Diak sai huolellisella kilpailuttamisella toimivat taloushallinnon järjestelmät
Diakonia-ammattikorkeakoululla oli käytössään useiden eri palveluntarjoajien taloushallintojärjestelmiä, jotka alkoivat olla elinkaarensa lopussa. Vuonna 2022 aloitettiin laajan kokonaisuuden kilpailutus, jossa hyödynnettiin Hanselin kilpailutuspalvelua. Tavoitteena oli yhden yrityksen valitseminen kirjanpidon, budjetoinnin, maksuliikenteen, osto- ja myyntireskontrien, verkkolaskutuksen sekä laskujen lähetysjärjestelmän toimittajaksi.
Taloushallinnon järjestelmien kilpailutusprojekti oli Diakin mittakaavassa erittäin suuri. Se aloitettiin kertomalla markkinoille ennakkoilmoituksella tulevasta kilpailutuksesta, jotta kiinnostuneet yritykset saivat tiedon ajoissa.
Tarjouspyyntöä valmisteltiin huolella noin puolen vuoden ajan. Vaatimusmäärittelyyn otettiin mukaan laajasti Diakin henkilöstöä, joka järjestelmiä jatkossa käyttäisi. Paljon aikaa käytettiin esimerkiksi järjestelmäintegraatioiden kuvaamiseen, ettei yllättäviä lisäkustannuksia ilmaantuisi käyttöönoton aikana.
”Vaatimusten määrittelyä pohdittiin todella paljon, jotta lopputulos vastaisi mahdollisimman hyvin tarpeitamme, mutta saisimme kuitenkin riittävästi tarjouksia. Vaikka teimme tästä työvaiheesta ison osan itse, saimme Hanselin kilpailuttamiskonsultti Janne Valtavaaralta ja juristi Jussi Ratsulalta paljon apua sekä arvokasta palautetta siitä, miten tarjoajat voisivat vaatimuksia tulkita”, kertoo Diakin projekti- ja hankintapäällikkö Maarit Muukkonen.
Ennen tarjouspyynnön julkaisua käytiin kattavaa markkinavuoropuhelua, jotta tiedettiin, mitä markkinoilla oli tarjolla. Yritykset osallistuivat keskusteluihin aktiivisesti, ja niiltä saatiin tärkeitä kommentteja tarjouspyyntömateriaaleista.
”Markkinavuoropuheluprosessi oli hanselilaisilla hienosti hyppysissä, ja kaikki oli erittäin hyvin organisoitua. Tämä edesauttoi keskustelun syntymistä”, Muukkonen kiittää. Kilpailutus herätti yrityksissä paljon kiinnostusta, ja lisätietokysymyksiäkin saatiin 37.
Tarjouksia tarkennettiin neuvottelumenettelyssä
Diak sai kilpailutukseensa kolme tarjousta. Niistä yksikään ei kuitenkaan sellaisenaan vastannut tarjouspyyntöä, ja seuraavaksi tarjoajien kanssa siirryttiin Hanselin kilpailutustiimin ehdotuksesta neuvottelumenettelyyn. Sen aikana ei muutettu vähimmäisvaatimuksia tai kilpailutuksen perusteita, vaan täsmennettiin tarjouksia vastaamaan tarjouspyyntöä.
”Janne ja Jussi ohjasivat neuvottelumenettelyä taitavasti, ja varmistivat tarkalla valmistelulla tarjoajien tasapuolisen kohtelun. Oli hienoa, että tarjousten virheet saatiin korjattua, ja kilpailutus maaliin ilman suurempaa viivettä”, Muukkonen summaa.
Järjestelmät hankittiin Saas-palveluna, mikä takaa päivitysten ajantasaisuuden ja palveluiden pitkän käyttöiän. Ratkaisu edistää myös kiertotaloutta, kun omaa infrastruktuuria voitiin vähentää. Tarjoajat olivat laatineet alustavat projektisuunnitelmat jo tarjoustensa liitteeksi. Käyttöönottoon oli varattu puoli vuotta, ja tässä aikataulussa pysyttiin. Oman aikansa ottivat muun muassa ammattikorkeakoulun tarpeisiin tehdyt räätälöinnit sekä tietojen siirto vanhoista järjestelmistä.
Sopimus tehtiin niin, että se jatkuu kolmen vuoden jälkeen toistaiseksi voimassa olevana. Yhteistyö valitun toimittajan kanssa on sujunut hyvin, ja vastuunjako on ollut selkeää hyvin laadittujen sopimusehtojen ansiosta.
”Tekeminen on jouhevaa, kun toimittaja tuntee kokonaisuuden ja tietää, miten tieto liikkuu eri ohjelmien välillä. Tämä nopeuttaa esimerkiksi häiriöiden ratkomista”, Muukkonen kuvailee.
Hanselin kanssa toteutettu kilpailutus saa Muukkoselta kiitosta siitä, että asiakas voi luottaa laadunvarmistuksen olevan osaavaa, kaiken sujuvan hankintalain mukaisesti ja projektipäällikön pitävän langat taitavasti käsissään.
”Opin itsekin paljon uutta, kun sain olla mukana tekemässä näin mittavaa kilpailutusta ennakkoilmoituksesta aina toimittajayhteistyöhön asti. Janne ja Jussi antoivat matkan varrella monta erinomaista vinkkiä. Erityisesti pidimme siitä, että näkemykset perusteltiin aina hyvin”, Muukkonen kiteyttää kokemustaan Hanselin kilpailutuspalvelun käytöstä.