Yhteinen kilpailutus kannatti – Istekki ja omistaja-asiakkaat saavuttivat merkittävät säästöt

Istekki kilpailutti tele­operaattori­palvelut itselleen ja neljälle omistaja-asiakkaalleen. Hankinta­rengas toi kilpai­lutta­miseen merkittäviä hyötyjä: yksit­täisten organisaa­tioiden työ­määrä keveni, ja ison kokonais­volyymin ansiosta saavutettu hinta­taso alitti selvästi ennakko-odotukset.

Istekin edellisestä tele­operaat­tori­palveluiden kilpailu­tuksesta oli jo aikaa, ja sekä markkinat että tarpeet olivat ehtineet muuttua. Myös omistaja-asiakkailla oli tarve kilpai­luttaa omat sopimuksensa. Istekki, Pirkan­maan hyvin­vointi­alue, Pohjois-Savon hyvin­vointi­alue, Pohjois-Savon liitto ja Islab-hyvin­vointi­yhtymä muodostivat hankinta­renkaan, joka lähti kilpai­luttamaan noin 40 000 liittymää Hanselin tele­operaattori­palveluiden dynaamisen hankinta­järjestelmän (DPS) avulla.

”Halusimme sopimuksen, joka vastaa sekä meidän että asiakkai­demme nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin. Tiukassa talou­delli­sessa tilanteessa säästöjä lähdettiin luonnolli­sesti hakemaan, ja iloksemme niitä myös saatiin”, hankinta-asian­tuntija Laura Heinänen kertoo.

Yksikään hankinta­renkaan organisaa­tioista ei olisi yksin pystynyt saavutta­maan tällaisia sääs­töjä.

Teknologiatalona Istekillä oli vahvaa omaa osaamista hankinnan kohteen määrittelystä. Istekin Viestintä­teknologia-tiimin asian­tuntijat olivat keskeisessä roolissa myös markkina­vuoro­puhelussa, jota käytiin yritysten kanssa huolellisesti ennen varsinaista kilpailutusta.

”Pitkä vuoropuhelu kannatti. Tarjous­pyyntömme oli onnistunut, saimme hyvin tarjouksia, eikä valituksia tai oikaisu­vaati­muksia­kaan tullut”, iloitsee Istekin kategoria­päällikkö Tuija Sinkkonen.

Hanselin tuki helpotti hankintaa

Viiden hankintayksikön hankinta­rengas tehosti kilpai­lutta­mista, mutta usean toimijan mukana­olo myös moni­mutkaisti hankinta­prosessia. Istekki hyödynsi Hanselin Mini­kisa­Plus-palvelua, joten kilpailutuksen koordi­noinnista vastannut Heinänen sai tuekseen Hanselin asian­tuntijat.

”Juristi Pekka Kääriäiseltä ja hankinta-asian­tuntija Leo Ahtilinnalta saimme paljon sparraus­apua, kun pohdimme parhaita toiminta­tapoja eri tilanteisiin. He tuntevat markkinan käytännöt ja sen, mikä on mahdollista DPS:n ehtojen puitteissa. DPS:n valmiit vaatimukset ja malli­pohjat säästivät huomattavasti työ­aikaamme”, Heinänen kertoo.

Yhteishankinnat vapauttavat resursseja ydin­tekemiseen

Istekissä hyödynnetään Hanselin yhteis­hankintoja laajasti erityisesti niin sanotuissa perus­hankinnoissa, joissa suuret volyymit tuovat selkeitä etuja.

”Käytämme esimerkiksi matkustuksen ja toimisto­tarvikkeiden yhteis­hankintoja. Yhteis­hankintojen avulla voimme säästää omat resurssimme niihin kilpailu­tuksiin, joissa haluamme hyödyntää omaa erityis­osaamistamme”, Sinkkonen sanoo.

Kokonaisuutena Istekissä ollaan erittäin tyytyväisiä tele­ope­raat­tori­palveluiden kilpailu­tukseen ja sen loppu­tulokseen.

”Teleoperaattoripalveluiden kilpailutus osoitti hyvin, että keskitetty hankinta voi tuottaa merkittäviä säästöjä. Volyymien yhdistäminen ja asian­tunteva valmistelu Viestintä­teknologia-tiimin ja sidos­ryhmien kesken mahdol­listivat kokonai­suuden, joka tukee organi­saati­oiden nykyisiä ja tulevia tekno­logia­tarpeita kustannus­tehokkaasti. Yksikään hankinta­renkaassa mukana olleista organi­saati­oista ei olisi yksin pystynyt saavut­tamaan tällaisia säästöjä”, kommentoivat Istekin Tuija Sinkkonen ja Viestintä­teknologia-tiimin liike­toiminta­päällikkö Veli-Pekka Leppänen.

Istekki on suomalainen, noin 1 400 asian­tuntijan tieto-, viestintä- ja terveys­tekno­logia­yhtiö, joka suunnit­telee digi­taalisia järjes­telmiä ja yllä­pitää erilaisia IT-ratkai­suja. Istekin asiakas­omistajia ovat hyvin­vointi­alueet, kaupungit, kunnat ja kunta­yhtymät.