Mikä on dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS)?

Tietoa meistä Yhteishankinnat Mikä on dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS)?

Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS eli Dynamic Purchasing System, käytetään myös lyhennettä DHJ) on täysin sähköinen hankintamenettely, joka on avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville tarjoajille koko kestonsa ajan. Tarjoajilta ei peritä maksuja dynaamiseen hankintajärjestelmään osallistumisesta.

Dynaaminen hankintajärjestelmä on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa dynaaminen hankintajärjestelmä perustetaan, ja toisessa vaiheessa asiakkaat voivat tehdä järjestelmän sisäisiä kilpailutuksia. 

DPS.png

Miten dynaaminen hankintajärjestelmä eroaa puitejärjestelystä?

Merkittävin ero dynaamisen hankintajärjestelmän ja puitejärjestelyn välillä on se, että järjestelmään hyväksytään soveltuvuusehdot täyttäviä toimittajia koko dynaamisen hankintajärjestelmän keston ajan.

Puitejärjestelyssä toimittajat valitaan yleensä neljän vuoden sopimuskaudeksi, eikä uusia toimittajia oteta mukaan sopimuskauden aikana. Dynaamisen hankintajärjestelmän kestoa ei ole rajattu lainsäädännössä samoin kuten puitejärjestelyssä. Kesto ilmoitetaan DPS:n perustamisen yhteydessä.

Dynaamisen hankintajärjestelmän perustaminen Hanselissa

Ensimmäisessä vaiheessa Hansel perustaa valitusta tuoteryhmästä tai palvelusta dynaamisen hankintajärjestelmän julkaisemalla siitä hankintailmoituksen Hanki-palvelussa osoitteessa hanki.tarjouspalvelu.fi. Hankintailmoitus julkaistaan myös sähköisessä ilmoituskanavassa eli Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi

Hankintailmoituksessa ilmoitetaan vähintään:

  • dynaamisen hankintajärjestelmän kohteena olevien suunniteltujen hankintojen luonne ja arvioitu määrä
  • dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
  • muut tiedot dynaamisesta hankintajärjestelmästä ja käytettävistä sähköisistä välineistä
  • tiedot käytettävistä sähköisistä välineistä sekä viestintäyhteyttä koskevista teknisistä järjestelyistä ja eritelmistä

Jos dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisessä kilpailutuksessa käytetään sähköistä huutokauppaa, ilmoitetaan siitä jo hankintailmoitusvaiheessa.

Hansel voi edellyttää, että tarjoukset jätetään sähköisen luettelon muodossa. Tällöin ehdokkaan on liitettävä dynaamiseen hankintajärjestelmään osallistumista koskevaan hakemukseensa osallistumispyynnön mukainen sähköinen luettelo.

Perustamisvaiheessa osallistumishakemuksen jättämiselle on varattu vähintään 30 päivää siitä päivästä, jona hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi. Perustamisvaiheen aikana ei voida tehdä dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisiä kilpailutuksia.

Dynaamiseen hankintajärjestelmään hakeminen ja hyväksyminen

Kaikki kiinnostuneet toimittajat voivat hakea perustettuun hankintajärjestelmään sen koko keston ajan..

Hansel hyväksyy kaikki ehdokkaat, jotka täyttävät soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Järjestelmään hyväksyttävien ehdokkaiden määrää ei rajoiteta. Hansel tekee päätöksen ehdokkaan hyväksymisestä järjestelmään 10 työpäivän kuluessa dynaamista hankintajärjestelmää koskevan osallistumishakemuksen vastaanottamisesta (perustamisvaiheessa 30 päivää ilmoituksen julkaisemisesta). Yksittäistapauksissa määräaikaa voidaan pidentää 15 työpäivään.

Hansel voi milloin tahansa dynaamisen hankintajärjestelmän keston aikana vaatia hyväksyttyjä ehdokkaita toimittamaan ajantasaisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan (ESPD) tai poissulkemisen ja soveltuvuuden selvitykset viiden päivän kuluessa pyynnön esittämisestä.

Hankintavaihe dynaamisessa hankintajärjestelmässä

Toisessa vaiheessa Hanselin asiakkaat voivat tehdä dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisiä kilpailutuksia lähettämällä kaikille dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyille toimittajille tarjouspyynnön Hanki-palvelussa. 

Myös asiakas voi edellyttää toimittajaa esittämään tarjouksensa sähköisenä luettelona, mikäli Hansel on DPS:n perustamista koskevassa hankintailmoituksessa niin edellyttänyt.

Asiakas määrittelee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävän hankinnan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet hankintaa koskevassa tarjouspyynnössä. Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytyillä toimittajilla on tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen vähintään 10 päivää aikaa jättää tarjous. Asiakas voi määritellä tarjousajan myös pidemmäksi.

Tarjousajan päättymisen jälkeen asiakas avaa ja vertailee tarjoukset, ja tekee hankinnasta hankintapäätöksen. Tämän jälkeen asiakas voi tehdä hankintasopimuksen ja tilata tuotteen tai palvelun.