Esiselvitys: menestyksekkään yhteishankinnan näkymätön perusta 

Hankintalakia ollaan uudistamassa siten, että hankinnan huolellisen valmistelun tärkeys korostuu. Hallituksen esityksen mukaan hankintayksiköiden tulisi kaikissa yli kymmenen miljoonan euron arvoisissa hankinnoissa tehdä markkinakartoitus tai arvioida hankinnan eri toteutusvaihtoehtoja osana hankinnan suunnittelua. Hanselissa tällaista selvitystä ja arviointia on tehty jo pitkään. Ennen kuin uusi yhteishankinta näkee päivänvalon, on suunnittelutyöt aloitettu jopa 1,5 vuotta aikaisemmin. Näitä taustoittavia vaiheita kutsutaan esiselvitykseksi, markkinavuoropuheluksi ja asiakastyöryhmätyöskentelyksi. 

Huolellisella selvittelyllä pyrimme siihen, että yhteishankinta vastaa asiakkaiden tarpeisiin, samalla kun markkinanäkökulmat huomioidaan. Ennakkosuunnittelulla varmistamme lisäksi, että yhteishankintaratkaisumme ovat vastuullisia, turvallisia, kustannustehokkaita ja toimivia koko sopimuskauden ajan. Kuten vanha sanonta kuuluu, hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Esiselvityksen rakenne on sama eri yhteishankinnoissa, mutta selvityksen painopisteet vaihtelevat yhteishankinnan mukaan. Tässä avaamme esiselvitysprosessia käyttäen esimerkkinä elintarvikeyhteishankintoja. 

Asiakas ensin 

Hanselin pääasiallinen tehtävä on tuottaa kustannustehokkaita ja asiakkaiden tarpeisiin vastaavia yhteishankintoja. Tyypillisesti meille kertyy laaja ja yksityiskohtainen näkemys asiakkaiden tarpeista ja hankintatavoista jo edeltävien yhteishankintojen yhteydessä. Esiselvitysvaiheessa syvennämme tätä asiakasymmärrystä monella eri tapaa. Saamamme palautteen lisäksi kartoitamme uuteen yhteishankintaan liittyviä ratkaisuja asiakkaille lähetettävällä kyselyllä ja tarvittaessa vaikkapa haastatteluilla tai työpajoilla. Meille on tärkeää saada asiakkaidemme näkemyksiä varhaisessa vaiheessa, jotta yhteishankinnan valmistelussa osataan mennä oikeaan suuntaan vaikkapa toimintamallin, palvelu- tai tuotevalikoiman tai muiden ratkaisujen suhteen. 

Esimerkiksi elintarvikeyhteishankinnassamme kävi edeltävällä kierroksella ilmi, että asiakkailla olisi nykyistä laajempi tarve keittiötarvikkeisiin, ei vain elintarvikkeisiin. Siksi asiakaskeskusteluiden myötä päädyimme tekemään oman erillisen yhteishankinnan ruoanvalmistuksen, kuljetuksen ja aterioinnin tarvikkeista. 

Toimivat markkinat – toimiva yhteishankinta

Yhteishankinta on yhteistyötä, jossa toimivilla markkinoilla on merkittävä rooli. Esiselvitysvaiheessa tehtävänämme on kartoittaa huolella, mitä toimittajamarkkinoilla tapahtuu. Keräämme tietoa alan toimintamalleista, kuten hinnoittelusta ja keskeisistä sopimusehdoista, sekä mahdollisista lähitulevaisuuden muutoksista. Keräämme myös palautetta nykyisiltä ja potentiaalisilta toimittajilta. Hyödynnämme lisäksi kertynyttä toimialaosaamista ja haemme tietoa useista julkisista lähteistä, kuten Hilman ilmoituksista, toimialajärjestöiltä ja Tilastokeskuksen sivuilta. 

Elintarvikeyhteishankinnoissa toimittajia ovat alan tukkuliikkeet. Esiselvityksen aikana pyritään selvittämään, ketkä alan toimijoista ovat potentiaalisia tarjoajia tulevaan kilpailutukseen ja onko jotain, mitä tulevassa tarjouspyynnössä tulisi toimittajien näkökulmasta huomioida – onko haluttu tuotevalikoima realistinen, onko yhteishankintaa järkevä jakaa asiakasryhmittäin tai muilla perusteilla, ovatko ehdot toteutettavissa. Esimerkiksi asiakasjako maantieteellisiin alueisiin saattaa kuulostaa hyvältä ratkaisulta, mutta samalla pitää varmistaa, että kaikille alueille saadaan tarjouksia. Tuotevalikoima tulee rajata sellaiseksi, ettei toimitusvarmuus kärsi.

Vastuullisesti ja riskejä ennakoiden

Lainsäädäntö asettaa raamit hankintojen tekemiselle. Me Hanselissa haluamme lisäksi olla edelläkävijöitä hankintojen vastuullisuudessa sekä erityyppisten riskien ennakoinnissa. Esiselvitysvaiheessa vastuullisuutta arvioidaan ympäristö-, sosiaalisen- ja taloudellisen vastuun näkökulmasta. Apuna vastuullisuuskysymyksissä on vastuullisuuspäällikkö ja -ryhmä.     

Yhteishankintaan nimetyn juristin johdolla kartoitamme myös aikaisemman sopimuskauden opit, mahdolliset sääntelymuutokset sekä keskeiset juridiset riskit. Osana analyysiä selvitämme myös kilpailunäkökulmia, pakotteita ja tilaajavastuuta. Teemme tämän riittävän aikaisin, jotta hankinnan toimintamalli on myös juridisesti kestävällä pohjalla.  

Elintarvikkeiden yhteishankinnan esiselvitysvaiheessa kokosimme tietoa kattavasti sekä yksittäisiin elintarvikkeisiin että koko elintarvikeketjuun vaikuttavista ympäristö- ja sosiaalisen vastuullisuuden tekijöistä sekä toisaalta realistisista mahdollisuuksista vaikuttaa näihin yhteishankinnalla. Vastuullisuusryhmän ja juristin kanssa seuraamme kehittyvää toimialakohtaista lainsäädäntöä. Vastuullisuuskysymyksistä säädetään myös säädöksissä, jotka pitää huomioida yhteishankinnassa. Näistä esimerkkinä metsäkatoasetus.

Osana taloudellisen vastuullisuuden arviointia teemme taustaselvityksiä mahdollisten harmaan talouden riskien havaitsemiseksi. Hyödynnämme muun muassa viranomaislähteitä ja muita ulkoisia lähteitä selvitystyössämme. Jos toimialaan havaitaan liittyvän harmaan talouden riskejä, alamme jo tässä kohtaa pohtia mahdollisia ratkaisuja, etteivät nämä riskit yhteishankinnassa toteutuisi.

Arvioimme esiselvityksessä myös yhteishankinnan tarpeita tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksille. Selvittelemme, käsitelläänkö henkilötietoja, minkälaista tietoa toimittaja käsittelee ja missä ympäristössä. Samalla arvioimme, tarvitaanko yhteishankinnassa erityisiä ratkaisuja varautumisen ja jatkuvuuden varmistamiseksi (myös poikkeusolojen näkökulmasta). Elintarvikkeet ja ruoka ovat tekijöitä, jotka tulee turvata ihmisille tilanteessa kuin tilanteessa. Esiselvitysvaiheessa pohditaan esimerkiksi, minkälaisia ehtoja kirjataan toimittajalle, jotta toimitusvarmuus taataan tai sisällytetäänkö hankintaan elintarvikkeita, jotka säilyvyytensä puolesta voidaan mieltää myös vararuoaksi. 

Pohjatyö ratkaisee

Maailma elää ja markkinat muuttuvat, eikä uutta hankintaa kannata kopioida edellisen pohjalta. Kattavan esiselvityksen jälkeen olemme hyvin perillä tästä hetkestä ja lähitulevaisuuden muutoksista, ja voimme alkaa valmistella uutta hankintaa vastaamaan sen hetken tarpeita!