Valtionhallinto ottaa parhaillaan käyttöön Handi-palvelua, joka virtaviivaistaa sekä tilaamista että laskuttamista. Sopimustoimittajiemme Handi-palvelun käyttöönottoa koordinoiva Sanna Viljamaa kertoo, että Handi-palvelu tuottaa jatkossa selvää säästöä muun muassa laskuautomaation avulla.

”Kun laskulla on oikeat tiedot, kohdistuu lasku palvelussa automaattisesti oikeaan tilaukseen tai sopimukseen, eikä tietoja tarvitse syöttää aina erikseen. Jotta kohdistus onnistuu, on virastojen laskuissa oltava jatkossa joko tilaustunniste tai sopimustunniste.”

Handi-palvelu korvaa paitsi laskunkäsittelyjärjestelmä Rondon, myös tilaamiseen käytettävän Tilhan. Handi-palvelun kautta tilatessa lasku kohdistetaan tilaukselle, tai jos tilaus on tehty Handi-palvelun ulkopuolella, kohdistetaan lasku sopimukselle.

Toimittajien elämää helpottamaan on Handi-palveluun tehty oma toimittajaportaali, jonka avulla voi muun muassa:

• Ylläpitää ja ladata tuotekatalogeja
• Vastaanottaa tilauksia ja lähettää tilausvahvistuksia
• Laskuttaa
• Seurata laskun vaiheita
• Käydä vuoropuhelua asiakkaan kanssa (esim. hinta- ja saatavuuskyselyt).

”Toimittajaportaalin käyttö on maksutonta ja esimerkiksi pienet toimittajat voivat lähettää sen kautta verkkolaskuja Handi-palvelua käyttäville virastoille”, Sanna Viljamaa vinkkaa.

Toimittajan sopimusyhteyshenkilölle lähetetään Palkeilta kutsu rekisteröityä toimittajaportaaliin. Rekisteröitymisen jälkeen sopimusyhteyshenkilö voi lisätä käyttöoikeuksia myös muille organisaationsa työntekijöille.

Lue alta vielä tarkemmin Handi-palvelun toiminnasta, niin olet valmis käyttöönottoon.

Kuinka Handi-palvelu vaikuttaa laskutukseen?

Laskut automaattisesti maksuun

Kun tilaus tehdään Handi-palvelussa, välittyy toimittajalle tilauksen mukana Handi-palvelun muodostama tilausnumero, joka on aina V1-alkuinen. Tilausnumero tulee lisätä verkkolaskun tilausnumerokenttään. Valtio käyttää Finvoice 3.0-verkkolaskuformaatia, jossa tilausnumerokenttä on OrderIdentifier. Mikäli toimittajan käyttämässä laskutusjärjestelmässä ei ole tilausnumerokenttää, voidaan poikkeustapauksissa käyttää ostajan viitteen kenttää (BuyerReferenceIdentifier). 

Lasku kohdistuu automaattisesti tilaukselle viitetiedon perusteella ja kun tilauksen ja laskun summat täsmäävät, menee lasku automaattisesti maksuun tilauksen ollessa vastaanotettu.         

Toistuvat laskut hoituvat sopimuskohdistuksella        

Mikäli tilaaminen Handi-palvelun kautta ei ole mahdollista tai järkevää, voidaan Handi-palvelussa toistuvien sopimukseen perustuvien laskujen käsittelyä nopeuttaa kohdistamalla ne automaattisesti oikeaan sopimukseen. Kun asiakasvirasto on vienyt sopimuksen tiedot Handi-palveluun, virasto ilmoittaa sopimustunnisteen toimittajalle.

Kun toimittaja laskuttaa sopimukseen perustuvaa hankintaa, jota ei ole tilattu Handi-palvelun kautta, tulee laskun sopimusnumerokentässä (AgreementIdentifier) tai vastaavassa kentässä olla VSK1-alkuinen sopimustunniste.  Mikäli toimittajan käyttämässä laskutusjärjestelmässä ei ole sopimusnumerokenttää, voidaan poikkeustapauksissa käyttää ostajan viite/ viitteenne kenttää (BuyerReferenceIdentifier).

Lisätietoa:

Handi-palvelu

Handi-ohjelma

Lisätietoa Handi-palvelun käytöstä yhteishankinnoissa: 

Sanna Viljamaa
Kehitysasiantuntija
sanna.viljamaa(at)hansel.fi