Kilpailutukset toivat säästöjä ja vastuullisuutta siivouspalveluihin
Rikosseuraamuslaitos ja Helsingin seurakuntayhtymä kilpailuttivat siivouspalvelunsa Hanselin siivouspalveluiden dynaamisen hankintajärjestelmän kautta. Tuloksena syntyi huomattavia kustannussäästöjä, parempaa sopimusten hallintaa ja vastuullisia ratkaisuja.
Rikosseuraamuslaitoksen materiaalitiimin tiimivastaava Kirsi Lauren
Kun Rikosseuraamuslaitoksen siivouspalvelusopimukset olivat päättymässä, materiaalitiimin tiimivastaava Kirsi Lauren päätti uudistaa kilpailutusta. Kilpailutus kattoi kaikkien vankiloiden yleiset tilat, yhteensä noin 40 000 neliömetriä, ja se jaettiin kuuteen maantieteelliseen osa-alueeseen. Mattojen ja pyyherullien vaihdot kilpailutettiin ensimmäistä kertaa yhdessä siivouksen kanssa.
”Arvelimme, että kilpailuttamalla mahdollisimman laajan kokonaisuuden kerralla saisimme volyymietua, edullisemmat hinnat ja helpommin hallittavat sopimukset. Arviomme osui oikeaan”, Lauren kertoo.
Myös siivousaikoja rajattiin ja siivoojien kielitaitovaatimusta kevennettiin aiempaan kilpailutukseen verrattuna.
”Emme edellyttäneet tässä kilpailutuksessa siivoojalta suomen kielen taitoa, mikä lisäsi tarjousten määrää ja laski kustannuksia. Vielä tärkeämpää oli mahdollisuutemme vaikuttaa ja toimia vastuullisesti”, Lauren toteaa.
Vastuullisuutta edistetään myös siirtymällä keskitettyyn lajitteluun sekä ottamalla käyttöön toimitiloja hallinnoivan Senaatin seurantajärjestelmä laadunhallintaan. Näin järjestelmä ei vaihdu siivouspalvelun tuottajan mukaan, ja laadun pitkäaikainen seuranta helpottuu.
Kilpailutuksen tulokset olivat merkittäviä.
”Kustannussäästömme on noin 30 % vuodessa. Kun hankinnan arvo on miljoonia, niin summat ovat suuria. Yhdenmukaiset siivoussopimukset ja yhtenäiset palvelukuvaukset ovat meille iso lisäetu”, Lauren iloitsee.
Helsingin seurakuntayhtymä arvostaa vastuullisuutta ja helppoutta
Myös Helsingin seurakuntayhtymä kilpailutti siivouspalvelunsa Hanselin siivouspalveluiden dynaamisen hankintajärjestelmän kautta. Mukana oli viitisenkymmentä kohdetta, kuten kirkkoja, seurakuntataloja, leirikeskuksia ja toimitiloja.
”Meille oli erityisen tärkeää, että harmaan talouden ja sosiaalisen vastuun näkökulmat on otettu huomioon. Kun Hansel varmistaa toimittajien taustat, me voimme luottaa siihen, että perusasiat ovat kunnossa ja keskittyä enemmän itse kilpailutuksen sisältöön”, Helsingin seurakuntayhtymän hankinta-asiantuntija Jutta Niku sanoo.
Hanselin valmiit mallipohjat sopivat hyvin seurakuntayhtymän tarpeisiin ja helpottivat tarjouspyynnön laadintaa. Tarjouksia tuli ilahduttavan runsaasti.
”Saimme kaikkiaan yhdeksän tarjousta ja säästöä edelliseen kilpailutukseen verrattuna. Myös sopimusehdot olivat aiempaa paremmat, ja toimittajan vaihto on sujunut mallikkaasti”, Niku kiittelee.
Helsingin seurakuntayhtymän hankinta-asiantuntija Jutta Niku ja hankintapäällikkö Sari Aartolahti
Asiantuntijatuki helpottaa kilpailuttajaa
Sekä Rikosseuraamuslaitos että Helsingin seurakuntayhtymä ottivat Hanselin asiantuntijat tuekseen. Rikosseuraamuslaitos käytti maksullista MinikisaPlus-palvelua.
”Kilpailutus oli valtavan laaja, eikä siitä olisi tullut mitään ilman Hanselia. Käsiparit olisivat yksinkertaisesti loppuneet kesken. Hanselilaiset olivat kuin osa omaa tiimiämme”, Lauren kiittelee.
Tarjouspyyntöasiakirjojen kommentointi on maksutonta kaikille Hanselin yhteishankintoja käyttäville asiakkaille. Helsingin seurakuntayhtymä hyödynsi tätä palvelua.
”Pyrimme käyttämään Hanselin DPS:ien sisäisten kilpailutusten tarjouspyyntöasiakirjat Hanselin asiantuntijoilla kommentoitavana ennen niiden julkaisua. Palvelu on kokemukseni mukaan asiantuntevaa ja ripeää. On hienoa, että Hansel tarjoaa tällaista palvelua asiakkailleen”, Helsingin seurakuntayhtymän hankintapäällikkö Sari Aartolahti kertoo.
Molemmat organisaatiot käyttävät Hanselin palveluja aina kun mahdollista.
”Hanselin yhteishankinnat ovat jo itsessään säästö, koska iso osa pohjatyöstä on tehty valmiiksi. Mallipohjat ovat niin hyviä, että täyttämällä olennaiset tiedot pääsee pitkälle. Kun resursseja on vähän, Hanselin kaltainen kumppani on korvaamaton. En halua edes kuvitella sellaista tilannetta, ettei Hanselia olisi”, Lauren naurahtaa.
Rikosseuraamuslaitos vastaa vankeusrangaistusten ja yhdyskuntaseuraamusten täytäntöönpanosta tavoitteenaan ehkäistä uusintarikollisuutta ja lisätä yhteiskunnan turvallisuutta. Lisätietoa: rikosseuraamus.fi
Helsingin seurakuntayhtymä on Suomen suurin evankelisluterilainen seurakuntatalous. Se muodostuu 19 seurakunnasta ja yhtymähallinnosta. Yhtymässä huolehditaan seurakuntien talouden kokonaisuudesta, henkilöstöhallinnosta, yhtymän yhteisestä hallinnosta, kiinteistöistä, hautausmaista, jäsenrekisterin ylläpidosta ja kirkonkirjoista, tietohallinnosta sekä viestinnästä. Lisätietoa: helsinginseurakunnat.fi
Siivouspalveluiden DPS
Siivouspalveluiden dynaamisen hankintajärjestelmän eli DPS:n kautta voit hankkia sekä ylläpito- ja perussiivouksen että laajan valikoiman lisäpalveluita, kuten saniteettitarvikkeet, viherkasvien hoidon, vaihtomattopalvelun tai kahvi- ja välipala-automaattien huollon.
Mikä DPS?
Dynaaminen hankintajärjestelmä eli DPS tarjoaa hankinnallesi raamit ja joustaa omien tarpeidesi mukaan. Mukaan voit tulla milloin vain DPS:n keston aikana – oletpa sitten asiakas tai soveltuvuusehdot täyttävä toimittaja.
Tukea minikilpailutukseen
Jotta yhteishankintojen käyttö olisi sinulle mahdollisimman vaivatonta ja sujuvaa, saat meiltä veloituksetonta neuvonta- ja kommentointiapua minikilpailutuksesi hankinta-asiakirjoihin. Voit hyödyntää myös maksullista MinikisaPlus-palvelua.