Samordnade upphandlingar

Elektronisk konkurrensutsättning

Elektronisk konkurrensutsättning - vad, varför, för vem, på vilket sätt?

Upphandlingsdirektivet för offentliga upphandlingar håller på att revideras. Det nya direktivet kommer att förutsätta elektronisk konkurrensutsättning för offentliga upphandlingar:

  • En anbudsbegäran ska på elektronisk väg vara tillgänglig för alla efter att direktivet satts i kraft nationellt, dvs. enligt uppskattning från och med början av år 2016

  • Anbud ska kunna lämnas elektroniskt efter en övergångsperiod. Skyldigheten kommer uppskattningsvis att beröra alla upphandlingsenheter 2017-2018

I praktiken kommer elektronisk inlämning av anbud att förutsätta ett datasystem.

Hos Hansel är vi i färd med att anskaffa och produktifiera en gemensam elektronisk lösning för konkurrensutsättning för hela statsförvaltningen.

Med elektronisk konkurrensutsättning som mål

Europeiska kommissionen har i sin strategi för elektronisk upphandling som målsättning framfört en fullständig övergång till elektronisk upphandling senast i mitten av år 2016.

Målet är ett helt och hållet automatiserat upphandlingsförfarande som innebär att alla faser från annonsering till betalning genomförs elektroniskt. På så sätt är det möjligt att maximera de effektivitetsfördelar av elektronisk upphandling som gagnar den offentliga sektorn.

På samma gång får europeiska företag och i synnerhet små och medelstora företag en möjlighet att utnyttja de fördelar som erbjuds av en digital inre marknad.

I Finland används redan i regel elektronisk fakturering och betalning inom den offentliga sektorn. Likaså kan redan i nuläget upphandlingsannonser och anbudsförfrågningar publiceras elektroniskt på Hilma, en annonskanal för upphandling, som upprätthålls av arbets- och näringsministeriet. Fortfarande begärs anbud ofta i pappersform.

Vad innebär elektronisk konkurrensutsättning?

Elektronisk konkurrensutsättning betyder i sin snävaste form att upphandlingsannonsen och materialet i anbudsförfrågan publiceras på öppna webbsidor, i Hilma eller på upphandlingsenhetens webbplats.

En elektronisk inlämning av anbud kommer däremot att kräva ett datasystem i vilket anbudsgivarna kan lämna sina anbud. Enligt den snävaste tolkningen innebär detta till exempel att filer i pdf-format laddas ner i datasystemet.

Faktisk nytta uppnås inte innan anbudsförfrågningar och anbud kan göras som webblanketter, i strukturerad form. På så sätt kan inmatade uppgifter användas på nytt. Bland annat kommer det att gå betydligt fortare att öppna anbuden, utvärdera dem och fatta upphandlingsbeslut.

Likaså går det lättare och fortare för anbudsgivarna att förbereda sina anbud på ett färdigt utformat webbformulär.

Vad kan man åstadkomma med ett elektroniskt konkurrensutsättningssystem?

Med hjälp av ett konkurrensutsättningssystem kan upphandlingsenheterna i framtiden göra sina anbudsförfrågningar med webblanketter på vilka anbudsgivarna lätt och fort kan svara samt lämna sina anbud på elektronisk väg.

Anbuden öppnas och utvärderas, upphandlingsbesluten fattas och förmedlas likaså inom datasystemet.

Datasystemet möjliggör även ibruktagande av nya upphandlingssätt, till exempel elektronisk auktion och dynamiskt upphandlingssystem som tills vidare har använts i liten omfattning i Finland.

Funktioner som ingår i helheten:

  •     planera upphandlingen

  •     publicera upphandlingsannons och anbudsbegäran

  •     studera anbudsförfrågningar i webbtjänsten

  •     göra upp och lämna anbud på elektronisk väg

  •     öppna och jämföra anbuden

  •     avfatta och lämna upphandlingsbeslut

  •     delta i elektronisk auktion

  •     använda ett dynamiskt upphandlingssystem

  •     avtalshantering

  •     ramavtalshantering och intern minikonkurrensutsättning

  •     elektronisk katalog

Stödtjänsterna omfattar systemstöd, ibruktagning och utbildning.

Vad ett elektroniskt konkurrensutsättningssystem inte är

Ett elektroniskt konkurrensutsättningssystem ersätter inte helhetstjänsten för beställningshantering, Tilha, och inte heller det elektroniska behandlings- och arkiveringssystem för fakturor eller den elektroniska betalningsfunktion som staten har i användning.

Ett elektroniskt konkurrensutsättningssystem är i sig inte ett arkiveringssystem. Systemet gör det likväl möjligt att flytta över handlingar i sådant format att de kan arkiveras, antingen till upphandlingsenhetens eget elektroniska arkiv, eller att vid behov skapa ett integrerat gränssnitt i ett elektroniskt arkiv.