Livsmedel och non-food -produkter 2024–2028 Ramavtal

Fördelar med gemensam upphandling 

Före konkurrensutsättningen 

• Organisationer som ansluter sig får kommentera upphandlingsmodellen och accentueringarna före konkurrensutsättningen 
• I kundarbetsgruppen har du möjlighet att påverka upphandlingens innehåll 
• Sänkta kostnader för den egna upphandlingen  
• Du säkerställer att din organisations upphandlingar är lagenliga 

Under avtalsperioden 

• En leverantörs samtliga leveranser via en upphandlingskanal 
• Avtalsleverantörernas lämplighet har kontrollerats 
• Stöd av Hansels sakkunniga under avtalsperioden (t.ex. intressebevakning och leverantörshantering för kunden) 
• Goda avtalsvillkor 
• Konkurrenskraftiga priser 
• Förutsägbar prisnivå för den konkurrensutsatta produktkorgen 
• Tjänster som är tillgängliga i hela landet 

Vad kan jag upphandla? 

Via ramavtalet kan du köpa livsmedel och bruksartiklar för professionella storkök. Du kan dessutom köpa tjänster i anslutning till beställning och användning av ovan nämnda produkter, till exempel logistiska tjänster. Obs! Det är inte längre möjligt att köpa renhållningsprodukter via det här ramavtalet. 

Livsmedlen och non-food-produkterna, som utgör föremål för den här upphandlingen, har delats in i följande produkttyper: 

Livsmedel 

• Mjölkprodukter och fetter, till exempel mjölk, surmjölk, grädde, yoghurt, fil, kvarg, ostar, andra mjölkprodukter, oljor och fetter 
• Växtbaserade produkter (liknande användningssyfte som mjölkprodukter) 
• Ägg och äggprodukter 
• Växtproteinprodukter 
• Rått kött, moget kött, köttfrysvaror, köttfabrikat och färdigmat som innehåller kött 
• Övrig färdigmat, frysta matvaror och vegetariska frysta matvaror 
• Bröd (inte frysvara), bageriprodukter och förutom basproduktutbudet dessutom olika frysta bageriprodukter enligt leverantörens sortiment. 
• Vegetabilier, som till exempel potatis, rotfrukter, frukt, grönsaker och andra vegetabilier och vegetabiliska komponenter som tillverkats av dessa 
• Frysvaror, som till exempel frysta grönsaker, frysta bär, bagerifrysvaror, glass och sorbet liksom puréer (för strukturförändrad kost) 
• Torra livsmedel, som till exempel socker, kaffe, te, kakao, spannmålsprodukter (mjöl, gryn, pasta), ris, kryddor, hjälpämnen för bakning, efterrätter, sötsaker, kex och andra torrprodukter 
• Konserver, puréer, sylt, juice, saft, saftdrycker och saftkoncentrat 
• Fiskfrysvaror, färsk fisk och utöver basproduktsortimentet dessutom olika fiskprodukter enligt leverantörens utbud 
• Läskedrycker (omfattar vatten och vichy) 

Bruksförnödenheter för professionella storkök 

• Kompletterande utbud enligt de kunders behov som har anslutit sig till ramavtalet 
• Förpackningsmaterial för kök och tillagnings- och serveringsmaterial som behövs i livsmedelsproduktionen, till exempel engångskärl, engångsaskar, bakplåtspapper, filter för kaffekokare, plastpåsar 
• GN-matlagningskärl och matlagningsredskap, måltids- och serveringsredskap och kärl 

Vi klarlägger våra kunders eventuella behov av särskilda gemensamma upphandlingar för ”Kärl och det professionella storkökets bruksartiklar” och ”Det professionella storkökets engångskärl”. Kontakta kategorichef Milja Virtanen (milja.virtanen@hansel.fi) om du är intresserad.  

Avtalsperiod 

Avtalsperiod för den gemensamma upphandlingen är 1.10.2024–31.12.2028. 

Leveranserna till de anslutna kunderna inleds den 7.1.1025. Avtalsperioden inleds med en period för mottagande.  

De kundspecifika upphandlingsavtalen kan vara i kraft fram till den 31.6.2029.  

Hur upphandlar jag? 

Produktutbud 

Det upphandlade utbudet och dess omfattning bestäms i huvudsak enligt de anslutna kundernas behov. Eventuella behov av utökning av produktutbudet som framgår under avtalsperioden behandlas i kundarbetsgruppen.  

Beställning 

Beställningar kan lämnas i kundens eget beställningsprogram (till exempel AROMI, Jamix) eller i Kespros beställningssystem enligt den egna organisationens anvisningar.  

Beställningar som baserar sig på ramavtalet kan lämnas under den tid som ramavtalet eller upphandlingsavtalet är i kraft så att produkterna levereras senast en månad efter att giltighetstiden löpt ut. 

Framförhållning 

Större partier ska kunden meddela på förhand. Det meddelas särskilda anvisningar om förhandsaviseringarna under avtalsperioden.  

Kundens upphandlingsavtal  

I upphandlingsavtalet preciserar kunden tillsammans med leverantören leveransadresserna, övriga kontaktuppgifter, kontaktpersoner, faktureringsuppgifter och andra uppgifter som behövs för att säkerställa smidig beställning och leverans.  

Hansel har tagit fram ett modellavtal jämte bilagor för kunden i samarbete med leverantören. Kunden godkänner avtalsvillkoren och förbinder sig till dem genom sin underskrift. 

Underskriften på upphandlingsavtalet säkerställer att upphandlingen är lagenlig.  

Under tiden för mottagande ordnas en upphandlingsavtalsklinik för kunderna. Upphandlingsavtalsmodellen jämte bilagor läggs till på mellanfliken Dokument i mottagningsskedet.  

Leverantörens kontaktuppgifter  

Leverantörens kontaktuppgifter uppdateras när leverantören valts, upphandlingsavtalet har vunnit laga kraft och ramavtalet har undertecknats. 

Kundsamarbete

Vi förbereder våra gemensamma inköp i samarbete med våra kunder i kundarbetsgrupperna, och den nära kontakten med grupperna fortsätter ofta även under kontraktsperioden. Vi ordnar också öppna informationsmöten där vi redogör för fördelarna med gemensam upphandling och hur den används.

Kundarbetsgrupp 

Det inrättas en kundarbetsgrupp för beredningen av konkurrensutsättningen. Syftet är att säkerställa att den gemensamma upphandlingen möter kundernas behov på bästa möjliga sätt. I kundarbetsgruppen har du möjlighet att påverka och kommentera konkurrensutsättningens innehåll, till exempel krav som gäller föremålet för upphandlingen, utbudet, avtalsvillkoren eller urvalsgrunderna.  

Kundarbetsgrupp: 

• Sammanträder 2 gånger under tiden då konkurrensutsättningen bereds. 
• Kommenterar upphandlingshandlingarna skriftligt före anbudsbegäran publiceras. 
• Kommenterar kundmaterial  
• Deltar i utvecklingen av utbudet även under avtalsperioden. 

Om du eller din kollega har kunskaper som kan behövas i gruppen, tid att kommentera material och aktivt delta i diskussionen, vänligen kontakta kategorichef Milja Virtanen (milja.virtanen@hansel.fi). 

Arbetet i kundarbetsgruppen inleds i januari 2024, det vill säga innan tidsfristen för anslutning går ut.  

Under avtalsperioden sammanträder kundarbetsgruppen under fyra gånger per år att diskutera frågor om hur ramavtalets villkor ska uppfyllas. Vi bjuder in sakkunniga för teman i anslutning till ramavtalet. 

Överenskommet i den gemensamma upphandlingen  

Minimikrav som upphandlingsobjektet ställer 

Du hittar minimikraven gällande upphandlingsobjektet på mellanfliken Dokument i början av avtalsperioden. 

Minimikraven för upphandlingsföremålet preciseras under marknadsdialogen.  

Prissättning 

Du hittar prisändringsvillkoren i ramavtalet på mellanfliken Dokument i början av avtalsperioden.  

Priserna konkurrensutsätts för produktkorgar som det går att lägga till ett på förhand överenskommet antal produkter. 

Prissättningsmodellen preciseras under marknadsdialogen.  

Leverans-, garanti - och/eller betalningsvillkoren 

Leveransvillkor: TOP 

Leveranstid: 48 h (särskild överenskommelse om undantag) 

Garantitid: produkt-/tillverkarspecifik 

Betalningsvillkor: 14 dagar (livsmedelsmarknadslagen), om samlingsfakturor särskilda avtal med leverantören)