Hankintojen tuki auttaa yhteishankintojen käyttäjää 

Hankintojen tuen asiantuntijat auttavat asiakkaita Hanselin yhteishankintojen käytössä. Tukea saa esimerkiksi kilpailutusta koskeviin kysymyksiin sekä tarjouspyyntöasiakirjojen valmisteluun. Asiantuntijoille kertyy paljon tietoa erilaisista hankinnoista, sillä esimerkiksi viime vuonna hankintojen tukeen tuli yli 700 neuvontakysymystä. Lisäksi asiantuntijat kommentoivat 400 minikilpailutusta ja veivät läpi sata maksullista MinikisaPlus-projektia. Tämän tiimin osaaminen on kaikkien Hanselin yhteishankintoja käyttävien asiakkaiden hyödynnettävissä. 

Päivystyksessä näkyy asiakkaiden hankinta-arki 

Jokaiselle yhteishankinnalle on hankintojen tuessa nimetty vastuuhenkilö. Lisäksi asiantuntijat tekevät vuorollaan päivystystä, jossa vastataan asiakkaiden puheluihin ja sähköposteihin. Päivystäjä on usein asiakkaiden ensimmäinen kontakti silloin, kun yhteishankintojemme käyttöön tarvitaan apua. Päivystysvuoron aikana eteen voi tulla kysymyksiä hyvin erilaisista hankinnoista, ja niitä esittävät eri kokoiset hankintayksiköt ympäri maata. Otetaanpa pieni kurkistus siihen, mikä kaikki asiakkaitamme mietityttää! 

Apua kilpailutuksen eri vaiheisiin 

Hankintojen tuki auttaa asiakasta kilpailutuksen eri vaiheissa. Joskus pohdimme yhdessä asiakkaan kanssa, soveltuuko tietty tarve hankittavaksi Hanselin yhteishankinnasta. Usein kysymykset liittyvät laadullisten vertailuperusteiden valintaan, hinnoittelun rakentamiseen tai mallipohjien käyttöön. 

Tukea voidaan tarvita myös hankintasopimuksen laadintaan. Asiakkaat kysyvät neuvoa esimerkiksi poikkeuksellisiin tilanteisiin, yhteishankintojen ehtojen tulkintaan tai option käyttöönottoon. Joskus riittää, että ehdot käydään yhdessä läpi. Jos tilanne vaatii tarkempaa sopimustulkintaa, asiaa selvitetään yhdessä juristin kanssa.

Tukea työkalujen käyttöön 

Hanselin yhteishankintojen käyttäjillä on apunaan erilaisia työkaluja, kuten Kisa-apuri ja Ajoneuvopalvelu. Teknisesti työkalut ovat helppokäyttöisiä, mutta asiakkaiden erilaiset kilpailuttamistilanteet voivat herättää kysymyksiä, joissa kaivataan hanselilaisen apua – tai ainakin toista mielipidettä. 

Hankintojen tuki osaa auttaa erityisesti kilpailuttamiseen liittyvissä kysymyksissä. Teknisissä haasteissa paras apu löytyy yleensä asiakaspalvelusta. Tarvittaessa kysymys ohjataan eteenpäin yhteishankinnasta vastaavalle kategoriapäällikölle, joka tuntee kyseisen yhteishankinnan yksityiskohdat parhaiten ja osaa antaa täsmällisimmän neuvon.

Hankintojen tuki kommentoi asiakkaiden tarjouspyyntöasiakirjoja veloituksetta. Palvelua kannattaa hyödyntää, sillä useampi silmäpari auttaa huomaamaan mahdolliset epäselvyydet ajoissa.

Tarjouspyyntö kannattaa tarkistuttaa ajoissa

Yksi usein toistuva kysymys liittyy tilanteeseen, jossa asiakas huomaa virheen sisäisen kilpailutuksen tarjouspyynnössä tarjousajan aikana. Lähtökohtaisesti tarjouspyyntöön ei voi tehdä muutoksia tarjousaikana. Tällaisissa tapauksissa kehotamme kysyjää harkitsemaan kilpailutuksen keskeyttämistä ja uuden kilpailutuksen käynnistämistä korjatuilla asiakirjoilla. 

Virheiden välttämiseksi tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lähettää kommentoitavaksi ennen tarjouspyynnön julkaisua. Hankintojen tuki kommentoi asiakkaiden tarjouspyyntöasiakirjoja veloituksetta. Palvelua kannattaa ehdottomasti hyödyntää, sillä useampi silmäpari auttaa huomaamaan mahdolliset epäselvyydet ja virheet ajoissa. Tarjouspyynnön kommentoinnista vastaa kyseiselle yhteishankinnalle nimetty vastuuasiantuntija yhteistyössä juristin kanssa. Asiakirjoihin perehtymiseen ja kommentointiin kannattaa varata aikaa noin viikon verran. Tavoitteena on varmistaa, että asiakirjat ovat selkeitä sekä hankintalain ja yhteishankinnan ehtojen mukaisia.

Asiakkaiden kysymykset auttavat kehittämään palveluja

Hankintojen tuen asiantuntijoilla on ainutlaatuinen näkymä siihen, millaisia kysymyksiä yhteishankintojen käyttäminen herättää ja missä asiakkaat kaipaavat eniten tukea. Näitä havaintoja voidaan hyödyntää palvelujen jatkuvassa kehittämisessä, esimerkiksi selkeyttämällä ohjeistuksia ja päivittämällä asiakirjoja entistä toimivammiksi.

Päivystysvuoron päätteeksi on palkitsevaa huomata, että jokainen puhelu ja viesti vie jonkun hankintaa askeleen eteenpäin. Juuri sitä varten hankintojen tuki on olemassa.

Hankintojen tuki päivystää arkipäivisin klo 9–15 puhelimitse 0294 444 288 ja sähköpostitse tuki@hansel.fi. Lue lisää tuen palveluista verkkosivuiltamme.