Lakimuutos tarjoaa hyvän hetken tarkastella omia hankintaohjeita

Monessa organisaatiossa hankintaohje on arjen tärkeimpiä johtamisen välineitä. Sen tehtävänä ei ole ainoastaan varmistaa, että hankinnat toteutetaan lainmukaisesti, vaan myös ohjata hankintoja tukemaan organisaation tavoitteita, riskienhallintaa ja resurssien tehokasta käyttöä.

Hankintaohjeen merkitys korostuu erityisesti silloin, kun hankintoja tekee suuri joukko erilaisissa tehtävissä toimivia henkilöitä. Selkeät ja käytännönläheiset ohjeet auttavat tekemään yhdenmukaisia päätöksiä, vähentävät virheitä ja tukevat hyvää hallintoa. Samalla ne helpottavat uusien työntekijöiden perehdyttämistä ja vähentävät riippuvuutta yksittäisten asiantuntijoiden kokemuksesta.

” Hankintaohjeen merkitys korostuu erityisesti silloin, kun hankintoja tekee suuri joukko henkilöitä.”

Hankintalain uudistus tuli voimaan 18.6.2026, mikä tarjoaa hyvän syyn tarkastella organisaation hankintaohjeita kokonaisuutena. Muutokset koskevat muun muassa hankintojen suunnittelua, markkinakartoitusta, tarjoajien arviointia, hankintojen osiin jakamista, turvallisuusnäkökulmia sekä dokumentointia ja raportointia.

Hyvä hankintaohje tukee organisaation strategiaa

Pelkkä lakimuutosten lisääminen olemassa olevaan ohjeeseen ei kuitenkaan yleensä riitä. Usein päivitystyössä huomataan, että toimintaympäristö, vastuut ja käytännöt ovat muuttuneet vuosien varrella enemmän kuin on osattu ajatella. Siksi hankintaohjeen päivittäminen kannattaa nähdä mahdollisuutena arvioida, vastaavatko nykyiset toimintatavat organisaation tämänhetkisiä tarpeita.

Vaikka vertailu ja toisen organisaation parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen mallina voivat olla hyödyllisiä, toimivaa hankintaohjetta ei voi kopioida sellaisenaan. Organisaatioiden toiminta, hankintojen volyymit, riskitasot, päätöksentekorakenteet ja käytettävissä olevat resurssit poikkeavat usein toisistaan merkittävästi. Yksi yleisimmistä virheistä onkin ottaa mallia suoraan toisen organisaation ohjeesta.

Hyvässä hankintaohjeessa on määritelty

• kuka vastaa hankintojen valmistelusta, toteutuksesta ja päätöksenteosta
• millaisia hankintoja organisaatio tekee tyypillisesti
• miten riskejä arvioidaan ja hallitaan
• milloin markkinavuoropuhelua käydään
• miten hankinnat dokumentoidaan sekä
• missä tilanteissa tarvitaan juridista tai muuta asiantuntijatukea.

Parhaat hankintaohjeet eivät siis ole lain tai malliohjeiden tiivistelmiä, vaan organisaation omia toimintatapoja kuvaavia käytännön työkaluja.

Lakimuutoksen myötä on hyvä kysyä, kuvaako hankintaohje enemmän yleisiä, hyviä hankintatapoja vai toimiiko se aidosti oman organisaation hankintojen tekemisen tukena. Ja jos hankintaohjeet vielä puuttuvat kokonaan, kannattaa niiden valmistelu aloittaa viimeistään nyt.

Me autamme asiakkaitamme arvioimaan hankintalain muutosten vaikutuksia, tunnistamaan kehittämistarpeita sekä päivittämään hankintaohjeet organisaation omiin toimintamalleihin sopiviksi. Hyvin toteutettu päivitys parantaa lainmukaisuuden lisäksi hankintojen laatua, riskienhallintaa ja toiminnan sujuvuutta – juuri niillä tavoilla, joita kyseinen organisaatio tarvitsee.