10 vinkkiä minikisaan

Kun noudatat minikisavinkkejämme, pääset jo pitkälle yhteishankintojen hyödyntämisessä.

1. Suunnittele hankintasi 

Minikilpailutuksella toteutettava hankinta on syytä suunnitella huolella, kuten mikä tahansa hankinta. Tutustu puitejärjestelyn tai DPS:n sisältöön ja ehtoihin, selvitä organisaatiosi käytettävissä olevat määrärahat tai budjetti sekä tarvitsemiesi tuotteiden tai palveluiden sisältöön liittyvät vaatimukset. Kartoita myös, voidaanko organisaatiosi hankintatarpeita yhdistää ja toteuttaa yhdellä minikilpailutuksella. Huolehdi myös hankkeen projektin hallinnasta, jotta ison hankintakokonaisuuden kaikki osat otetaan huomioon.  

Jokaisella yhteishankinnalla on omat erityispiirteensä, jotka johtuvat muun muassa kyseisen toimialan rakenteesta, tuotteiden ominaisuuksista, sopimuskumppanien määrästä sekä ansaintalogiikasta.  

2. Tutustu yhteishankintaan

Jokaisessa yhteishankinnassa on kuvattu siihen kuuluvat tuotteet ja/tai palvelut, puitejärjestelyn tai DPS:n toimintamalli ja ohjeet minikisan toteuttamiselle, jotta hankintasi onnistuisivat mahdollisimman joustavasti. Ohjeet löytyvät kunkin yhteishankinnan omalta sivulta kirjautumisen jälkeen. 

3. Määritä kilpailutettava kohde

Määrittele minikilpailutuksen tarjouspyyntöön, mitä tuotteita ja/tai palveluita kilpailutat, mitä vähimmäisvaatimuksia niillä on ja miten tarjoajan tulee hinnoitella tuotteet. Anna myös muut tarjouksen tekemistä koskevat ohjeet (muun muassa tarjouksen jättöaika, osoite, tarjouksen voimassaoloaika) ja tarkenna tarvittaessa sopimusehtoja.

Muista, että minikilpailutuksella voit hankkia vain yhteishankintaan sisältyviä tuotteita tai palveluja kyseiseen DPS:ään valituilta sopimustoimittajilta.

4. Kohtele sopimustoimittajia tasapuolisesti 

Tarjouspyyntö toimitetaan kaikille sopimustoimittajille, joilla on edellytykset toteuttaa hankinta. Tarjouspyyntöä ei pidä lähettää yhteishankinnan ulkopuolisille toimittajille, eikä suoraan sopimustoimittajien alihankkijoille tai jälleenmyyjille. Minikilpailutukseen voivat ottaa osaa vain sopimustoimittajat. Muilta toimittajilta tulevat tarjoukset tulee hylätä.

Toimittajia tulee kohdella tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Tarjouskilpailun sääntöjä tai ehtoja ei voida muuttaa kesken menettelyn.    

5. Pidä vertailuperusteiden määrä pienenä 

Valitse yhteishankinnassa mainituista vertailuperusteista hankinnassasi 2–3 tärkeintä tekijää. Pyri valitsemaan ne tekijät, joiden osalta syntyy eroja hinnan lisäksi niissä laadullisissa vertailutekijöissä, jotka ovat hankintasi kannalta keskeisiä.  

6. Käytä hyväksi valmiita asiakirjapohjia 

Käytä Hanselin laatimia malliasiakirjoja kilpailutuksessasi. Malliasiakirjat on sovitettu kyseisen yhteishankinnan ehtoihin, ja sopimustoimittajien näkemykset on pyritty huomioimaan esim. tarjouspyynnössä ja sen rakenteessa. Asiakirjapohjia voi muokata vastaamaan omaa tarvetta, mutta yhteishankinnan toimintamallista ei voi poiketa. 

7. Tarjouksia tai tarjoajia ei yleensä hylätä 

Tarkista tarjousten saavuttua, että tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjoajan soveltuvuuteen (tekninen, ammatillinen, rahoituksellinen edellytys) liittyvillä perusteilla tarjoajia ei voida hylätä minikisassa. Hansel on tarkastanut tarjoajien soveltuvuuden ja valvoo edellytysten täyttymistä sopimuskauden aikana. Jos tarjottu tuote tai palvelu ei vastaa tarjouspyynnön vaatimuksia tai ole sopimuksen mukainen, tarjous tulee kuitenkin hylätä. Jos tarjouksessa on epätäsmällisyyksiä, tarjoajaa voidaan pyytää täsmentämään tarjoustaan.

Täsmennykset on syytä pyytää kirjallisesti. Täsmennyksiä ei voida tehdä tinkimistarkoituksessa. Jos tarjous on tarjouspyynnön vastainen, tulee tarjouksen pois sulkemisesta tehdä päätös, jolla tarjous suljetaan tarjouskilpailusta. Päätös tulee myös perustella.

8. Käytä vain tarjouspyynnössä määriteltyjä vertailukriteereitä 

Tarjousten vertailun on perustuttava annettuihin tarjouksiin. Tarjousten arvioinnissa käytetään vain minikisan tarjouspyynnössä ilmoitettuja valinta- ja vertailuperusteita. Muita tekijöitä ei voida huomioida. 

Tarjousten vertailussa tarjoushintoihin ei voida lisätä laskennallisia tai muita kustannuksia, joita ei ole ilmoitettu tarjouksissa. Hintojen ja laadullisten tekijöiden vertailu tulee perustella. Perusteluista tulee käydä ilmi vertailuperusteiden soveltaminen, pisteytys sekä se, mihin konkreettisiin tarjouksista ilmeneviin tekijöihin piste-erot perustuvat. Suosittelemme käyttämään valmiita asiakirjamallejamme. Neuvomme, jos eteen tulee hankala tilanne – ota silloin yhteyttä Hankintojen tuki -yksikköön, tuki@hansel.fi.

9. Toimita hankintapäätös kaikille tarjoajille

Hankintapäätös lähetetään sähköisesti tiedoksi kaikille tarjoajille. Poissulkupäätös lähetetään erikseen sen kohteena olevalle tarjoajalle. Hankintapäätökseen on liitettävä valitusosoitus ja oikaisuohje. EU-kynnysarvon ylittävässä kevennetyssä kilpailutuksessa suosittelemme odottamaan 14 päivää ennen hankintasopimuksen tekemistä. Odotusaika alkaa siitä, kun kaikki asianosaiset ovat saaneet hankintapäätöksen tiedoksi.  

10. Tee aina kirjallinen sopimus 

Valituksi tulleen toimittajan kanssa tulee viimeistellä ja allekirjoittaa tarjouspyynnössä mukana ollut sopimusluonnos, jossa määritellään mm. hankinnan kohde, osapuolten velvoitteet sekä hinnat. Sopimuksen tulee perustua minikisan tarjouspyyntöön, toimittajan tarjoukseen sekä yhteishankinnan ehtoihin. Ehdoista ei voida poiketa olennaisesti.

Sopimuksen tekemisessä voidaan käyttää avuksi Hanselin sopimusmallia. Sopimukseen ei tule liittää toimittajan vakioehtoja, sillä ne voivat olla ristiriidassa yhteishankinnan sopimuksen kanssa.