Elintarvikkeet ja non-food-tuotteet 2024–2028 Puitejärjestely

Yhteishankinnan edut

Ennen kilpailutusta

• Puitejärjestelyyn liittyvät organisaatiot pääsevät kommentoimaan hankintamallia ja painotuksia ennen kilpailutusta
• Asiakastyöryhmässä voit vaikuttaa kilpailutettavan hankinnan sisältöön
• Vähennät omasta kilpailutuksesta aiheutuvia kustannuksia 
• Turvaat organisaatiosi hankintojen lainmukaisuuden

Sopimuskaudella

• Yhden toimittajan kokonaistoimitukset yhden hankintakanavan kautta
• Sopimustoimittajien soveltuvuus tarkistettu
• Hanselin asiantuntijoiden tuki sopimuskauden aikana (esim. asiakkaan edunvalvonta ja toimittajahallinta)
• Hyvät sopimusehdot
• Kilpailukykyiset hinnat
• Ennustettava hintataso kilpailutetulle tuotekorille
• Valtakunnallisesti saatavilla olevat palvelut

Mitä voin hankkia?

Puitejärjestelyn kautta voit hankkia ammattikeittiön elintarvikkeet ja käyttötarvikkeet. Lisäksi voit hankkia edellä mainittujen tuotteiden tilaamiseen ja käyttämiseen liittyviä palveluita, kuten logistiikkapalveluita. Huom! Puhtaanapidon tarvikkeita ei voi enää hankkia tämän puitejärjestelyn kautta.

Hankinnan kohteena olevat elintarvikkeet ja non-food-tuotteet on jaettu seuraaviin tuotelajeihin:

Elintarvikkeet

• Maitotuotteet ja rasvat, kuten maidot, piimät, kermat, jogurtit, viilit, rahkat, juustot, muut maitotuotteet, öljyt ja rasvat
• Kasvipohjaiset tuotteet (maitotuotteiden kaltainen käyttötarkoitus)
• Kananmunat ja kananmunatuotteet
• Kasviproteiinituotteet
• Raaka liha, kypsä liha, lihapakasteet, lihavalmisteet ja lihaa sisältävät valmisruoat
• Muut valmisruoat, ruokapakasteet ja kasvisruokapakasteet
• Leivät (ei pakaste), leipomotuotteet ja perustuotevalikoiman lisäksi erilaisia leipomopakasteita toimittajan tarjonnan mukaan
• Kasvikset, kuten perunat, juurekset, hedelmät, vihannekset ja muut kasvikset sekä näistä tehdyt kasviskomponentit
• Pakasteet, kuten kasvispakasteet, marjapakasteet, leipomopakasteet, jäätelöt ja sorbetit ja pyreet (rakennemuunneltuun ruokavalioon)
• Kuivat elintarvikkeet, kuten sokerit, kahvit, teet, kaakaot, viljavalmisteet (jauhot, suurimot, pastat), riisit, mausteet, leivonnan apuaineet, jälkiruoat, makeiset, keksit ja muut kuivatuotteet
• Säilykkeet, soseet, hillot, täysmehut, mehut, mehujuomat ja mehutiivisteet
• Kalapakasteet, tuore kala ja perustuotevalikoiman lisäksi erilaisia kalatuotteita toimittajan tarjonnan mukaan
• Virvoitusjuomat (sisältäen vedet ja vichyt)

Käyttötarvikkeita ammattikeittiöille

• Puitejärjestelyyn liittyneiden asiakkaiden tarpeiden mukainen täydennysvalikoima
• Keittiön pakkaustarvikkeet ja ruoantuotannossa tarvittavat valmistus- ja tarjoilutarvikkeet, kuten kertakäyttöastiat ja -rasiat, leivinpaperi, kahvinkeittimien suodattimet, muovipussit
• GN-ruoanvalmistusastiat ja ruoanvalmistusvälineet, ruokailu- ja tarjoiluvälineet sekä astiat

Selvitämme, onko asiakkaillamme tarvetta erillisille yhteishankinnoille ”Astiat ja ammattikeittiön käyttötarvikkeet” sekä ”Ammattikeittiön kertakäyttöastiat”. Jos olet kiinnostunut, ole yhteydessä kategoriapäällikkö Milja Virtaseen (milja.virtanen@hansel.fi). 

Sopimuskausi

Yhteishankinnan sopimuskausi on 1.10.2024–31.12.2028.

Toimitukset liittyneille asiakkaille alkavat 7.1.2025. Sopimuskauden alussa on haltuunottojakso. 

Asiakaskohtaiset hankintasopimukset voivat olla voimassa 31.6.2029 saakka. 

Liity ajoissa

Liity sopimukseen viimeistään 29.2.2024 sivun oikeasta ylälaidasta. Sopimusta voivat hyödyntää vain ennen hankintailmoituksen julkaisua liittyneet asiakkaat. Tee siis liittyminen ajoissa!

Asiakas voi alkaa tehdä hankintoja puitejärjestelyn kautta joko heti sopimuskauden alussa tai vasta myöhemmin sopimuskaudella (esimerkiksi asiakkaan oman voimassaolevan hankintasopimuksen päättymisen jälkeen).

Jos et pääse tekemään liittymistä, otathan yhteyttä asiakaspalvelu@hansel.fi.

Liittymisen yhteydessä pyydämme arviota tulevien hankintojenne kokonaisarvosta. Tietoa edellytetään nykyisin kaikissa julkisissa hankintailmoituksissa, ja autamme teitä tarvittaessa arvion teossa. 

Puitejärjestelyyn liittyneille asiakkaille lähetetään liittymisen jälkeen hankintakysely, jolla tarkennetaan asiakkaan sopimuskaudelle arvioimia hankintatarpeita ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Tiedot auttavat tarjoajaa haltuunoton ja logistiikan suunnittelussa sekä hinnoittelussa. Hankintakyselyssä kysytään muun muassa seuraavia asioita:

• arvio hankittavista tuoteryhmistä sopimuskauden alussa
• toimitusosoitteet
• toimitusosoitekohtaiset toimituskilot / vuosi
• alustavat toimituspäivät

Miten hankin?

Valikoima

Kilpailutettava valikoima ja sen laajuus on määritelty liittyneiden asiakkaiden tarpeiden mukaan. Sopimuskaudella esiin tulevat mahdolliset tuotevalikoiman laajennustarpeet käsitellään asiakastyöryhmässä. 

Tilaaminen

Tilauksia voi tehdä asiakkaan omalla tilausjärjestelmällä (esimerkiksi AROMI, Jamix) tai Kespron tilausjärjestelmällä sen mukaan, mitä oma organisaatio ohjeistaa. 

Puitejärjestelyyn perustuvia tilauksia voidaan tehdä puitesopimuksen tai hankintasopimuksen voimassaolon aikana siten, että tuotteet toimitetaan viimeistään yhden kuukauden kuluttua voimassaolon päättymisestä.

Ennakointi

Suuremmista eristä asiakkaan tulee ilmoittaa ennakot. Ennakoinnista annetaan erilliset ohjeet sopimuskaudella. 

Asiakkaan hankintasopimus 

Hankintasopimuksessa asiakas täsmentää yhdessä toimittajan kanssa toimitusosoitteet, muut yhteystiedot, yhteyshenkilöt, laskutustiedot ja muut tarvittavat tiedot sujuvan tilaamisen ja toimittamisen varmistamiseksi. 

Hansel on laatinut mallisopimuksen ja sen liitteet asiakkaita varten yhteistyössä toimittajan kanssa. Asiakas hyväksyy sopimusehdot ja sitoutuu niihin allekirjoituksellaan.

Hankintasopimuksen allekirjoitus varmistaa hankinnan lainmukaisuuden. 

Haltuunoton aikana asiakkaille järjestetään hankintasopimusklinikka. Hankintasopimusmalli liitteineen lisätään haltuunottovaiheessa Asiakirjat-välilehdelle. 

Toimittajan yhteystiedot 

Toimittajien yhteystiedot päivitetään, kun toimittajavalinta on tehty, hankintapäätös on lainvoimainen ja puitesopimus on allekirjoitettu.

Asiakasyhteistyö

Valmistelemme yhteishankintojamme yhteistyössä asiakkaidemme kanssa asiakastyöryhmissä, ja tiivis yhteydenpito ryhmien kanssa jatkuu usein myös sopimuskauden aikana. Järjestämme myös avoimia infotilaisuuksia, joissa esittelemme tarkemmin yhteishankinnan tarjoamia etuja ja sen käyttämistä.

Asiakas- ja toimittajainfo

Järjestimme puitejärjestelystä kiinnostuneille asiakkaille ja potentiaalisille toimittajille 15.12.2023 infotilaisuuden, jossa esittelimme tulevaa yhteishankintaa. Kävimme läpi muun muassa alustavan hankinnan kohteen kuvauksen, toimintamallin ja aikataulun. Lisäksi kerroimme hieman toimintatavoistamme. Katso tilaisuuden tallenne ja esitysmateriaali alta.

Tutustu esitysmateriaaliin.

Asiakastyöryhmä

Kilpailutuksen valmistelua varten perustetaan asiakastyöryhmä, jonka avulla pyritään varmistamaan, että yhteishankinta vastaa asiakkaiden tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla. Asiakastyöryhmässä pääset vaikuttamaan ja kommentoimaan kilpailutuksen sisältöä, kuten esimerkiksi hankinnan kohteen vaatimuksia, valikoimaa, sopimusehtoja tai valintaperusteita. 

Asiakastyöryhmä:

• Kokoontuu kilpailutuksen valmistelun aikana 2 kertaa
• Kommentoi hankinnan asiakirjoja kirjallisesti ennen tarjouspyynnönjulkaisua
• Kommentoi asiakasmateriaaleja 
• Osallistuu valikoiman kehittämiseen myös sopimuskaudella.

Jos sinulla tai kollegallasi on tähän ryhmään soveltuvaa osaamista sekä aikaa osallistua aktiivisesti keskusteluun ja kommentoida materiaaleja, ota yhteys kategoriapäällikkö Milja Virtaseen (milja.virtanen@hansel.fi).

Asiakastyöryhmätyöskentely aloitetaan tammikuussa 2024 eli ennen liittymisen määräaikaa. 

Sopimuskaudella asiakastyöryhmä kokoontuu keskustelemaan puitejärjestelyn ehtojen toteutumiseen liittyvistä asioista noin neljä kertaa vuodessa. Kutsumme tapaamisiin asiantuntijoita puitejärjestelyyn liittyvistä aiheista.

Yhteishankinnassa sovittua 

Yhteishankinnoissamme moni asia on jo sovittu valmiiksi. Varmistamme muun muassa sopimustoimittajiemme luotettavuuden ja toimituskyvyn. Laatimamme ehdot mahdollistavat yhteishankinnan sujuvan käytön sopimuskaudella ja toimivat vankkana tukijalkana asiakkaan omalle hankintasopimukselle. Tavoitteenamme on asiakkaidemme tarpeita vastaava ja laadukas tuote- tai palveluhankinta.

Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset

Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset löydät Asiakirjat-välilehdeltä sopimuskauden alussa.

Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset tarkentuvat markkinavuoropuhelun aikana. 

Hinnoittelu

Hinnanmuutosehdot löydät puitesopimuksesta Asiakirjat-välilehdeltä sopimuskauden alussa. 

Hinnat kilpailutetaan tuotekorille, johon voidaan lisätä ennalta sovittu määrä tuotteita sopimuskaudella.

Hinnoittelumalli tarkentuu markkinavuoropuhelun aikana. 

Toimitus-, takuu- ja/tai maksuehdot

Toimitusehto: TOP

Toimitusaika: 48 h (poikkeuksista sovitaan erikseen)

Takuuaika: tuote-/valmistajakohtainen

Maksuehto: 14 pv (Elintarvikemarkkinalaki), koontilaskusta sovitaan toimittajan kanssa