Kurikan kaupunki: Kilpailutuskori helpotti tietokoneiden hankintaa

Kurikka kilpailutti toista tuhatta kannettavaa tietokonetta Hanselin dynaamisen hankintajärjestelmän kautta. Maksuton Kisa-apuri ja kilpailutuskori sujuvoittivat prosessia ja säästivät aikaa.

Kurikan hankintasihteeri Terhi Ranto

Kurikan kilpailutus sisälsi muun muassa 250 Windows- ja 1 000 Chromebook- kannettavaa tietokonetta kaupungin opetushenkilöstölle ja oppilaille sekä hallinnon työntekijöille.

Hansel on kehittänyt maksuttoman työkalun – Kisa-apurin – helpottamaan DPS:ien sisäisten minikilpailutusten tekemistä. Kisa-apurin kilpailutuskori-toiminnallisuus lisää minikilpailutuksiin aimo annoksen verkkokauppamaisuutta.

Kurikan kaupungin hankinnoista vastaa hankintasihteeri Terhi Ranto. Hänellä on pitkä kokemus julkisista hankinnoista.

"Tein hankintoja aikoinaan Jalasjärvellä oman toimeni ohessa. Nykyisessä työssäni olen ollut Kurikan ja Jalasjärven kuntaliitoksesta eli vuodesta 2016 lähtien. Olen organisaatiossamme ainoa, joka tekee hankintoja päätyökseen. Autan eri osastoja hankinnoissa ja huolehdin koko kilpailutusprosessin läpiviemisestä, tarjouspyynnöistä, viranhaltijapäätöksistä ja sopimuksista", Ranto kertoo.

Kisa-apuria ei oltu Kurikan hankinnoissa aiemmin juuri käytetty. Kilpailutuskori oli Rannolle kuitenkin jo tuttu, sillä hän oli mukana Hanselin asiakkaista kootussa testiryhmässä, kun kilpailutuskori-toiminnallisuutta vasta kehitettiin.

"Yleensä käytämme kilpailutuksissa Cloudiaa, joten Kisa-apurin käyttö toi mukavaa vaihtelua. Kisa-apuria oli kiva käyttää, ja kilpailutuskorin käyttö oli sujuvaa ja ohjeet hyödyllisiä. Tykkäsin paljon kilpailutuskorista, se oli paljon miellyttävämpi kuin perinteinen Excel-taulukko. Katsoimme hankittavien tietokoneiden kriteerit kuntoon yhdessä tietohallinnon kanssa. Itse en tietokoneiden päälle ymmärrä, ja kilpailutuskori helpotti yhteistyötä todella paljon", Ranto kuvailee.

Valmis tuotevalikoima helpottaa hankinnan kuvausta

Asiakas voi hyödyntää omassa kilpailutuksessaan Kisa-apurin valmista tuotevalikoimaa, muokata yksittäisiä tuotekuvauksia tai luoda täysin uusia tuotteita, jotka vastaavat organisaation tarpeita. Ranto kertoo, että he tekivät kilpailutuskoriin omia ”Kurikka-tietokoneita” ja ottivat mukaan myös Hanselin valmiiksi määrittelemiä tuotteita.

"Kilpailutuskorista pystyy helposti katsomaan, mikä määrittely on lähinnä omaa tarvetta. Sen lisäksi pystyy luomaan ja nimeämään omia tuotteita. Tuotteiden muokkaus kilpailutuskorissa oli helppoa. Meillä myös tietohallinnon porukka tykkäsi enemmän kilpailutuskorista kuin Excelistä. 

Helppouden lisäksi Kisa-apurin ja kilpailutuskorin käyttö säästi aikaa.

"Teimme tietokoneiden kilpailutuksen nopealla aikataululla. Hanselin kategoriapäällikkö Tero Lehtisaari auttoi meitä paljon. Hän muun muassa kävi kanssamme Kisa-apurin käytännöt alkuun läpi, jotta pääsimme hyvin eteenpäin", Ranto kiittelee.

Hyvät kokemukset rohkaisevat jatkokäyttöön

Kisa-apuri vakuutti Rannon siinä määrin, että hän aikoo jatkossakin käyttää sitä ja kilpailutuskoria kilpailutuksissa.

"Kisa-apuri helpottaa tosi paljon, ja tuotteiden kerääminen kilpailutuskoriin yksinkertaistaa tekemistä.

Kilpailutuskorin yksi kätevä ominaisuus on se, että sen voi jakaa organisaation sisällä muille käyttäjille.

"Tällä kertaa emme vielä testanneet korin jakoa, sillä katsoimme tuotteet vanhan Excelin pohjalta yhteisessä Teams-palaverissa. Jatkossa aiomme kyllä jakoa ehdottomasti käyttää".

Ranto suosittelee myös Hanselin hankintojen tuen maksutonta asiakirjojen kommentointia erityisesti pienille organisaatioille, joilla ei ole omaa hankintaihmistä.

"Olen saanut Hanselilta paljon apua. Teen paperit yksin ja lähetän ne tarkistettavaksi. Hankintoja tekevänä yritän tietysti minimoida virheet, mutta käytän Hanselin asiantuntemusta mielelläni selkänojana.

Ranto kannustaa hankintojen tekijöitä rohkeasti kokeilemaan Kisa-apuria ja kilpailutuskoria.

"Itsekin olen vielä untuvikko, mutta yhden kerran käyttäjänä sanon, että turha pelätä. Työkalut helpottavat kilpailutuksen tekemistä ja hallintaa, ohjeistukset ovat selkeitä ja apua saa Hanselista, eli kun vaan uskaltaa ruveta tekemään, ei tarvitse yksin pärjätä. Jos on ikinä käyttänyt verkkokauppaa, niin kilpailutuskori on samanlainen: niksnaks vaan poimitaan halutut tuotteet, ei siinä ole sen kummempaa", Ranto vakuuttaa.

Kisa-apuri on Hanselin kilpailutustyökalu, joka on maksutta asiakkaiden käytettävissä Hansel.fi-verkkopalvelussa.