Oppeja yhteishankintojen säästölaskelmista

Hanselin tehtävänä on tuottaa tehokkuutta ja säästöjä julkishallintoon yhteishankintojen kautta. Intuitio ja talousteoria sanovat, että hankintojen kilpailutuksia ja sopimushallintaa keskittämällä voidaan saada aikaan säästöjä, kun syntyy skaalaetuja ja päällekkäinen työ vähentyy. Säästöjen suuruusluokasta ei kuitenkaan ole varmuutta, ja harmillisen vähän aiheesta löytyy myöskään tutkimusta. Ilmiselvän tiedontarpeen innoittamina selvitimme vuonna 2024 käytettyjen yhteishankintojen hinta- ja prosessisäästöt laajassa kehitysprojektissa. 

Tulokset ovat mielenkiintoisia ja tärkeitä, vaikka niihin liittyykin epävarmuutta. Tässä tekstissä käyn läpi laskennan logiikkaa ylätasolla sekä selvityksen myötä karttuneita oppeja.

Vuonna 2024 Hanselin yhteishankintojen kautta tehtyjen hankintojen arvo oli yhteensä 1,718 miljardia euroa ja myyntiä raportoitiin lähes kahdellesadalle yhteishankinnalle. Laskelmiemme mukaan hintasäästöä syntyi vuonna 2024 noin 284,17 miljoonaa euroa ja prosessisäästöä noin 38,74 miljoonaa euroa, eli yhteensä 322,91 miljoonaa euroa. Tämä tarkoittaa sitä, että keskimääräinen kokonaissäästöprosentti on noin 15,8  (säästöprosentti = euromääräinen säästö / hankintojen arvo ennen säästöjä). Tämä säästöprosentti on hyvinkin linjassa sen kanssa, mitä tutkimuksissa ja selvityksissä on aiemmin raportoitu (vaihteluväli 5–20 % säästöä). Tanskalaisen yhteishankintayksikkö SKI:n laskema vastaava prosentti on hieman yli 14, joten myös siihen suhteutettuna laskelmat vaikuttavat uskottavilta.

Hintasäästöt

Hintasäästöjen arviointi on ajatuksen tasolla yksioikoista: verrataan yhteishankinnan kautta hankitun tuotteen tai palvelun hintaa vastaavaan, yksittäisen hankintayksikön itse tekemään hankintaan. Todellisuudessa tähän liittyy monia haasteita, joiden vuoksi laskelma ei suinkaan ole yksinkertainen. Esimerkiksi se, ettei suuri osa hintatiedoista ole julkista ja se, että suurin osa tuotteista ja palveluista, joita hankitaan, on sen verran räätälöityjä, ettei suoraa vertailukohtaa löydy (ts. lyijykynien tai vessapaperin tyyppisten bulkkituotteiden ja -tavaroiden hankinta muodostaa vain hyvin marginaalisen osan koko hankintapotista). 

Nämä haasteet johtavat siihen, että hintaeroja ja säästöjä joudutaan arvioimaan suuntaa-antavilla mittareilla ja menetelmillä, jotka pyrkivät approksimoimaan todellista säästöä. Tähän mallintamiseen käytimme useampaa eri vaihtoehtoista tapaa riippuen siitä, mitä tietoja minkänkin yhteishankinnan kohdalla oli käytettävissä. Käytettyjä hintasäästölaskennan tapoja olivat:

• Vertaaminen ”markkinahintaan”, joka löytyi esim. googlaamalla (näitä vähän)
• Yhteishankintasopimuksen hintaliitteessä suoraan määritetyt sitovat alennusprosentit suhteessa hyvin määriteltyyn ”markkinahintaan”
• Yhteishankinnan kilpailutuksen tarjousten hintavertailu (taustaoletuksena, että asiakkaamme tekisivät vastaavan laajuisen kisan itse ja  Hanselin tekemiin kilpailutuksiin saadaan keskimäärin yksi tarjous enemmän)
• Yhteishankinnan sisäisten minikisojen tarjousten hintavertailu (kisojen koolla painotettu keskiarvo yhteishankintakohtaisesti; oletuksena se, että yhteishankinnan kautta kilpailuttaessaan asiakas saa yhden hyvän tarjouksen enemmän kuin kokonaan itse tehden)
• Vertaaminen edellisen vastaavan yhteishankinnan hintatasoon inflaatio huomioiden (Hanselin kilpailutuksen onnistuminen suhteessa aiempaan)

Laskelmiemme mukaan hintasäästöä syntyi vuonna 2024 noin 284,17 miljoonaa euroa ja prosessisäästöä noin 38,74 miljoonaa euroa.

Prosessisäästöt

Prosessisäästöjen arviontiin Tanskan SKIllä oli käytössään hyvä malli, jonka sovitimme SKIn luvalla Suomen ja Hanselin kontekstiin sopivaksi. Malli on lopulta melko monimutkainen, vaikka perusajatus prosessisäästöjen arvioinnissa on suht yksinkertainen: paljonko työaikaa yhteishankintojen käyttö vaatii Hanselin asiakkailta vs. kuinka paljon työaikaa olisi vaatinut vastaavan kilpailutuksen tekeminen itse. Malli on sellainen, että sen avulla saadaan suuntaa-antavat arviot prosessisäästöistä kaikille yhteishankinnoille ja sen laskenta voidaan myös automatisoida.

Malli perustuu arvioihin eri kokoisten ja eri vaikeusastetta olevien hankintojen työläydestä sekä oletuksiin itse tehtyjen vs. yhteishankintojen kautta tehtyjen hankintojen suhteellisesta työläydestä. Työläys perustuu tanskalaisen SKIn asiakkailleen tekemään haastattelututkimukseen. Mallin oletukset on määritelty Hanselin käytössä olevaan dataan (erilaisiin kilpailutuksiin menevät työajat) sekä asiantuntija-arvioihin perustuen. Malli ottaa huomioon myös minikisallisten vs. ei-minikisallisten yhteishankintojen erot yhteishankintojen käytön työläydessä. Mallissa otamme huomioon paitsi hankinnan valmisteluun ja kilpailuttamiseen menevän työajan, myös sopimuskauden aikaiseen käyttöön ja esimerkiksi toimittajayhteistyöhön menevän ajan.

Jatkokehitysideoita, huomioita ja mallin puutteita

Tanskalaisilta sovitetun mallin puutteena on se, että malli ei ota huomioon suurta joukkoa yhteishankintakohtaisia etuja ja lisäpalveluita, joita Hansel asiakkailleen tarjoaa (Ajoneuvopalvelu, Tilausajopalvelu, Kokouspaikkahaku, mallipohjat ja tuki asiakkaidemme minikisoihin jne.). Nämäkin tuottavat rahanarvoista hyötyä, mutta toisaalta asiat ovat luonteeltaan enemmän laadullisia.

Hankkeen oppeja on ollut myös se, että luonteeltaan väistämättä epävarmojen säästölaskelmien tekemisessä pitää tehdä kompromissi laskelmien uskottavuuden ja laskelmiin käytetyn työajan välillä. Sataprosenttisen varmoja laskelmia ei ole mahdollista tuottaa, ja toisaalta laskemiin käytetyllä työajalla tuntuu olevan tietyn pisteen jälkeen laskeva rajahyöty. Rajattomien resurssien maailmassa olisi varmasti mielekästä tehdä hyvin kustomoidut laskelmat jokaisesta parista sadasta yhteishankinnasta – todellisuudessa on järkevää turvautua yleistyksiin. Toisaalta pelkkien säästöprosenttien lisäksi on hyvinkin mielekästä nostaa yhteishankintojen hyötyjen tunnusluvuiksi myös muita tietoja, kuten esimerkiksi tarjousten lukumääriä, asiakkaille minikisojen tueksi tarjottavien kilpailutusasiakirjojen valmiusastetta sekä hyviä sopimusehtoja muutamia mainitakseni. 

Yhtenä konkreettisena kehityskohteena voisi soveltuvien yhteishankintojen kohdalla tehdä nykyistä systemaattisempaa seurantaa yhteishankinnan sopimuskauden aikaisesta hintakehityksestä ja verrata tuloksia kyseisen markkinan yleiseen hintakehitykseen. Nytkin tätä tehdään joidenkin yhteishankintojen osalta, mutta tämä voisi jatkossa kertoa yhä useammissa yhteishankinnoissa säästöstä – ainakin verrattuna yleiseen hintatasoon.

Yhteishankintojen säästölaskelmista on tehty nyt ensimmäiset versiot ja samalla opittu laskelmien haasteista ja tuloksista. Vastaavat tai paremmatkin laskelmat tuotetaan varmasti jatkossa säännöllisesti!