Tavoitteena kilpailun edistäminen

Hansel on toteuttanut IT-konsultoinnista dynaamisia hankintajärjestelmiä, eli DPS:iä jo useamman vuoden ajan. Keskeisenä tavoitteenamme on helpottaa hankintayksiköiden kilpailuttamista sekä yritysten osallistumista julkisiin hankintoihin. DPS-yhteishankintamallin keskeinen hyöty puitejärjestelyyn verrattuna on sen joustavuus.

Puitejärjestelyssä kilpailutetaan tietty määrä toimittajia sopimuskaudelle. DPS:ssä puolestaan mukaan hyväksyttävien toimittajien määrää ei rajata. DPS:ssä kaikki yritykset, jotka täyttävät asetetut vaatimukset, hyväksytään mukaan sopimustoimittajiksi DPS:n koko keston ajan. DPS-mallin joustavuus tuo monia hyötyjä sekä kilpailuttaville hankintayksiköille että yrityksille, jotka haluavat tarjota palveluita tai tavaroita julkiselle sektorille.

DPS:n valmisteluun osallistuvat Hanselin asiantuntijoiden ja asiakkaiden, eli yhteishankintaa käyttävien hankintayksiköiden lisäksi tarjoamisesta kiinnostuneet yritykset. Markkinavuoropuhelulla yhteensovitetaan hankintayksiköiden tarpeita ja yritysten tarjontaa. Lopputuloksena syntyvä DPS tarjoaa valmiin kilpailutusprosessin, asiakirjapohjat ja tarkastetut tarjoajat kilpailutuksiin, joissa hankintayksiköt kuvaavat tarkat hankintatarpeensa, ja joihin yritykset sitten vastaavat tarjouksillaan.

Hanselin ensimmäinen IT-konsultoinnin DPS perustettiin syksyllä 2018. IT-konsultoinnin DPS:ien käytön laajuus on yllättänyt meidät positiivisesti, ja tällä hetkellä on käynnissä kolmas IT-konsultoinnin DPS, IT-konsultointi 2023–2028.

"IT-konsultoinnin DPS:ien käytön laajuus on yllättänyt meidät positiivisesti."

Asiakkaamme ovat tehneet vuosien varrella satoja IT-konsultoinnin DPS:ien sisäisiä minikilpailutuksia, joihin on vastaanotettu yhteensä tuhansia tarjouksia. Vuosittain asiakkaamme tekevät IT-konsultoinnin DPS:n sisällä noin 80–120 minikilpailutusta. Tätä blogia kirjoittaessani noin 130 toimittajaa on tehnyt sopimuksen asiakkaan kanssa. Näistä toimittajista yli 70 on PK-yrityksiä.  

Muutamat tunnusluvut kertovat siitä, kuinka erikokoisia hankintoja asiakkaamme ovat kilpailuttaneet käynnissä olevan IT-konsultoinnin DPS:n kautta:

• minikilpailutusten arvo on keskimäärin noin 3 miljoonaa euroa
• minikilpailutusten arvon mediaani on noin miljoona euroa
• minikilpailutusten arvot vaihtelevat kymmenistä tuhansista kymmeniin miljooniin euroihin

IT-konsultoinnin DPS:n sisäisiin minikilpailutuksiin saadaan yleensä hyvin tarjouksia. Kuluvana vuonna IT-konsultoinnin DPS:n sisäisiin minikilpailutuksiin saatujen tarjousten määrän keskiarvo on noin kahdeksan, mikä on paljon enemmän kuin julkisissa hankinnoissa yleensä saadaan. 

Tavoitteena kilpailuttamisen helpottaminen

Tavoitteenamme on helpottaa kilpailuttamista, vähentää tältä osin hankintayksiköiden hallinnollista työkuormaa ja lisätä julkisen sektorin tehokkuutta. Tarjoamme hankintayksiköille valmiin prosessin ja kehittyvät digitaaliset työvälineet, kuten esimerkiksi Kisa-apurin, DPS:n sisäisten minikilpailutusten toteuttamiseen. Lisäksi tarjouspyynnön ja hankintasopimuksen laatimiseen saa meiltä avuksi valmiit mallipohjat sekä esimerkkivaatimukset. Tuemme hankintayksiköitä minikilpailutuksessa ja tarvittaessa myös sopimuskaudella yhteistyössä toimittajan kanssa. Kun Hansel on jo valmiiksi tarkastanut tarjoajayritykset, on tarjousten käsittely sujuvampaa ja hankintasopimuksen toteuttamiseen päästään nopeammin. Tästä päästäänkin sujuvasti yritysten DPS:istä saamiin hyötyihin.

Mukana jo 200 sopimustoimittajaa!

Vastaanotamme jatkuvasti uusien kiinnostuneiden yritysten hakemuksia IT-konsultoinnin DPS:ään. Ensimmäisen IT-konsultoinnin DPS:n perustamisen jälkeen ainoastaan yhtenä heinäkuuna on hetken ollut  tilanne, ettei käsittelyssämme ollut yhtään uuden yrityksen osallistumishakemusta IT-konsultoinnin DPS:ään. Muuten käsittelyssämme on ollut näiden vuosien aikana jatkuvasti vähintään yksi osallistumishakemus.

DPS:n toimittajiin kohdistuvien vaatimusten asettamisessa pyritään kohtuullisuuteen, ja huomioon otetaan DPS:ssä kilpailutettavien hankintojen luonne sekä tarve sopimustoimittajan kyvykkyydelle ja taloudelliselle kantokyvylle. Tätä kirjoittaessa käynnissä olevan IT-konsultoinnin DPS:n toimittajista noin 60 prosenttia on PK-yrityksiä. Kiinnostuneen yrityksen on mahdollista täyttää DPS:n vaatimuksia myös yhdessä useamman yrityksen kanssa. Näin pienempienkin yritysten on mahdollista päästä mukaan yhteishankintaan.

Tavoitteenamme on DPS:illä helpottaa palvelujen ja tavaroiden tarjoamista julkiselle sektorille. Hansel tarkastaa yritykset keskitetysti. Yhtenäisen kilpailutusprosessin ja tarjouspyynnön mallipohjien avulla kilpailutuksiin tulee samankaltaisuutta, mikä vähentää tarjoamisen työmäärää. Kun tarjoaminen helpottuu, julkinen sektori saa enemmän laadukkaita tarjouksia, terve kilpailu lisääntyy ja sitä kautta saavutetaan enemmän säästöjä. Kaikki siis hyötyvät!

Ilolla voin kertoa, että käynnissä olevaan IT-konsultointi 2023–2028 -DPS:ään on juuri hyväksytty mukaan kahdessadas sopimustoimittaja.  

Lisätietoa Hanselin yhteishankinnoista saat vuosikertomuksestamme