Tietosuoja Hanselilla

Tällä sivulla kerrotaan, mitä henkilötietoja keräämme ja mihin niitä käytämme.

Jos et löydä vastausta kysymykseesi tätä kautta tai haluat lisätietoja, voit aina olla yhteydessä asiakaspalveluumme, joka välittää viestisi Hanselin tietosuoja-asiantuntijoille.      

Miten käsittelemme henkilötietojasi?

Luottamuksellisuus on erittäin tärkeää kaikessa Hanselin tietojen käsittelyssä. Kaikilla työntekijöillämme ja yhteistyökumppaneillamme on salassapitovelvollisuus ja huolehdimme siitä, että tietojasi pääsevät käsittelemään ainoastaan ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. 

Käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Suurin osa henkilötiedoista kertyy meille lakisääteisen tehtävämme perusteella esimerkiksi kilpailutuksia tehdessämme, yhteishankintasopimusten ylläpitoa varten kerättävistä tiedoista ja pakotesääntelyyn liittyvien selvitysten kautta. Tehdessämme markkinointia, kysymme sinulta suostumuksen ja asiakasviestinnän osalta sinulla on mahdollisuus valita, haluatko meiltä ajankohtaisia tietoja esimerkiksi tulevista kilpailutuksistamme. 

Tietoturva on tärkeä osa Hanselin toiminnan varmistamista. Kaikissa järjestelmissämme on asianmukaiset palomuuri-, salaus- ja virustentorjuntaohjelmat, joilla suojaamme työkoneet, palvelimet ja toimistoverkkomme tietoliikenteen. Varmistamme myös turvallisen tiedonsiirron internetissä (ja muissa verkoissa).

Millaisia henkilötietoja keräämme?

Suurin osa keräämistämme henkilötiedoista muodostuu osana hankintaprosessia, sillä hankinta-asiakirjoissa on aina yhteyshenkilöiden nimi- ja osoitetietoja. Asiakirjoissa saattaa olla myös esimerkiksi asiantuntijoiden osaamiseen ja ammattitaitoon liittyviä tietoja.

Keräämme henkilötietoja myös silloin, kun organisaatiosi liittyy asiakkaaksemme ja sinut on nimetty yhteyshenkilöksi tai silloin, kun käytät palveluitamme tai osallistut markkinointikampanjoihimme. Meille jää henkilötietojasi myös silloin, kun asioit kanssamme esimerkiksi puhelimitse tai chat-palvelumme kautta.  

Luovutammeko henkilötietoja eteenpäin?

Luovutamme henkilötietoja eteenpäin kolmannelle osapuolelle vain niissä tapauksissa, kun katsomme sen olevan välttämätöntä esimerkiksi tietyn yhteishankinnan tai siihen liittyvän palvelun toteuttamiseksi. Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille lainsäädännön niin edellyttäessä.    

Miten varmistamme henkilötietojen ajantasaisuuden?

Seuraamme yhteystietojemme ajantasaisuutta monella eri tavalla. Mikäli tiedot muuttuvat, henkilö voi itse olla yhteydessä asiakaspalveluumme ja pyytää päivittämään tiedot. Saamme tietoja myös esimerkiksi lähettämiemme uutiskirjeiden kautta. Jos jokin viesti ei mene perille, selvitämme siihen syyn ja mikäli huomaamme, että kyseinen osoite ei ole enää käytössä, poistamme sen omista järjestelmistämme. Teemme tätä työtä säännöllisesti.

Olemme määritelleet kaikille henkilötiedoille käsittelyajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan kokonaan tai siirretään ensin pois aktiivisesta käytöstä ja poistetaan kokonaan erikseen määritellyn ajan jälkeen. Näin varmistamme, että meillä on oikeat tiedot ja ne ovat käytettävissä niin kauan kuin niitä tarvitaan.

Mistä saan tiedon omien henkilötietojeni käsittelystä?

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, mitä henkilötietojasi keräämme. Jos haluat saada nämä tiedot, lähetä meille kirjallinen pyyntö asiakaspalveluumme osoitteeseen asiakaspalvelu (at) hansel.fi

Jäikö sinulle vielä kysyttävää?

Voit olla koska tahansa yhteydessä asiakaspalveluumme osoitteessa asiakaspalvelu (at) hansel.fi. Kysymyksesi ohjataan tietosuoja-asiantuntijoillemme ja olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.     

Henkilötietojen käsittely eri palveluissa

Rekrytointi 

Mihin käytämme henkilötietojasi? 

Henkilötietoja käytetään rekrytoinneissa työpaikkahakijoiden hakemusten käsittelyyn, soveltuvuuden arviointiin, yhteydenpitoon ja muihin rekrytointiprosessiin kiinteästi liittyvien asioiden hoitamiseen. Käsittely perustuu hakijan suostumukseen.    

Mistä saamme henkilötiedot? 

• Sinulta itseltäsi silloin, kun olet hakemassa Hanselista työpaikkaa 
• Mahdollisilta referenssihenkilöiltä/yrityksiltä, joiden osalta olet antanut suostumuksen yhteydenottoon 
• Rekrytointeja/soveltuvuusarviointeja toteuttavalta kolmannelta osapuolelta, mikäli hakuprosessissa on sovittu ulkopuolisen asiantuntijan käytöstä 

Mitä henkilötietoja keräämme hakijoista?

• Nimi
• Osoite- ja yhteystiedot (sähköposti, katuosoite, puhelinnumero)  
• Internet-osoitteet (esim. linkedIn profiili) 
• Koulutustiedot
• Aikaisempi työkokemus
• Kielitaito
• Muu haettavan tehtävän kannalta oleellinen osaaminen 
• Hakuun liittyvät liitteet (esim. CV, työtodistukset) 
• Muu hakuprosessin aikana kerättävä, tehtävän täyttämisen kannalta olennaiseksi katsottu tieto 

Osa yllä olevista tiedoista on pakollisia toimivan rekrytointiprosessin toteuttamiseksi, osa vapaaehtoisia, joiden antamisesta hakija itse päättää.  

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja? 

Säilytämme rekrytointiprosessiin liittyviä henkilötietoja 12 kuukautta hakemuksen jättämisestä alkaen.  

Miten voit itse vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn? 

Pystyt pitkälti itse päättämään, mitä tietoja kerrot itsestäsi prosessin aikana. Mikäli et halua enää olla prosessissa mukana, voit koska tahansa pyytää poistamaan sinua koskevat tiedot lähettämällä viestin osoitteeseen tyopaikat@hansel.fi tai asiakaspalveluumme osoitteeseen asiakaspalvelu@hansel.fi. Mikäli haluat muuttaa tai korjata prosessin aikana antamiasi tietoja, voit olla myös suoraan yhteydessä rekrytoinnista vastaavaan henkilöön, jonka yhteystiedot löydät työilmoituksesta.     

Viestintä ja markkinointi

Mihin käytämme henkilötietojasi?

Lähetämme kaikille hansel.fi-verkkopalveluun rekisteröityneille asiakkaille kuukausittain uutiskirjeen ja muuta ajankohtaista viestintää Hanselin yhteishankinnoista, tapahtumista tai muista palveluista. Hanselin sopimustoimittajat saavat meiltä säännöllisiä uutiskirjeitä ja muuta ajankohtaista viestintää omasta sopimuksestaan. Keräämme viestien avauksista ja linkkien napsautuksista tilastotietoa, jota käytämme viestinnän laadun parantamiseen ja viestinnän kohdentamiseen. Emme kuitenkaan kerää tunnistettavissa olevaa tietoa yksittäisistä henkilöistä tähän tarkoitukseen.  

Voit saada meiltä markkinointiin liittyviä viestejä myös silloin, jos olet antanut siihen erikseen luvan esimerkiksi tapahtumailmoittautumisen tai muun lomakkeen lähettämisen yhteydessä.

Mistä saamme henkilötiedot?

• Sinulta itseltäsi kun 1) rekisteröidyt hansel.fi:n käyttäjäksi tai 2) olet antanut yhteystietosi esimerkiksi tapahtumailmoittautumisen tai muun verkkosivuillamme olevan lomakkeen kautta
• Sopimuksesta, jonka asiakas tai toimittaja tekee Hanselin kanssa esimerkiksi tiettyyn yhteishankintaan osallistuessa

Mitä henkilötietoja keräämme?

• Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Tieto siitä, mistä henkilötiedot on saatu (esim. markkinointikampanja, asiakaspalvelu, hansel.fi jne.)
• Suostumuksiin ja kieltoihin liittyvät tiedot (suostumus/kielto, päivämäärä)

Miten voit itse vaikuttaa tietojesi käyttöön?

Jokaisen saamasi sähköpostin lopussa on linkki, jonka kautta voit milloin tahansa peruuttaa viestinnän ja markkinoinnin. Huomaathan kuitenkin, että voit edelleen saada Hanselilta sopimukseen liittyvää viestintää niistä yhteishankinnoista, joissa olet yhteyshenkilönä.

Voit pyytää meitä asettamaan sähköpostimarkkinoinnin seurannan pois päältä. Tällöin emme saa tietoja uutiskirjeen toimituksista, avauksista ja linkkien napsautuksista. Voit lähettää pyyntösi asiakaspalveluumme asiakaspalvelu@hansel.fi.

Voit lisäksi aina olla yhteydessä asiakaspalveluumme ja kertoa, mikäli et halua saada meiltä sähköpostitse markkinointia.   

Mikäli olet asiakastietojärjestelmässämme sopimusyhteyshenkilönä, voit saada meiltä markkinointia ja viestintää niin kauan kuin tietosi ovat meillä aktiivisina. Voit kuitenkin aina kertoa meille, mikäli et halua, että tietojasi käytetään markkinointiin tai viestintään. Tällöin laitamme yhteystietoihisi tiedon siitä, että et halua tietojasi käytettävän tähän tarkoitukseen.  

Hansel.fi

Mihin käytämme henkilötietojasi?

Hansel.fi on Hanselin verkkosivusto, jonka kautta tiedotamme ajankohtaisista asioista ja jaamme tietoa Hanselin tarjoamista palveluista ja julkisista hankinnoista. Käytämme henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• käyttäjätilien luomiseen
• palveluiden käyttöoikeuksiin
• palveluita koskevaan asiakaspalveluun sekä yleiseen ja kohdennettuun asiakasviestintään

Mistä saamme henkilötiedot?

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään käyttäjältä itseltään hansel.fi-sivulle rekisteröitymisen yhteydessä tai myöhemmin asiakkuuden aikana (esimerkiksi sopimuksen kautta saadut sopimussuhteeseen liittyvät tiedot).

Mitä henkilötietoja keräämme?

• Kirjautumistiedot: Jotta käyttäjille voidaan tarjota oikeat palvelut hansel.fi:n sisällä ja varmistaa sivustojen turvallinen käyttö, keräämme kirjautumisen yhteydessä käyttäjän antamat yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, organisaatio, tehtävänimike
• Digitaalisten palveluiden edellyttämät rekisteröitymistiedot (sähköpostiosoite ja salasana)
• Käyttöehtojen lukukuittaus
• Chat-palvelu: nimi, sähköpostiosoite, IP-osoite ja keskustelu, aikatiedot
• Digitaalisten palveluiden käyttämisestä evästeiden avulla kerättävät tiedot: Keräämme hansel.fi palveluiden käyttämisestä tietoja, jotta voimme parantaa palveluidemme toimivuutta ja kehittää palveluita käyttäjien toiminnasta saatavien tietojen avulla. Käyttäjänä pystyt itse päättämään evästeasetusten avulla, mitä tietoja sinusta saa kerätä. Löydät tarkempia tietoja kerättävistä evästeistä hansel.fi sivun alareunasta kohdasta ”Evästeasetukset”.  

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Hanselin verkkopalveluun rekisteröityjen käyttäjien tietoja käsitellään sopimussuhteen keston ajan, jonka jälkeen tunnukset passivoidaan.

Miten voit itse vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?

Rekisteröityneenä käyttäjänä voit muuttaa Hansel Oy:lle antamiasi henkilötietoja "Omat yhteystietosi" -sivulla.

Mihin voit olla yhteydessä, jos haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä?

Voit olla koska tahansa yhteydessä asiakaspalveluumme: asiakaspalvelu@hansel.fi