Rovaniemi onnistui koulukalusteiden kilpailutuksessa
Rovaniemellä on investoitu kolmeen merkittävään uudiskohteeseen. Kalusteet monitoimitalo Napsuun ja Vaaramoon sekä Neljän tuulen sairaalakouluun kilpailutettiin Hanselin Päiväkoti- ja koulukalusteet -dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) kautta. Lopputulos miellyttää sekä kilpailutukset läpi vienyttä Rovaniemen kaupungin hankintalakimies Anu Kulmalaa että kohteiden käyttäjiä.
Kalusteet kilpailutettiin kaikkiin kolmeen kohteeseen erikseen. Käytössä oli niin sanottu varhaisen vaiheen kilpailutus, jossa kumppani valittiin puhtaasti laadullisin perustein. Perinteisen speksauksen sijaan tarjoajien tietyn budjetin sisällä suunnittelemat pilottitilat ja testatut mallikalusteet pisteytettiin. Valituksi tuli eri sopimustoimittaja jokaiseen kohteeseen.
”Paneuduimme huolella siihen, että tarjouspyyntö oli mahdollisimman selkeä ja yksityiskohtainen. Arviointiperusteiden avoimuus ja objektiivisuus on erityisen tärkeää, kun kilpailutetaan vain laadulla”, Anu Kulmala alleviivaa.
Tarjoajat kehuivat selkeitä tarjouspyyntöjä ja tarkasti laadittuja hankintapäätöksiä. Tarjousten laatu parani kilpailutus kilpailutukselta, kun edellisistä voitiin ottaa oppia. Kilpailutusten valmistelu aloitettiin keväällä 2023 ja toimittajat valittiin vuoden 2024 aikana. Tavarantoimitukset ajoittuivat kevään 2025 ja alkuvuoden 2026 välille.
DPS:n käyttö kevensi työmäärää
Vastaavien kalustekilpailutusten tarjouspyyntöjä ei juuri löytynyt tutustuttavaksi, kun Rovaniemi alkoi omaansa valmistella. Hanselin DPS:n käyttö kuitenkin helpotti työtä merkittävästi, kun käytettävissä olivat valmiit tarjouspyyntö- ja sopimusmallit ja sopimustoimittajien taustat oli ennalta tarkistettu.
”Etenemistä nopeutti paljon se, että kalustehankintoihin sopivat soveltuvuusvaatimukset olivat valmiina. Tiesin, että tarjoajien taustat on tarkistettu ja tuotteille asetettu tarkat laatuvaatimukset”, Kulmala luettelee DPS:n käytön hyötyjä.
Kilpailutus onnistui hyvin, ja voittajien välillä oli jokaisessa kohteessa selkeät erot. Kun toimittajat kohteisiin oli valittu, he vastasivat projektin suunnittelusta ja läpiviennistä kokonaisvaltaisesti.
Suunnitteluun osallistuivat myös talojen tulevat käyttäjät: opettajat ja oppilaat.
”Tilat ovat niin toimivat, että sen tiedetään jo nyt vaikuttaneen henkilöstön työhyvinvointiin”, Anu Kulmala iloitsee ja suosittelee varhaisen vaiheen kilpailutusta toimintamalliksi vastaaviin hankkeisiin.
Historiallisen suuret rakennusprojektit olivat vanhojen rakennusten mittavia korvausinvestointeja, eikä epäterveistä rakennuksista mitään voitu uudelleen käyttää. Kalustehankintoihin käytettiin yhteensä yli kaksi miljoonaa euroa.