Yhteishankinnat Mikä on puitejärjestely?

10 vinkkiä minikisaan

Minkisavinkkejämme noudattamalla pääset jo pitkälle yhteishankintojen hyödyntämisessä.

1. Suunnittele hankintasi 

Minikisalla toteutettava hankinta on syytä suunnitella huolella kuten mikä tahansa hankinta. Tutustu puitejärjestelyn tai DPS:n sisältöön ja ehtoihin, selvitä käytettävissä olevat määrärahanne tai budjetti sekä tarvitsemiesi tuotteiden tai palveluiden sisältöön liittyvät vaatimukset. Kartoita myös, voidaanko organisaatiosi hankintatarpeita yhdistää ja toteuttaa yhdellä minikisalla. Huolehdi myös hankkeen projektoinnista, jotta ison hankintakokonaisuuden kaikki osat otetaan huomioon.  

Kullakin yhteishankintasopimuksella on omat erityispiirteensä johtuen mm. kyseisen toimialan rakenteesta, tuotteiden ominaisuuksista, sopimuskumppanien määrästä sekä ansaintalogiikasta.  

2. Tutustu sopimuksen toimintaohjeeseen 

Kullekin yhteishankinnalle on tehty toimintaohje, jossa kuvataan siihen kuuluvat tuotteet ja/tai palvelut, puitejärjestelyn tai DPS:n toimintamalli ja ohjeet minikisan toteuttamiselle, jotta hankintasi onnistuisivat mahdollisimman joustavasti. Ohjeet löytyvät kunkin yhteishankinnan omalta sivulta kirjautumisen jälkeen. 

3. Määritä kilpailutettava kohde

Määrittele minikisan tarjouspyyntöön, mitä tuotteita ja/tai palveluita kilpailutat, mitä vähimmäisvaatimuksia niillä on ja miten tarjoajan tulee hinnoitella tuotteet. Anna myös muut tarjouksen tekemistä koskevat ohjeet (mm. jättöaika, osoite, tarjouksen voimassaoloaika) ja tarkenna tarvittaessa sopimusehtoja.

Muista, että minikisalla voit hankkia vain yhteishankintaan sisältyviä tuotteita tai palveluja valituilta sopimustoimittajilta.

4. Kohtele sopimustoimittajia tasapuolisesti 

Tarjouspyyntö toimitetaan kaikille sopimustoimittajille, joilla on edellytykset toteuttaa hankinta. Tarjouspyyntöä ei pidä lähettää yhteishankinnan ulkopuolisille toimittajille, eikä suoraan sopimustoimittajien alihankkijoille tai jälleenmyyjille. Minikisaan voivat ottaa osaa vain sopimustoimittajat. Muilta toimittajilta tulevat tarjoukset tulee hylätä.

Toimittajia tulee kohdella tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Tarjouskilpailun sääntöjä tai ehtoja ei voida muuttaa kesken menettelyn.    

5. Pidä vertailuperusteiden määrä pienenä 

Valitse toimintaohjeessa mainituista vertailuperusteista hankinnassasi 2-3 tärkeintä tekijää. Pyri valitsemaan ne tekijät, joiden osalta syntyy eroja hinnan lisäksi niissä laadullisissa vertailutekijöissä, jotka ovat hankintasi kannalta keskeisiä.  

6. Käytä hyväksi valmiita asiakirjapohjia 

Käytä Hanselin asiakirjamalleja kilpailutuksessasi. Asiakirjapohjat on sovitettu kyseisen yhteishankinnan ehtoihin, ja sopimustoimittajien näkemykset on pyritty huomioimaan esim. tarjouspyynnössä ja sen rakenteessa. Asiakirjapohjia voi muokata vastaamaan omaa tarvetta, mutta yhteishankinnan toimintamallista ei voi poiketa. 

7. Tarjouksia tai tarjoajia ei yleensä hylätä 

Tarkista tarjousten saavuttua, että tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjoajan soveltuvuuteen (tekninen, ammatillinen, rahoituksellinen edellytys) liittyvillä perusteilla tarjoajia ei voida hylätä minikisassa. Tarjoajien soveltuvuus on tarkastettu Hanselin toimesta ja Hansel valvoo edellytysten täyttymistä sopimuskauden aikana. Jos tarjottu tuote tai palvelu ei vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia taikka ole sopimuksen mukainen, tarjous tulee kuitenkin hylätä. Jos  tarjouksessa on epätäsmällisyyksiä, tarjoajaa voidaan pyytää täsmentämään tarjoustaan.

Täsmennykset on syytä pyytää kirjallisesti. Täsmennyksiä ei voida tehdä tinkimistarkoituksessa. Tarjousten hylkääminen on toimittajaa kohtaan ankara toimenpide, joten hylkäämisen on perustuttava merkittäviin syihin ja ratkaisu on perusteltava.  

8. Käytä vain tarjouspyynnössä määriteltyjä vertailukriteereitä 

Tarjousten vertailun on perustuttava annettuihin tarjouksiin. Tarjousten arvioinnissa käytetään vain minikisan tarjouspyynnössä ilmoitettuja valinta- ja vertailuperusteita. Muita tekijöitä ei voida huomioida. 

Tarjousten vertailussa tarjoushintoihin ei voida lisätä laskennallisia tai muita kustannuksia, joita ei ole ilmoitettu tarjouksissa. Hintojen ja laadullisten tekijöiden vertailu tulee perustella. Perusteluista tulee käydä ilmi vertailuperusteiden soveltaminen, pisteytys sekä se, mihin konkreettisiin tarjouksista ilmeneviin tekijöihin piste-erot perustuvat. Suosittelemme käyttämään valmiita asiakirjamallejamme. Neuvomme, jos eteen tulee hankala tilanne – ota silloin yhteyttä Hankintojen tuki-yksikköön, tuki@hansel.fi.

9. Toimita hankintapäätös kaikille tarjoajille

Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille, joiden tarjous on hyväksytty tarjousvertailuun. Päätös voidaan antaa tiedoksi sähköisesti, jolloin tarjoajilta kannattaa pyytää vastaanottokuittaus. Poissulkupäätös lähetetään erikseen sen kohteena olevalle tarjoajalle.

Tiedoksisaanti tapahtuu sähköisen viestin lähettämishetkestä, tai seitsemän päivän kuluttua hankintapäätöksen lähettämisestä kirjeitse. Päätös voidaan antaa tiedoksi myös tavallisena kirjeenä. Hankintapäätökseen on liitettävä valitusosoitus ja oikaisuohje. EU-kynnysarvon ylittävässä kevennetyssä kilpailutuksessa suosittelemme odottamaan 14 päivää ennen hankintasopimuksen tekemistä. Odotusaika alkaa siitä, kun kaikki asianosaiset ovat saaneet hankintapäätöksen tiedoksi.  

10. Tee aina kirjallinen sopimus 

Valituksi tulleen toimittajan kanssa tulee viimeistellä ja allekirjoittaa tarjouspyynnössä mukana ollut sopimusluonnos, jossa määritellään mm. hankinnan kohde, osapuolten velvoitteet sekä hinnat. Sopimuksen tulee perustua minikisan tarjouspyyntöön, toimittajan tarjoukseen sekä yhteishankintasopimukseen. Yhteishankintasopimuksessa sovitusta ei voida poiketa olennaisesti.

Sopimuksen tekemisessä voidaan käyttää avuksi Hanselin sopimusmallia. Sopimukseen ei tulisi liittää toimittajan vakioehtoja, sillä ne voivat olla ristiriidassa yhteishankinnan sopimuksen kanssa.