista päätöstä innovaatiokumppanuuden käyttämisestä markkinakartoituksella varmistettiin, ettei valmista ratkaisua ollut saatavilla.

Erilainen hankintamenettely vaatii taitoa

Hankintaa valmistelleen yksikön esimiehenä toimiva kehittämisjohtaja Harri Martikainen kertoo, että hyvin varhaisessa vaiheessa tunnistettiin tarve julkisten hankintojen asiantuntija-avulle. Tätä päätettiin pyytää Hanselista.

”Yhteistyöstä saatiin todella konkreettista apua. Menettely oli monivaiheinen ja sen rytmittämisessä hanselilaiset onnistuivat todella hyvin. Yhteistyö oli paitsi tehokasta, myös todella mukavaa”, summaa projektipäällikkönä toimiva erityisasiantuntija Leena Seitovirta.

”Ensimmäiset infot tulevasta hankinnasta pidettiin kesäkuussa 2019 ja lopullinen toimittajavalinta tehtiin joulukuussa 2020”, kertoo hallitusneuvos Ulla Kumpulainen.

Näiden pisteiden väliin mahtui paljon markkinavuoropuhelua, neuvotteluita, dokumentteja ja prototyyppejä. Mukana olleet ovat yksimielisiä siitä, ettei ilman tätä pitkähköä polkua olisi saatu yhtä hyvää lopputulosta.

Markkinavuoropuhelun aikana rönsyt karsiutuivat pois ja sekä tilaajalle että tarjoajille kirkastui se, mitä ollaan hankkimassa. Lisäksi strategiapäällikkö Ari Evwaraye nostaa esiin sen, että matkan varrella päästiin arvioimaan myös sitä, kuinka ”kypsiä” ja toteutuskelpoisia esitellyt ratkaisut olivat:

”Selkeä ero perinteiseen tarjouspyyntö–tarjous-malliin oli se, että emme olleet pelkän tarjouksen varassa. Toiset tarjoajat olivat vahvempia esitellessään ideaansa paperilla ja toiset esityksissä. Lisäksi pystyimme aikaisempaa paremmin arvioimaan sitä, miten hankittava ratkaisu pystyy muuntautumaan elinkaarensa aikana esiin nousevien tarpeiden mukaan.”

Yhdessä tekemisen voimaa

Ydinryhmän lisäksi myös mukana olleista tarjoajista paistoi aito innostus käsillä ollutta hankintaa kohtaan.

”Oli tietysti ikävää kertoa kakkoseksi jääneelle päätöksestämme pitkän yhteistyön jälkeen. Oli kuitenkin todella mukava kuulla, että hekin kokivat saaneensa paljon irti prosessista”, iloitsee Harri Martikainen.

Toimittajavalinta oli lopulta helppo tehdä, sillä Hanselin asiantuntijat Kirsi Kunnas-Leinonen ja Pekka Alahuhta olivat auttaneet alusta asti kilpailutuksen loogisessa etenemisessä ja selkeiden kriteereiden laatimisessa.

Seuraavaksi sinänsä jo hyvin toimivasta prototyypistä hiotaan timanttinen yhdessä toimittajaksi valitun Insight 360:n kanssa. Parhaillaan ministeriössä kootaan lisää porukkaa hankkeen ympärille, jotta hallinnonalan moninaiset tarpeet tulevat huomioiduiksi. Hanna-Miina Sihvonen visioi, että tällaisen onnistumiskokemuksen jälkeen innovaatiokumppanuutta käytetään todennäköisesti muissakin hankinnoissa.

Malli on sovellettavissa mittaviinkin hankintoihin, kaikkea voi ”palastella” ja tehdä toteutuksia pienempinä osakokonaisuuksina. Tämä tarjoaa suomalaisille yrityksille hienoja mahdollisuuksia osoittaa osaamisensa ja kilpailukykynsä. Myös julkisen sektorin asiakkaan merkitys pilotoijana, referenssinä ja fasilitoijana uuden luomiselle yrityskentässä korostuu – kuten myös rooli uusien, kansainvälisten vientituotteiden sparraajana.