Fördelar med gemensam upphandling

När en stor mängd varor och tjänster ska upphandlas lönar det sig att göra det som en gemensam upphandling. De stora inköpsvolymerna vid gemensamma upphandlingar möjliggör bra pris- och avtalsvillkor.

Gemensamma upphandlingar ger många fördelar:

• våra gemensamma upphandlingar är noggrant beredda – bekanta dig närmare med förutredningsfasen för gemensam upphandling (endast på finska)
• många saker har tänkts ut färdigt åt dig, vilket sparar tid och resurser
• medverkande är ett stort antal av branschens bästa leverantörer, vars bakgrund vi har kontrollerat
• du får färdiga mallar och anvisningar för de olika faserna i minikonkurrensutsättningen
• våra experter stöder dig i minikonkurrensutsättningen och under hela avtalsperioden (endast på finska).

Gemensam upphandling

Hansel använder två olika modeller för gemensam upphandling: ramavtal och dynamiskt upphandlingssystem. Ramavtalet är Hansels mest kända tjänst. Till ramavtalen måste man ansluta sig i förväg innan Hansel publicerar sin anbudsförfrågan. Ramavtalets avtalsperiod är i allmänhet fyra år och leverantören eller leverantörerna konkurrensutsätts alltid för hela avtalsperioden. Ett ramavtal lämpar sig bäst när kundernas behov är sinsemellan mycket likartade.

Ett dynamiskt upphandlingssystem, det vill säga DPS ger upphandlingen ett flexibelt ramverk enligt dina behov. I ett DPS väljer du leverantör genom en minikonkurrensutsättning. Både kunder och leverantörer kan ansluta sig till ett DPS när som helst under avtalsperioden. Hansel godkänner alla leverantörer som uppfyller lämplighetskraven. DPS är ett bättre alternativ än ett ramavtal, till exempel när marknaden utvecklas kraftigt eller när utbudet varierar.

Vi konkurrensutsätter varje år tiotals gemensamma upphandlingar som du kan använda. Det finns ett brett utbud av gemensamma upphandlingar från många olika branscher. Läs mer om våra pågående gemensamma upphandlingar! och ta en titt på videon nedan för att se vad du kan upphandla genom våra gemensamma upphandlingar!

Stöd för användning av gemensamma upphandlingar

När du utnyttjar våra gemensamma upphandlingar erbjuder vi dig ett brett utbud av mallar som stöd för din egen minikonkurrensutsättning. Utöver mallarna får du kostnadsfri rådgivning och kommentarer gällande upphandlingsdokumenten för din minikonkurrensutsättning. Vårt mål är att säkerställa att minikonkurrensutsättningen överensstämmer med lagen om offentlig upphandling och koncessioner och med vad som avtalats i den gemensamma upphandlingen samt att minimera risker och eliminera eventuella konflikter i anbudsmaterialet.

Beräkningar visar: man kan spara pengar genom offentlig upphandling

I regeringsprogrammet finns en anteckning om att kommuner och välfärdsområden styrs till att utnyttja gemensamma upphandlingar mer än tidigare. Hansels analytiker har gjort beräkningar som visar att det lönar sig att centralisera upphandlingar för att spara offentliga resurser. Gemensamma upphandlingar blir cirka 16 procent förmånligare än upphandlingar som en enskild upphandlande enhet själv konkurrensutsätter.

I beräkningarna har man beaktat priset på varor och tjänster samt den arbetstid som används för konkurrensutsättning och administration under avtalsperioden, det vill säga de så kallade processkostnaderna. Enligt beräkningarna sparade upphandlande enheter som utnyttjade gemensamma upphandlingar år 2024 sammanlagt cirka 284 miljoner euro vad gäller priser och cirka 39 miljoner euro i processkostnader.

I jämförelsen ingick alla 197 gemensamma upphandlingar som Hansel erbjöd Finlands offentliga förvaltning förra året i fjorton olika kategorier. De största besparingarna år 2024 genererades av dessa gemensamma upphandlingar: livsmedel (68 mn €), IT-konsulttjänster (53 mn €), teleoperatörstjänster/kommunikationstjänster (40 mn €), bilar och tjänster (13 mn €) och företagshälsovårdstjänster (10 mn €). Utredningen visade att de uppnådda besparingarna är av samma storleksklass oavsett om verksamhetsmodellen för den gemensamma upphandlingen är ett ramavtal eller ett dynamiskt upphandlingssystem (DPS). En eller flera avtalsleverantörer väljs för hela ramavtalets avtalsperiod genom konkurrensutsättning. Varu- och tjänsteleverantörer som uppfyller lämplighetskraven för ett dynamiskt upphandlingssystem kan ansluta sig under hela DPS-perioden.

Förutom kostnads- och processbesparingar är det också bra att ta hänsyn till andra fördelar med gemensam upphandling, såsom verktyg som underlättar upphandlingen, stödet som kunden får och antalet anbud som erhålls. Hansels gemensamma upphandlingar får i genomsnitt fler anbud än offentliga upphandlingar i allmänhet.

Läs mer om besparingarna vid gemensam upphandling i vårt meddelande.