Dataskydd vid Hansel

På den här sidan förklarar vi vilka personuppgifter vi samlar in och vad vi använder dem till. 

Om du inte hittar svar på din fråga här eller vill ha mer information kan du alltid kontakta vår kundtjänst som vidarebefordrar ditt meddelande till Hansels dataskyddsexperter.       

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Sekretess är av största vikt vid all Hansels behandling av uppgifter. Alla våra anställda och samarbetspartner har tystnadsplikt och vi ser till att endast de personer som behöver uppgifterna för att sköta sina arbetsuppgifter får tillgång till dina uppgifter.  

Vi behandlar personuppgifter på det sätt som lagen kräver. Största delen av personuppgifterna samlas in på grundval av vår lagstadgade uppgift, till exempel när vi genomför konkurrensutsättningar, från uppgifter som samlas in för underhåll av avtal om gemensamma upphandlingar och genom utredningar som gäller sanktionsreglering. När vi gör marknadsföring ber vi dig om ditt samtycke och när det gäller kundkommunikation har du möjlighet att välja om du vill ha aktuell information från oss, till exempel om våra kommande konkurrensutsättningar.  

Datasäkerhet är en viktig del av att säkerställa Hansels verksamhet. Alla våra system har lämpliga brandväggs-, krypterings- och antivirusprogram för att skydda arbetsdatorer, servrar och telekommunikation i vårt kontorsnätverk. Vi säkerställer också säker dataöverföring på internet (och andra nätverk). 

Hurdana personuppgifter samlar vi in?

Den största delen av de personuppgifter vi samlar in härrör från upphandlingsprocessen, eftersom upphandlingsdokumenten alltid innehåller kontaktpersonernas namn- och adressuppgifter. Dokumenten kan också innehålla information om till exempel experternas kompetens och yrkesskicklighet. 

Vi samlar också in personuppgifter när din organisation söker sig till oss som kund och du har utsetts till kontaktperson i samband med anmälan eller när du ansluter din organisation till en gemensam upphandling, använder våra tjänster eller deltar i våra marknadsföringskampanjer. Vi får även dina personuppgifter när du är i kontakt med oss till exempel per telefon, e-post eller via vår chattjänst.   

Överlåter vi personuppgifter till tredje parter?

Vi överlåter personuppgifter till tredje parter endast i de fall vi anser att det är nödvändigt, till exempel för att genomföra en viss gemensam upphandling eller en tjänst i anslutning till den. Dessutom kan vi överlämna personuppgifter till myndigheter om lagstiftningen så kräver.     

Hur säkerställer vi att personuppgifterna är aktuella?

Vi följer upp hur aktuella våra kontaktuppgifter är på många olika sätt. Om uppgifterna ändras kan personen själv kontakta vår kundtjänst och be att uppgifterna uppdateras. Vi får också uppgifter via till exempel nyhetsbrev som vi skickar ut. Om ett meddelande inte når fram utreder vi orsaken och om vi upptäcker att adressen inte längre används tar vi bort den från våra egna system. Vi gör detta arbete regelbundet. 

Vi har fastställt en behandlingstid för alla personuppgifter, varefter uppgifterna raderas helt eller först tas ur aktivt bruk och raderas helt efter en separat fastställd tid. På så sätt säkerställer vi att vi har korrekta uppgifter och att de är tillgängliga så länge de behövs. 

Var får jag information om behandlingen av mina personuppgifter? 

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi samlar in om dig. Om du vill få dessa uppgifter, skicka en skriftlig begäran till vår kundtjänst: asiakaspalvelu@hansel.fi. 

Har du frågor?

Du kan när som helst kontakta vår kundtjänst på adressen asiakaspalvelu@hansel.fi. Din fråga vidarebefordras till våra dataskyddsexperter och vi kontaktar dig så snart som möjligt.      

Behandling av personuppgifter i olika tjänster

Rekrytering

Vad använder vi dina personuppgifter till?

Personuppgifter används vid rekryteringar för att behandla arbetsansökningar, bedöma lämplighet, hålla kontakt och sköta andra ärenden som är fast förknippade med rekryteringsprocessen. Behandlingen grundar sig på den sökandes samtycke.     

Varifrån får vi dina personuppgifter?

• Dig själv när du söker jobb hos Hansel  
• Eventuella referenspersoner/företag för vilka du har gett ditt samtycke till kontakt  
• Tredje parter som genomför rekryteringar/lämplighetsbedömningar, om man i ansökningsprocessen har kommit överens om att anlita en extern expert  

Vilka personuppgifter samlar vi in om de sökande?

• Namn 
• Adress- och kontaktuppgifter (e-post, gatuadress, telefonnummer)   
• Internetadresser (t.ex. LinkedIn-profil)  
• Utbildningsinformation 
• Tidigare arbetserfarenhet 
• Språkkunskaper 
• Annan kompetens som är relevant för den sökta uppgiften  
• Ansökan med bilagor (t.ex. CV, arbetsintyg eller foto)  
• Annan information som samlas in under ansökningsprocessen och som anses vara väsentlig för att tjänsten ska kunna fyllas  

En del av uppgifterna ovan är obligatoriska för att genomföra en fungerande rekryteringsprocess, en del är frivilliga och det är den sökande själv som bestämmer om att lämna dem.   

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar personuppgifter i anslutning till rekryteringsprocessen i högst 12 månader från det att ansökan har lämnats in.   

Hur kan du själv påverka behandlingen av dina personuppgifter?

Du kan i stor utsträckning själv bestämma vilka uppgifter du anger om dig själv under processen. Om du inte längre vill delta i processen kan du när som helst begära att dina uppgifter raderas genom att skicka en begäran från rekryteringssystemet (https://ura.hansel.fi/request_removal). Om du vill ändra eller korrigera de uppgifter som du har lämnat under processen kan du också kontakta personen som ansvarar för rekryteringen direkt och vars kontaktuppgifter finns i jobbannonsen.      

Kommunikation och marknadsföring

Vad använder vi dina personuppgifter till?

Vi skickar varje månad ett nyhetsbrev och annan aktuell kommunikation om Hansels gemensamma upphandlingar, evenemang eller andra tjänster till alla kunder som har registrerat sig på webbtjänsten Hansel.fi. Även Hansels avtalsleverantörer får månadsvis nyhetsbrev och annan aktuell kommunikation om sitt eget avtal från oss. Vi samlar in statistik om öppnade meddelanden och klickade länkar som vi använder för att förbättra kvaliteten på kommunikationen och rikta kommunikationen. Vi samlar emellertid inte in identifierbar information om enskilda personer för detta ändamål.   

Du kan också få marknadsföringsrelaterade meddelanden från oss om du har gett ditt separata samtycke till detta, till exempel i samband med anmälan till ett evenemang eller när du skickar ett annat formulär. 

Varifrån får vi dina personuppgifter?

• Dig själv när 

1. du registrerar dig som användare på Hansel.fi eller 
2. du har angett dina kontaktuppgifter till exempel genom anmälan till ett evenemang eller i ett annat formulär på vår webbplats eller 
3. du har anslutit din organisation och du är också kontaktperson för anslutningen.  

• Ett avtal som kunden eller leverantören ingår med Hansel. 

Vilka personuppgifter samlar vi in? 

• Namn, e-postadress, telefonnummer och befattning 
• Information om varifrån personuppgifterna har erhållits (t.ex. marknadsföringskampanj, kundtjänst, Hansel.fi osv.) 
• Uppgifter om samtycken och förbud (samtycke/förbud, datum) 

Hur kan du själv påverka användningen av dina uppgifter? 

Nedtill i varje e-postmeddelande som du får finns en länk som du kan använda för att när som helst avregistrera dig från kommunikation och marknadsföring. Observera emellertid att du fortfarande kan få avtalsrelaterad kommunikation från Hansel om de gemensamma upphandlingar där du är kontaktperson. 

Du kan be oss att stänga av spårning av e-postmarknadsföring. Då får vi inga uppgifter om leveransen av nyhetsbrev, öppnade meddelanden och klickade länkar. Du kan skicka din förfrågan till vår kundtjänst: asiakaspalvelu@hansel.fi. 

Du kan dessutom alltid kontakta vår kundtjänst och berätta om du inte vill få marknadsföring från oss via e-post.    

Om du är avtalskontaktperson i vårt kunddatasystem kan du få marknadsföring och kommunikation från oss så länge dina uppgifter är aktiva hos oss. Du kan emellertid alltid meddela oss om du inte vill att dina uppgifter används för marknadsföring eller kommunikation. Då lägger vi till information i dina kontaktuppgifter om att du inte vill att dina uppgifter används för detta ändamål.   

Webbtjänsten Hansel.fi 

Vad använder vi dina personuppgifter till? 

Hansel.fi är Hansels webbplats där vi informerar om aktuella frågor och delar information om Hansels tjänster och offentliga upphandlingar. Vi använder personuppgifter för följande ändamål: 

• skapa användarkonton 
• rätten att använda tjänsterna 
• kundservice gällande tjänster samt allmän och riktad kundkommunikation 

Varifrån får vi dina personuppgifter? 

I huvudsak samlas personuppgifter in från användaren själv i samband med registreringen på Hansel.fi-webbtjänsten eller senare under kundrelationen (till exempel kontaktuppgifter som anknyter till avtalsförhållandet som erhållits genom avtalet). 

Vilka personuppgifter samlar vi in? 

• Inloggningsuppgifter: För att kunna erbjuda användarna rätt tjänster i webbtjänsten Hansel.fi och säkerställa säker användning av webbplatsen samlar vi in de kontaktuppgifter som användaren uppger vid inloggningen: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, organisation, befattning 
• Registreringsuppgifter som krävs för digitala tjänster (e-postadress och lösenord) 
• Kvittering av användarvillkor 
• Chattjänst: namn, e-postadress, IP-adress och konversation, tidsuppgifter 
• Information som samlas in med hjälp av cookies vid användningen av digitala tjänster: Vi samlar in information om användningen av webbtjänsten Hansel.fi för att förbättra våra tjänsters funktion och utveckla tjänsterna med hjälp av information om användarnas beteende. Som användare kan du själv med hjälp av cookieinställningarna bestämma vilka uppgifter som får samlas in om dig. Du hittar mer information om de cookies som samlas in längst ned på sidan Hansel.fi under ”Kakpolicy”.   

Hur länge sparar vi dina personuppgifter? 

Uppgifter om användare som är registrerade i Hansels webbtjänst behandlas under användarnamnets giltighetstid, varefter användarnamnet inaktiveras. 

Hur kan du själv påverka behandlingen av dina personuppgifter? 

Som registrerad användare kan du ändra de personuppgifter som du har lämnat till Hansel Oy på sidan ”Dina kontaktuppgifter”. 

Vill du ta bort ditt användarnamn?

Om du vill ta bort ditt användarnamn i webbtjänsten Hansel.fi kan du kontakta vår kundtjänst: asiakaspalvelu@hansel.fi.  

Vem kan du kontakta om du vill ha mer information om behandlingen av dina personuppgifter? 

Du kan när som helst kontakta vår kundtjänst: asiakaspalvelu@hansel.fi.