Viestintä on vaikeaa – etenkin julkisten hankintojen temppuradalla

Asiantuntijaorganisaatioiden viestinnässä törmätään usein samoihin haasteisiin: jargon, yksityiskohtaisuus ja monimutkainen rakenne sekä taustoitusta tarjoiltuna enemmän kuin pääviestiä. Nämä ovat myös minulle tuttuja juttuja, joita päivittäin ratkon. Mutta onko asia oikeasti niin, ettei julkisista hankinnoista vaan voi viestiä näppärästi ja yksinkertaisesti?

Usein hankinta-ammattilaisten kanssa punnitsemme sitä, mikä määrä tietoa prosessista on asiakkaan kannalta sopivasti. Julkisiin hankintoihin liittyy paljon epävarmuustekijöitä, kuten valitusajat, sopimuskauden pitkä valmistelu ja mahdolliset optiokaudet. Kuinka syvällisesti voidaan olettaa, että asiakas tätä kaikkea ymmärtää? Riittääkö hänelle se, että tiedotetaan aina sen hetkisestä tilanteesta, eikä oteta viestissä huomioon mahdollisesti parin vuoden päästä tapahtuvaa seikkaa?

Elääkö hetkessä vai katsoako kauas tulevaan?

Aika paljon asiantuntijakollegoideni viesteissä vilisee ilmaisuja, jotka eivät kovin helposti aukea asiakkaalle. Muutamia esimerkkejä mainitakseni meillä saatetaan valmistautua valmistelemaan puitejärjestelyn käyttöönottoa. Hankintapäätöksen jälkeen olisi sekä meillä että asiakkailla usein jo kova hinku päästä sopimuskaudelle ja yhteishankinnan käyttöön, mutta liikaa ei voi tehdä ennen kuin päätös on lainvoimainen ja valitusaika on päättynyt.

Toinen monissa teksteissä erikoiselta näyttävä ilmaus on se, että yhteishankinta on käytettävissä enintään tiettyyn päivämäärään asti. Miten niin? Eikö muka osata sanoa, koska sopimuskausi päättyy? Useimmiten tietysti osataan, mutta joskus esimerkiksi yhteishankinnan suosio saattaa yllättää, ja ennalta määritelty euromäärä sen kautta tehdyille hankinnoille ylittyy etuajassa. Mutta ymmärtääkö viestiä lukeva asiakas enintään-sanan näin, vai riittäisikö hänelle tieto mahdollisesta aikataulumuutoksesta ja uuden yhteishankinnan kilpailutuksesta sitten, jos se on ajankohtainen? Tätä usein pohdimme viestien kirjoittajien kanssa.

Tiivistä ja selkeää vai pitkää ja täsmällistä?

Oman lisänsä viestintämme haastavuuteen tuovat alan lukuisat yhdyssanat. Miten kirjoittaa tiiviisti ja helppolukuisesti, jos viesteissä toistuvat yhteishankinta, hankintalainsäädäntö, hankintailmoitus, markkinakartoitus, hankintapäätös, soveltuvuusvaatimus, tarjouspyyntö, vertailuperuste, sopimustoimittaja ja niin edelleen? Ihanan kaunis suomen kieli! Aina ei siis viestin sävyä voi paljon sanavalinnoilla parantaa, kun täytyy kuitenkin puhua asioista niiden oikeilla nimillä.

Myös pehmentävät ilmaisut, kuten lähtökohtaisesti ja tavoitteenamme on, tulevat työssäni kovin tutuiksi. Missä menee raja sen kanssa, että uskallamme sanoa asiakkaille jotakin varmaa ja selkeää, vai onko varmuuden vuoksi parempi hieman jarrutella viestinsä kanssa? Olemme jumpanneet paljon viestinnän äänensävyn ja selkeyden kanssa, koska asiakkaamme tarvitsevat arjen kiireissään oikoreittejä sujuviin hankintoihin, ja näitä me tarjoamme.

Viestinkö ammatti- vai ”oman työn ohessa” -hankkijoille?

Oleellinen osa viestijän työtä on tuoda viesteihin asiakkaan tarvitsemaa ytimekkyyttä ja varmuutta, jotta ne on helppo ymmärtää. Mutta onhan raja mutkien oikomisen ja tarpeellisten prosessin vaiheiden avaamisen välillä toisinaan häilyvä. Myös siksi, että osa viestien vastaanottajista on samanlaisia hankintojen huippuosaajia kuin kollegani Hanselissa, mutta toisaalta joukkoon mahtuu myös kaltaisiani oto-hankkijoita, joiden kärsivällisyys ei tahdo riittää edes niiden yksinkertaistenkaan hankintaohjeiden tavaamiseen, kun tuotteen tai palvelun pitäisi mielellään olla käytettävissä nyt heti.

Olisipa hienoa, jos jotenkin voisi saada asiakkailta palautetta tilanteista, joissa viestiä on oikaistu liikaa, ja joku tärkeä fakta on siksi jäänyt uupumaan! Harvemmin kuitenkaan saamme palautetta yksittäisistä viesteistä, ja siksi paras tapa tehdä laadukasta viestintää on yhä se, että omaan ammattitaitoon luottaen haastaa asiantuntijakirjoittajia ja muokkaa yhdessä heidän kanssaan niin timanttisia viestejä kuin annetussa toimintaympäristössä on mahdollista. Mutta palautetta otetaan siis mielellään vastaan!