Esiselvitys: huolellisella valmistelulla kohti toimivaa yhteishankintaa

Aloitamme yhteishankintojemme valmistelun jo paljon ennen varsinaista kilpailuttamisprojektia niin sanotulla esiselvityksellä. Huolellisella selvityksellä pyrimme siihen, että yhteishankinta vastaa asiakkaiden tarpeisiin ja myös markkinoiden näkökulmat on otettu huomioon. Kattava ennakkovalmistelu takaa, että yhteishankintaratkaisumme ovat vastuullisia, turvallisia, kustannustehokkaita ja toimivia koko sopimuskauden ajan! Pyrimme arvioimaan erilaisia riskejä jo varhaisessa vaiheessa, jotta voimme varautua niihin.

Asiakkaiden näkökulma kuuluviin

Tyypillisesti meille on kertynyt laajasti ymmärrystä asiakkaiden tarpeista ja hankintatavoista edeltävien yhteishankintakierrosten myötä. Esiselvitysvaiheessa syvennämme asiakasymmärrystä monella eri tapaa. Hyödynnämme meille tullutta palautetta ja tarvittaessa täydennämme näkemyksiä vaikkapa haastatteluilla tai työpajoilla. Lisäksi kartoitamme uuteen yhteishankintaan liittyviä ratkaisuja asiakkaille lähetettävällä kyselyllä. Meille on tärkeää saada asiakkaidemme näkemyksiä varhaisessa vaiheessa, jotta yhteishankinnan valmistelussa osataan mennä oikeaan suuntaan vaikkapa toimintamallin, palvelu- tai tuotevalikoiman tai muiden ratkaisujen suhteen. Vastaamalla kyselyymme voi siis vaikuttaa yhteishankinnan suunnitteluun jo valmisteluvaiheessa! 

Toimittajamarkkinan perusteellinen kartoitus

Markkinoiden kartoituksen tavoitteena on, että tuleva hankinta palvelee kaikkien osapuolten tarpeita mahdollisimman hyvin. Markkinatuntemus on tärkeää yhteishankinnan onnistumiselle. Myös markkinoiden toimivuus, kuten esimerkiksi alueellisuuden näkökulmat, ovat meille tärkeitä, kun tehdään isoja hankintakokonaisuuksia. Tarvitsemme tietoa ja ymmärrystä toimijoista ja niiden tarjoamasta, alan toimintamalleista (vaikkapa hinnoittelumallit ja tyypilliset sopimusehdot) ja alan kehitysnäkymistä seuraavien vuosien aikana. Tällaista tietoa kertyy koko edeltävän yhteishankinnan ajan, kun teemme yhteistyötä sopimustoimittajien, potentiaalisten toimittajien ja muiden sidosryhmien kanssa. Esiselvitysvaiheessa teemme vielä perusteellisemman kartoituksen. Keräämme palautetta nykyisiltä sopimustoimittajilta erillisellä tyytyväisyyskyselyllä ja keskusteluilla. Hyödynnämme lisäksi kertynyttä toimialaosaamista ja haemme tietoa useita julkisista lähteistä, kuten Hilman ilmoituksista ja toimialajärjestöiltä, Tilastokeskukselta ja joissakin tapauksissa myös tutkimuslaitoksilta. 

Vastuullisuus ja juridiset riskit kartoitetaan jo varhaisessa vaiheessa

Alamme jo esiselvitysvaiheessa arvioida systemaattisesti ympäristövastuuta, sosiaalista vastuuta ja taloudellista vastuuta sekä tunnistamme mahdollisuudet innovatiivisille ratkaisuille. Vastuullisuusasiantuntija ja Hanselin vastuullisuusryhmä on tässä mukana.
Osana taloudellisen vastuullisuuden arviointia teemme taustaselvityksiä mahdollisten harmaan talouden riskien havaitsemiseksi. Hyödynnämme muun muassa viranomaislähteitä ja muita ulkoisia lähteitä selvitystyössämme. Jos toimialaan havaitaan liittyvän harmaan talouden riskejä, alamme jo tässä kohtaa pohtia mahdollisia ratkaisuja, etteivät nämä riskit yhteishankinnassa toteutuisi.

Yhdessä yhteishankinnan juristin kanssa kartoitamme aikaisemman sopimuskauden opit, mahdolliset sääntelymuutokset sekä keskeiset juridiset riskit. Osana analyysiä selvitämme myös kilpailunäkökulmia, pakotteita ja tilaajavastuuta. Teemme tämän riittävän aikaisin, jotta hankinnan toimintamalli on myös juridisesti kestävällä pohjalla. 

Tietosuoja, tietoturva ja varautuminen

Arvioimme esiselvityksessä myös yhteishankinnan tarpeita tietosuoja-  ja tietoturvavaatimuksille. Selvittelemme, käsitelläänkö henkilötietoja, minkälaista tietoa toimittaja käsittelee ja missä ympäristössä. Samalla arvioimme myös yhteishankinnan merkityksen varautumisen kannalta (myös poikkeusolojen näkökulmasta) ja päätämme esimerkiksi, edellyttääkö hankinnan kohde joitain erityisiä ratkaisuja varautumisen ja jatkuvuuden varmistamiseksi. 

Esiselvityksessä olevat yhteishankinnat löydät verkkopalvelumme yhteishankinnat-sivulta.